Bókasafnið - 01.06.2015, Síða 16

16
Bókasafnið 39. árg. 2015
stöðum við fjóra stjórnendur/millistjórnendur (stjórnendur
hér eftir) og fjóra sérfræðinga á skjalasöfnum, að meðtöldum
tveimur í Þjóðskjalasafni Íslands (Þjóðskjalasafn hér eftir),
innan hvors hóps. Þjóðskjalasafn og hlutverk þess skipaði
stóran sess í rannsókninni. Fyrir megindlega hlutann var send
út spurningakönnun í nóvember 2011 til valinna ríkisstofn-
ana. Svörun var 66,7%. Unnið var úr könnuninni með eigind-
legum og megindlegum aðferðum og viðtölin voru orðræð-
ugreind.
Rannsóknargögnin skiluðu umfangsmiklum niðurstöðum.
Helstu niðurstöður sýndu að um mikið magn frumgagna í
heimasöfnum var að ræða sem komin voru á skilaskyldu,
frumgögn voru í daglegri notkun, öryggi þeirra var takmark-
að, skjalasöfn störfuðu víðast hvar ekki samkvæmt skjalavist-
unaráætlun og fæstir skráðu í geymsluskrá. Bein fylgni var á
milli ófullnægjandi skipulags og skorts á vitneskju um gögnin
í heimasöfnum. Stjórnendur voru lítið upplýstir um skyldur
sínar samkvæmt lögum og reglum Þjóðskjalasafns og tengsl
þess og heimasafna voru takmörkuð. Yfirsýn Þjóðskjalasafns
yfir stöðu skjalaflokksins var mótsagnakennd og fræðsla á
vegum safnsins hafði ekki skilað sér til stjórnenda og takmark-
að til starfsfólks á skjalasöfnunum.
Vegna sérstöðu rannsóknarinnar er ekki um aðrar íslenskar
rannsóknir til beins samanburðar að ræða. Skoðaðar voru er-
lendar rannsóknir sem styðjast við landfræðileg gögn og er
vitnað í nokkrar þeirra í rannsókninni. Engin niðurstaða fékkst
við leit að rannsókn á sjálfum gögnunum og stöðu þeirra,
né þeim skjalfræðilega flokki (-flokkum) sem þau tilheyra. Á
árinu 2012 gerði Þjóðskjalasafn könnun á skjalavörslu ríkisins
(Þjóðskjalasafn Íslands, 2013) og voru nokkur hliðstæð könn-
unarefni skoðuð til samanburðar í rannsókninni.
Í greininni verður byrjað á að fjalla um fræðilegan bakgrunn
rannsóknarinnar út frá sögulegu, lagalegu og skjalfræðilegu
sjónarhorni. Þá verður gerð nánari grein fyrir aðferðafræði
rannsóknarinnar og niðurstöður kynntar í þremur köflum og
nokkrar tillögur til úrbóta ræddar þar á eftir. Að lokum eru
umræður og samantekt um rannsóknina.
2 Fræðilegur bakgrunnur
Landfræðileg gögn og gagnasöfn í íslenskri stjórnsýslu eiga
sér langa og merka sögu. Tilurð þeirra markast af ákvörðunum
þeirra embætta sem fóru með málefni þjóðarinnar. Árið 1893
var stofnað embætti landsverkfræðings með þau megin verk-
efni að vinna að vegalagningu og brúargerð, en þá var lítið
um slík mannvirki hér á landi (Guðmundur G. Þórarinsson,
1996). Á þessum tíma voru landakort fáséð en um aldamótin
1900 hófu Danir að kortleggja landið og löngu síðar skráði
Ágúst Böðvarsson (1996) sögu Íslandsmælinganna. Þar er
einnig saga strandmælinga sem teygir sig enn lengra aftur.
Embættismannasöfnin varðveittu réttarfarslega og sam-
félagslega mikilvæg skjöl og embættin þróuðust smám sam-
an og urðu að mörgum stofnunum með eigin skjalasöfn
(Sveinbjörn Rafnsson, 1980; Þjóðskjalasafn Íslands, 2008).
Innan um í þeim skjalasöfnum voru landfræðilegu gögnin,
ekki sem ein heild framan af, heldur gjarnan í bréfasöfnum þar
sem embættisfærslur tengdust til dæmis úrskurðum á landa-
merkjum og jarðamötum.
Samhliða þróun stjórnsýslunnar fjölgaði landfræðilegum
verkefnum, nefna má vatnamælingar, sjó- og landmælingar,
jarðboranir og gangagerð, póst- og símamál, veðurfræði og
rannsóknir á náttúrufari og jöklum. Í nýlegri umfjöllun um
landfræði segir að hún snúist um sambúð manns og náttúru
og ýmsar hliðar mannlegs samfélags (Emilía Dagný Svein-
björnsdóttir, 2006). Í söguágripi á vef Félags landfræðinga
(2011) kemur fram að kennsla í landfræðigreinum hafi hafist
við Háskóla Íslands árið 1951.
Hjá ríkisstofnunum með landfræðilega málaflokka urðu til
stór gagnasöfn eins og teikningasöfn, kortasöfn, myndasöfn
og fjarkönnunargagnasöfn, en þau síðasttöldu voru mjög
kostnaðarsöm í aðföngum (Þórunn Erla Sighvats, 2011). Sam-
kvæmt tímaramma rannsóknarinnar, má segja að frumgögnin
hafi verið að mestu mynduð fyrir notkun tölvutækninnar hér
á landi, en upphafið er rakið til áttunda og níunda áratugar
síðustu aldar (Páll Jensson, 1980).
2.1 Lagalegur bakgrunnur gagnanna
Lagalega umgjörð opinberrar skjalavörslu á Íslandi má rekja
til 3. apríl, 1882, þegar gefin var út auglýsing um Landsskjala-
safnið og starfsemi þess. Þá eignaðist þjóðin sitt fyrsta ríkis-
skjalasafn (Þjóðskjalasafn Íslands, 2008). Átta ár voru þá síðan
Íslendingar fengu stjórnarskrá og var stofnun Landsskjala-
safnsins þáttur í mótun stjórnsýslunnar.
Fyrsta Reglugjörð um Landsskjalasafnið er dagsett 10. ágúst,
1900 og í henni er ákvæði um skil á 30 ára skjölum og eldri.
Landsskjalavörður gekk ötullega fram við söfnun og inn-
heimtu embættismannaskjala innan lands sem utan (Sigfús
Haukur Andrésson, 1982). Eftir því sem best varð séð, segir í
sömu heimild, hafði safnið aldrei stundað neina skipulega
söfnum korta, húsateikninga eða uppdrátta lóða eða jarða.
Það fáa sem fannst í safninu af því tagi mun hafa borist þang-
að meira fyrir tilviljun með skjalaskilum.
Landsskjalasafnið flutti 1908 í nýbyggt safnahús við Hverf-
isgötu. Fyrstu lög um Þjóðskjalasafn voru samþykkt 1915 og
nafni safnsins breytt. Þá heyrði það undir Stjórnarráð Íslands
sem gaf út nýja reglugerð 1916 (Þjóðskjalasafn Íslands, 2008).
Er það enn í dag eina gilda reglugerðin, hún hefur ekki verið
endurskoðuð og tillaga að nýrri reglugerð hefur legið óaf-
greidd í ráðuneyti safnsins frá árinu 2000.
Mjög hafði þrengt að landsskjölunum á Hverfisgötunni og
gripið hafði verið til þess ráðs að leigja fjargeymslur undir
þjóðararfinn. Ástandið var afar slæmt og árið 1981 skilaði
nefnd um málefni safnsins áliti sínu, þar sem fram kom að
mikið af skjölum, komin á skilaskyldu, hefðu hlaðist upp í
stofnunum og lægi við glötun. Ekki væri hægt að una þessu
lengur, þjóðin yrði að búa betur að sögu sinni. (Þjóðskjalasafn
Íslands, 2008). Þá var húsnæði safnsins löngu sprungið og
ekki hægt að taka við skjölum. Árið 1985 voru samþykkt ný
lög um Þjóðskjalasafn og fest kaup á húsum Mjólkursamsöl-
unnar við Laugaveg. Þrátt fyrir þær umbætur er staða safnsins
ennþá mjög erfið.