Frjáls verslun - 01.01.2013, Side 94

94 FRJÁLS VERSLUN 1. 2013
10 atriði við undirbúning ráðstefna
„Engir tveir viðburðir eru eins og í mörg horn að líta,“ segir Lára B. pétursdóttir,
fram kvæmdastjóri Congress Reykjavík. „Það skiptir því höfuðmáli að fá fagskipu-
leggjanda til samstarfs allt frá upphafi til að halda utan um og framkvæma verk ið
og að hann hafi á að skipa starfsfólki sem hefur reynslu og þekkingu á þessu sviði.
Með því að fá fagaðila í verkið sparar ráðstefnuhaldarinn sér tíma, fé og fyrir höfn
og trygg ir að hann sjálfur geti einbeitt sér að faglega þættinum sem og notið við-
burðarins og ávinn ingsins af honum.“
1. Gefa ráð við ákvörðun á dagsetn­
ingum á ráðstefnu, val á ráð stefnu ­
að stöðu og gistiaðstöðu þátttakenda,
kanna hvort æskilegt pláss sé laust
og bóka það. Hafa þarf í huga t.d.
stærð ráðstefnu og fjölda fundarsala,
stærð sýningarsvæðis ef þarf, veit­
ingaaðstöðu, staðsetningu, sam göng­
ur, verð og afþreyingu.
2. Tryggja að öll tækni sé til staðar eða
fáanleg, bæði hefðbundin og sér ­
hæfð, allt frá hefðbundnu hljóð kerfi
upp í sérhæfða túlkaþjónustu.
3. Skipulag og framkvæmd félagslegrar
dagskrár er ekki síður mikilvæg en
sú faglega og því mikilvægt að hægt
sé að bjóða upp á fjölbreytt úrval af ­
þreyingar sem hentar sem flestum.
4. Fjármál ráðstefnunnar eru afar
mikil vægur þáttur. Strax í upphafi
þarf að vinna fjárhagsáætlun, meta
hvort nægt fjármagn sé fyrir hendi
og hvort leita þarf til styrktaraðila.
Þá þarf að huga að öflun tilboða í
verkþætti og samningum um hag ­
stæðasta verð.
5. Góður undirbúningur eykur líkur
á árangursríkum viðburði. Því er
mikilvægt að gera fram kvæmda ­
áætlun yfir alla þætti viðburðarins
sem allra fyrst í ferlinu til að minnka
líkur á að eitthvað komi á óvart.
6. Mikilvægt er að setja upp vandaða
heimasíðu og önnur upplýsingagögn
í tíma.
7. Sjálf skráningin á ráðstefnuna þarf að
vera vönduð, örugg og rafræn til að
auð velda samskipti við þátttakendur
og framkvæmd ráðstefnunnar sjálfr ar.
8. Starfsmenn á ráðstefnunni sjálfri
þurfa að vera þjónustulundaðir,
vanir og geta leyst úr óvæntum
uppá komum. Afar mikilvægt er að
gest um finnist þeir velkomnir og líði
vel meðan á viðburðinum stendur.
9. Að ráðstefnu lokinni er heilmikið
verk óunnið í tengslum við eftir ­
vinnslu og uppgjör og er ómetanlegt
að hafa reynda manneskju í verkinu
sem er öllum hnútum kunnug.
10. Þá er ótalið faglegt innihald ráð ­
stefnunnar sem er í hönd um
ráð stefnuhaldarans en fagskipu ­
leggj andinn tekur við gögnum frá
fyrirlesurum, annast umsjón útdrátta
og setur upp faglegu dagskrána í
samstarfi við fagnefnd ráðstefnunnar.
Markaðssetning ráðstefnunnar er
líka í höndum ráðstefnuhaldarans
með aðstoð fagaðilans og þarf að
vera í tíma og á réttum stöðum til
að þátttaka nái settum markmiðum.
Glæsi legur viðburður er einskis virði
ef engir eru gestirnir.
„Það er því í gríðarlega mörg horn að líta
og engin tilviljun að það færist í vöxt að
fag aðilar séu fengnir til verksins til að ávinn­
ingur ráðstefnunnar verði sem allra mestur.
Eftir 25 ár á þessum vettvangi hef ég lært
að fagskipuleggjandi ráðstefna og funda
þarf að búa yfir gríðarlega viðamikilli
þekkingu og ekki síst reynslu á þessu
sviði. Viðkomandi þarf að sýna vönduð
vinnu brögð og veita afbragðsþjónustu,
hann þarf að bjóða heildarlausnir og
hafa víðtæka yfirsýn yfir skipulagið, góð
tengsl við birgja, njóta trausts og hafa
gott orð á sér. Hann þarf einnig að nota
góð an og sérhæfðan tæknibúnað sem
er nauðsynlegur til skráninga og utan­
umhalds um þátttakendur, útdrætti og
fjármál og síðast en ekki síst verður við­
kom andi að geta unnið vel með fólki og
setja viðskiptavininn í forsæti.“
Lára B. Pétursdóttir. „Með því að fá fagaðila
í verkið sparar ráðstefnuhaldarinn sér tíma,
fé og fyrirhöfn og tryggir að hann sjálfur
geti einbeitt sér að faglega þættinum sem og
notið viðburðarins og ávinningsins af honum.“
Lára B. pétursdóttir, framkvæmdastjóri Congress
sjóðHeitt ÍsLand
Lára tiltekur 10 þætti sem fagaðili ætti m.a. að sjá um: