Bókasafnið - 01.06.2015, Síða 23

23
Bókasafnið 39. árg. 2015
Hugmyndir að verkefnum til úrbóta: Margar hugmyndir að
verkefnum koma fram í textasvörum þátttakenda spurninga-
könnunarinnar við spurningum um átaksverkefni og teymis-
og hópaverkefni (spurningar 2.6 og 2.8 í rannsókninni). Svörin
fjölluðu flest um átak í skráningu og skönnun og langur listi
svara kom fram við spurningu um teymis- eða hópaverkefni
sem unnin höfðu verið í tengslum við landfræðilegu gögnin,
þar má sjá fjölda hugmynda að verkefnum til úrbóta.
Tillögur til úrbóta vegna skorts á heildarskipulagi:
Niðurstöður rannsóknarinnar gefa til kynna skort á heildar-
skipulagi í opinberum skjalasöfnum. Gengið er út frá því að
Þjóðskjalasafn þekki stöðu hvers opinbers skjalasafns vegna
þeirrar skyldu að fá samþykki á skjalavistunaráætlun og end-
urskoðun hennar. Úrræði til úrbóta eru því í beinum tengslum
við þá skyldu. Lagt er til að sérfræðingar Þjóðskjalasafns fari
til allra þeirra stofnana og ríkisfyrirtækja sem ekki starfa sam-
kvæmt skjalavistunaráætlun og móti þar fyrstu skref til inn-
leiðingar áætlunarinnar með tímamörkum, mæti síðan að
þeim tíma loknum og ákveði næstu skref og svo koll af kolli
þar til full virkni áætlunarinnar er komin á. Um leið eru stjórn-
endur virkjaðir sem ábyrgðaraðilar heimasafns. Haldnir verði
fastir fræðslufundir vegna verkefnisins, þá sitji, auk stjórn-
andans eða stjórnenda, sérfræðingar Þjóðskjalasafns sem
stjórna fundum, sérfræðingar á skjalasafni vinnustaðarins og
tölvunarfræðingar og fleiri eftir atvikum. Gildandi lög, reglur,
staðlar og annað upplýsingaefni verði til umræðu á fund-
unum. Þar sem skjalavistunaráætlun er þegar virk ætti samt
að halda slíka upplýsingafundi sem líta mætti á sem námskeið
í heimasafni og ræða helstu atriði opinberrar skjalavörslu út
frá aðstæðum á hverjum vinnustað. Engar stofnanir eða ríkis-
fyrirtæki ættu að vera undanskilin þessum fræðslufundum. Ef
Þjóðskjalasafn skortir lagaheimildir til slíkra verka er lagt til að
gera viðeigandi lagabreytingar til að tryggja framgöngu verk-
efnisins.
Tillögur til úrbóta varðandi geymsluskrá: Lagt er til að
Þjóðskjalasafn stuðli að því að engin ríkisstofnun komist hjá
því að hafa og nota geymsluskrá. Þjóðskjalasafn ætti alls ekki
að bíða eftir því að stofnanir hafi samband og biðji um skrána
(forritið), eins og tíðkast hefur, heldur öfugt, sérfræðingar
safnsins ættu að fara sjálfkrafa í heimasöfnin og innleiða
geymsluskrána (til jafns við
skjalavistunaráætlunina), stuðla
þannig að því að hún verði sett
upp í tölvukerfi stofnananna og
leiðbeina starfsfólki um notkun
og skráningu í hana á vinnu-
staðnum. Eftirlit og eftirfylgni,
til dæmis varðandi hin stóru og
flóknu landfræðilegu gagnasöfn,
ætti svo að vera fastur liður í sam-
starfi Þjóðskjalasafns og opin-
berra skjalasafna.
Tillaga um heildarstefnu fyrir
landfræðileg gögn: Í framhaldi
af hugmynd um heildarstefnu á
landsvísu fyrir landfræðilegu gögnin, sem getið var um hér
að framan, er lagt til að stjórnvöld móti og setji fram heildar-
stefnu varðandi aðgengi, miðlun og varðveislu landfræðilegra
gagna, hvort sem þau eru opinber eða í einkaeigu. Markmiðin
verði þau að öll landfræðileg gögn á Íslandi, gagnasöfn og
rafræn gagnasett, eigi sér eina sameiginlega miðstöð þar sem
upplýsingar um þau verði öllum aðgengilegar (trúnaðarmál
undanskilin). Varðveisla, skráning og afritun verði tryggð og
rannsóknar- og sagnfræðileg gildi í heiðri höfð. Benda má
á MS-ritgerð í landfræði eftir Þorvald Bragason (2007), sem
fjallar um skipulag og leiðir við skráningu, varðveislu og
miðlun landfræðilegra gagna á Íslandi. Lagt er til að í land-
fræðilegu miðstöðinni starfi hlið við hlið sérfræðingar í land-
fræði, lögfræði, tölvunarfræði, upplýsingafræði, skjalfræði,
safnafræði og fleiri sérfræðifögum eftir aðstæðum, undir
yfirumsjón Þjóðskjalasafns og viðkomandi ráðuneytis.
Úrræði fyrir Þjóðskjalasafn Íslands er að byggja nýtt og
sérhannað þjóðskjalasafn undir þjóðararfinn. Tryggja þarf
Þjóðskjalasafni fjármagn og starfsfólk til að geta sinnt hlut-
verki sínu samkvæmt lögum og reglum um opinbera skjala-
vörslu.
8 umræður og samantekt
Í greininni hefur verið fjallað um rannsókn á landfræðilegum
frumgögnum íslenska ríkisins, 30 ára og eldri. Kynnt voru
markmið og tilgangur rannsóknarinnar, sögulegur og fag-
legur bakgrunnur gagnanna og aðferðafræðin sem notuð
var. Helstu niðurstöður voru kynntar og mörg dæmi tekin úr
orðræðu þátttakenda og svörum við spurningakönnun og
nokkrar tillögur til úrbóta nefndar.
Heildarniðurstaða og kenning: Með opinbera skjala-
vörslu í huga vísar heildarniðurstaða rannsóknarinnar í þá
kenningu að þar sem skortir heildarskipulag þar skortir þekk-
ingu. Aðrar niðurstöður rannsóknarinnar koma heim og
saman við heildarniðurstöðuna, hvort sem þær varða land-
fræðilegu gögnin og stöðu þeirra, frammistöðu stjórnsýsl-
unnar gagnvart gögnunum eða frammistöðu Þjóðskjalasafns
sem stjórnsýslustofnunar. Þrátt fyrir lögbundið hlutverk og
faglegt skipulag í Þjóðskjalasafni leiddu niðurstöður í ljós að
þar skortir á þekkingu á landfræðilegum gögnum og tilvist
Mynd 3. Mat svarenda á frammistöðu Þjóðskjalasafns Íslands gagnvart landfræðilegum gögnum.