Bókasafnið - 01.07.2018, Síða 47

Bókasafnið 42. árg – 2018 47
ISO 15489 Information and documentation – records manage-
ment – Part 2: Guidelines er væntanleg á árinu 2018.
Önnur útgáfa staðalsins frá 2016 kemur alfarið í staðinn
fyrir fyrstu útgáfnu frá 2001 og báðir hlutar fyrstu út-
gáfunnar hafa verið felldir úr gildi. Þeir hafa fengið stöðuna
„withdrawal“ hjá ISO (iso.org/standard/35845.html). Það
er níunda og síðasta stigið sem staðall fær hjá samtökunum.
Skiljanlega falla báðir hlutar úr gildi á sama tíma þar sem
þeir vinna algerlega saman.
Þegar litið er til tímagildis staðla og hversu vel þeir standast
tímans tönn í atvinnulífinu, sem stöðugt er undir þrýstingi
breytinga, hefur ISO 15489 enst vel. Frá fyrstu útgáfu
staðalsins liðu 15 ár þar til hann var kynntur sem önnur og
endurskoðuð útgáfa. Það er langur tími miðað við það að
ISO hefur það að markmiði að endurskoða staðla á fimm
ára fresti (iso.org).
Svo að vikið sé að ISO-umhverfi staðalsins skal tekið fram
að tækninefndin, ISO/TC 46/SC11 Archives/records
management, ber ábyrgð á nýju útgáfuninni og stóð hún
jafnframt að endurskoðuninni. Nefndin er undirnefnd
ISO/TC 46 Information and documentation en umfang
hennar er breitt og samanstendur af málefnum skjalasafna
(archives), bókasafna (libraries), safna (museums), útgefenda
(publishing entities) auk skjalastjórnar (records management).
Á árinu 2016 var kannað hjá stjórn Staðlaráðs hvort áhugi
væri á því að láta þýða endurskoðaða útgáfu ISO 15489.
Verkefnið var brýnt að mati umsjónarkennara kjörsviðs
í upplýsinga- og skjalastjórn og rafrænum samskiptum í
upplýsingafræði við Háskóla Íslands svo og stjórnar Félags
um skjalastjórn ekki síst vegna kennslu í fræðigreininni
við Háskólann, fagstéttarinnar og atvinnulífsins í heild.
Stjórn Staðalráðs samþykkti erindið með þeim fyrirvara að
nægjanlegt fé safnaðist til þýðingarvinnunnar. Stjórn Félags
um skjalastjórn tók að sér það verkefni og á allan heiður að
fjáröflun. Stjórn Staðlaráðs samþykkti einnig að skipuð yrði
tækninefnd til þess að vinna að þýðingunni og hana skipa
fulltrúar frá Háskóla Íslands, Félagi um skjalastjórn, Þjóð-
skjalasafni Íslands og víðar að úr atvinnulífinu. Auk þeirra
hafa Arngrímur Blöndahl, starfsmaður Staðlaráðs, og Ásdís
Ólafsdóttir, meistaranemi í nytjaþýðingum við Háskóla
Íslands, lagt mikið af mörkum varðandi þýðingarvinnuna.
Styrktaraðilar íslensku þýðingarinnar eru Landsnet, Þjóð-
skjalasafn Íslands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabóka-
safn, Samtök atvinnulífsins, mennta- og menningarmála-
ráðuneytið og atvinnu- og nýsköpunarráðuneytið.
Tækninefndin skilaði lokayfirferð þýðingar í janúar 2018 og
að lokinni uppsetningu og prófarkalestri, í febrúar 2018, var
hún auglýst til umsagnar sem frumvarp að íslenskum staðli
(frÍST ISO 15489-!:2016). Fyrir liggur að staðallinn verði
staðfestur sem íslenskur staðall í apríl 2018.
ISO 30300 staðlaröðin
Spurningar hafa vaknað um tengsl ISO 15489 við ISO
30300 staðlaröðina – einkum ISO 30301 Information and
documentation – management systems for records – requirem-
ents (ISO, 2011b) sem er vottunarstaðall. Í því sambandi má
geta þess að sem fyrr er ISO 15489 ekki vottunarstaðall. ISO
30300 staðlaröðin kemur þó ekki í staðinn fyrir ISO 15489
heldur eru þetta tengdir staðlar. Tekið er fram í inngangi
ISO 30300 Information and documentation – management sy-
stems for records – fundamentals and vocabulary (ISO, 2011b)
að ISO 15489 sé grundvallarstaðallinn (the foundation
standard) sem setur fram bestu venjur við skjalastjórn. Kröf-
urnar í ISO 30301 byggja á meginreglum og aðferðum hans.
Stjórnkerfi fyrir skjöl beinist að því að stjórna skipulags-
heildinni á meðan skjalastjórnarstaðallinn beinist að því að
stjórna skjölum og skjalakerfum. Nauðsynlegt er að innleiða
ISO 15489 til þess að geta komið upp stjórnkerfi fyrir skjöl
eftir kröfum ISO 30301. ISO 30300-staðlaröðin snýr að
stjórnendum með það fyrir augum að tengja skjalastjórn við
árangur og ábyrgð. Hún ásamt öðrum staðlaröðum telst til
svokallaðra stjórnunarstaðla (management system standards –
MSS).
Reynslan hefur sýnt að mikilvægt er að vekja æðstu stjórn-
endur til umhugsunar um að kerfisbundin skjalastjórn er
skipulagsheildum nauðsynleg. Stuðningur stjórnenda þarf
að vera fyrir hendi til þess að viðeigandi forysta, fjármagn
og starfskraftar séu til staðar til þess að koma á skilvirku
skjalastjórnarferli. Stjórnkerfi er skipulag um hvernig
stjórna og stýra eigi skipulagsheild. Stjórnkerfi skjala er
ætlað fyrir stjórnun skipulagsheildarinnar hvað skjöl varðar
eða það upplýsingakerfi sem fangar, hefur umsjón með og
veitir aðgang að skjölum. Rétt er að geta þess að ISO 30301
er nú í endurskoðun og hefur fengið stöðuna „review“ hjá
ISO sem er áttunda og næstsíðasta stigið. Í þróun er nýr
staðall, ISO/NP 30301 (new work item proposal) (iso.org/
standard/53733.html).
Nokkur atriði um innihald endurskoðuðu útgáf-
unnar
Í stuttri grein sem þessari er ekki rúm fyrir nákvæma um-
fjöllun um innihald staðalsins. Hér eru þó reifuð nokkur at-
riði. Fyrri hluti endurskoðaðrar útgáfu ISO 15489 fjallar um
hugtök og meginreglur (concepts and principles). Þar segir
til dæmis í skilgreiningu á hugtakinu „skjal“ (record) að það
sé ekki einungis „sönnun“ (evidence) heldur einnig „eign“
(asset) skipulagsheildar eða einstaklings sem er viðbót við
skilgreininguna í eldri útgáfu staðalsins. Þá er ríkari áhersla
lögð á vöktun og mat (monitoring and evaluation) í nýju
útgáfunni heldur en í þeirri eldri og enn fremur á hæfni
og þjálfun (competence and training). Mikið er lagt upp úr
stýringum skjala (records control) í nýju útgáfunni og þar eru
fjórir flokkar stýringa ræddir: Yfirlit lýsigagna (metadata
schemas), skjalaflokkunarkerfi (business classification schemes),
reglur um aðgang og heimild/leyfi (access and permission
rules) og ákvörðunarvald ráðstöfunar (disposition authorities).
Samkvæmt nýju útgáfunni ættu vinnuferli (work processes)
að vera samtvinnuð verklagsreglum (procedures) og „gild-
andi“ kerfum (applicable systems) sem þýðir að skjöl eiga ekki
að í vera einangruðum kerfum. Þessi vinnuferli innihalda:
Myndun skjala (creating records), föngun skjala (capturing
records), flokkun og lyklun (classification and indexing),
geymslu skjala (storing records), notkun og endurnotkun (use
and reuse), yfirfærslu eða vörpun (migration or conversion) og
ráðstöfun (disposition).