Bókasafnið - 01.09.2009, Síða 30

30
Tilurð
Gagnavarslan var stofnuð af Brynju Guðmundsdóttur við-
skiptafræðingi í nóvember 2007. Algengt er að upplýsinga mál
heyri undir fjármálasvið í fyrirtækjum og hafði Brynja gegnum
störf sín sem stjórnandi og framkvæmdastjóri fjármálasviðs
fengið góða innsýn inn í stjórnun skjala- og upplýsingamála.
Það vakti áhuga hennar hvað mörgu var ábótavant á
þessu sviði og litla sem enga ráðgjöf að fá. Þannig fæddist
hugmyndin að stofnun fyrirtækis þar sem alhliða þjónusta er
veitt í stjórnun og vörslu skjala og muna.
Á gamla varnarliðssvæðinu á Suðurnesjum hófst starfsemin
í leiguhúsnæði. Nú einungis einu og hálfu ári seinna er
Gagnavarslan hins vegar búin að kaupa eigið húsnæði
4.500 fm að stærð á sama stað auk skrifstofuhúsnæðis í
Hafnarfirði. Starfsmenn eru orðnir rúmlega 30 talsins og
viðskiptavinahópurinn, sem samanstendur af einkafyrirtækjum
og opinberum stofnunum, stækkar óðum.
Starfsemin - þjónusta
Starfsemi Gagnavörslunnar (GV) er mjög verkefnadrifin og
skiptist í nokkur meginsvið:
ráðgjöf í skjala- og upplýsingastjórnun,•
hugbúnaðar- og þróunarsvið,•
varsla skjala, muna og menningarminja og •
skönnun og skráning.•
Þessi svið vinna náið saman allt eftir verkefnum hverju
sinni. Unnið er samkvæmt svokallaðri Agile (Scrum)
verkefnastjórnun en þar skipuleggur hver hópur vinnu sína
í þriggja vikna sprettum. Síðan er daglega farið yfir stöðu
verkefna og skoðað hvað er framundan. Þessi aðferðafræði
hefur gefist mjög vel og er skilvirk fyrir viðskiptavininn því
þá er alveg ljóst hvaða verkþætti á að vinna og hvernig staða
verkefnis er hverju sinni.
Ráðgjöf í skjala- og upplýsingastjórnun
Í þessu teymi vinna saman bókasafns- og upplýsingafræðingar,
sérfræðingar í verkefnastjórnun og viðskiptafræðingar en
einnig er leitað til annarra sérfræðinga innan Gagnavörslunnar
allt eftir eðli verkefna hverju sinni. Teymið veitir alhliða
ráðgjöf í skjala- og upplýsingastjórnun, í stórum sem smáum
verkefnum. Unnið er samkvæmt skjalastjórnunarstaðlinum
ISO 15489 og lögum Þjóðskjalasafns Íslands og þeirra
reglum ef um opinberar stofnanir er að ræða auk stjórn-
sýslu- og upplýsingalaga. Í megindráttum er boðið upp
á eftirfarandi þjónustu; skjalaúttekt, gerð skjalaáætl unar
(skjalaflokkunarkerfi og geymslu- og grisjunaráætlun), mat
á núverandi upplýsingakerfum, innleiðing skjalastjórnunar-
kerfis, eftirfylgni og úttekt á notkun, skipulag um meðhöndlun
eldri gagna (bæði rafræn og á pappír), skipulag og uppsetning
bókasafns og að lokum taka ráðgjafar að sér að vera skjalastjóri
fyrir viðskiptavini.
Þörf hvers fyrirtækis/stofnunar fyrir aðstoð er mjög
mismunandi. Í sumum tilfellum er engin skjalastjórnun fyrir
hendi og þá þarf að fara í gegnum allt ferlið. Aðrir þurfa
einungis að endurskoða skjalaflokkunarkerfið en mælt er
með því að það sé endurskoðað á 5 ára fresti. Enn önnur hafa
lent í vandræðum með innleiðingu skjalastjórnunarkerfis
en nokkuð er um skort á skilgreiningu og frágang á öllum
undirliggjandi listum sem þurfa að vera fyrir hendi þegar
starfsmenn byrja að setja inn skjölin sín. Einnig er algengt að
ekki sé til skjalastefna þar sem skilgreint er hver ber ábyrgð
á skjalamálum viðkomandi fyrirtækis/stofnunar, hvert sé
markmið með skjalastjórnun o.s.frv. Verklagsreglur um m.a.
skjalameðhöndlun, meðferð trúnaðarskjala, hvað þarf að fara
í öryggisvistun og loks leiðbeiningar.
Þekkingarfyrirtækið Gagnavarslan ehf.
Gunnhildur Manfreðsdóttir.