Bókasafnið - 01.07.2018, Page 49

Bókasafnið 42. árg – 2018 49
Þjóðskjalasafn Íslands hefur undanfarin ár verið að leggja meiri áherslu á eftirlit með skjalavörslu og skjalastjórn afhendingarskyldra aðila. Eitt af megin-
hlutverkum safnsins samkvæmt lögum nr. 77/2014 er að
hafa eftirlit með framkvæmd afhendingarskyldra aðila á
lögum og reglum sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn.
Það felur meðal annars í sér að setja reglur og leiðbeiningar
um skjalavörslu og skjalastjórn og svo hafa eftirlit með
reglufylgni afhendingarskyldra aðila. Til þess að uppfylla
þetta hlutverk sitt hefur Þjóðskjalasafn Íslands meðal annars
staðið fyrir nokkrum eftirlitskönnunum, fyrstu árið 2004 og
svo 2012 og 2016. Fyrsta könnunin tók aðallega til rafrænna
gagna en þar var ákveðið að kanna umfang og eðli rafrænn-
ar skjala- og gagnavörslu hins opinbera til að fá mynd af því
hvernig Þjóðskjalasafn gæti best undirbúið sig fyrir móttöku
rafrænna gagna, en safnið var þá að stíga sín fyrstu skref í
þá átt. Könnunin leiddi í ljós að 64% svarenda skrá mál á
skipulegan hátt eins og lög gera ráð fyrir en fæstar stofnanir
störfuðu eftir skjalavistunaráætlunum, sem er heildar-
skipulag fyrir vörslu allra skjala stofnunar. Þá kom í ljós að
46% stofnana notast við rafræn skjalavörslukerfi og búist var
við að þeim myndi fj ölga á næstu árum, sérstaklega ef mark-
mið stjórnsýslunnar var að verða rafræn. Þá var meirihluti
stofnana með rafræna gagnagrunna og þyrfti safnið að taka
afstöðu til varðveisluskyldu þeirra. Svarhlutfall könnunar-
innar var 71%.
Kannanir um skjalavörslu
og skjalastjórn
Könnunin 2012 tók til allra þátta
skjalavörslu og skjalastjórnar
afhendingarskyldra aðila og var þannig nokkuð viðameiri en
fyrri könnun. Svarhlutfallið var 83,6% og voru meginniður-
stöður þær að efl a þyrfti skilning og þekkingu starfsmanna
á skjalavörslu. Það bar nokkuð á því að aðilar skildu ekki
spurningar eða töldu sig hafa samþykki eða heimildir safns-
ins fyrir ákveðnum þáttum skjalavörslu sinnar stofnunar en
höfðu þær ekki. Þá kom í ljós að skráning mála og notkun
málalykla var nánast óbreytt síðan 2004, en með aukinni
notkun rafrænna kerfa við skjalavörslu verður enn brýnna að
allar stofnanir uppfylli þessa lagaskyldu. Í ljós kom einnig
að stofnanir voru stutt á veg komnar með að tilkynna rafræn
gagnakerfi sín eins og þeim ber að gera samkvæmt reglum.
Þá höfðu fáar stofnanir gert skjalavistunaráætlanir eftir
reglum Þjóðskjalasafns og aðeins ein hafði verið lögð fyrir
safnið. Könnunin sýndi að mikils misskilnings gætti hjá
stofnunum hvað grisjun varðar og töldu margar sig grisja
skjöl samkvæmt heimild Þjóðskjalasafns eða hreinlega ekki
þurfa heimild til eyðingar skjala. Stofunum er með öllu
óheimilt að eyða skjölum úr skjalasafni sínu án heimildar
Þjóðskjalasafns og er það því lögbrot að eyða án heimildar. Í
eftirfylgni með könnuninni um þennan þátt skjalavörslunn-
ar kom í ljós að mun færri höfðu í raun grisjað ólöglega og
mátti rekja það til vanþekkingar starfsmanna stofnunarinnar
á lögum um opinbera skjalavörslu. Aðrir rugluðu saman
hugtökunum að grisja og hreinsa1 skjalasöfn og enn aðrir
höfðu í raun heimild til grisjunar skjala í lögum eða reglum.
Árið 2016 var svo þriðja könnunin framkvæmd og kom
þar fram að hlutfall þeirra sem skráir ekki mál sem koma
til meðferðar hjá þeim á kerfi sbundinn hátt hefur lækk-
að úr 36% frá síðustu könnun í 26% sem er ánægjulegt.
Notkun málalykla hafði einnig aukist, ólögleg grisjun var
þó enn einhver og enn voru fáar stofnanir að starfa eftir
samþykktum skjalavistunaráætlunum. Þá notuðu margir
svarmöguleikann Veit ekki, en hann hafði ekki verið í boði
í fyrri könnunum. Var það skjalavörðum Þjóðskjalasafns
nokkurt áhyggjuefni að starfsmenn við skjalavörslu ríkis-
stofnana hafi ekki vitneskju um þá þætti sem snúa að skjala-
málum sinnar stofnunar.
Skipulagt eftirlit Þjóðskjalasafns Íslands
Helga Jóna Eiríksdóttir, skjalavörður hefur lokið MA í sagnfræði og MPA í opinberri
stjórnsýslu. Hún starfar á Þjóðskjalasafni Íslands.
Skýrsla Þjóðskjalasafns um niðurstöður eftirlitskönnunar 2016.
1. Grisjun er skipuleg eyðing skjalafl okka eða tegund skjala úr skjalasöfnum sem er veitt heimild til skv. lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn
og fer eftir ákveðnum reglum og aðferðafræði. Með hreinsun er átt við tiltekt í skjalasafni þar sem svo sem rissblöðum, aukaeintökum, plasti,
umslögum og þess háttar er hent þegar gengið er frá máli í skjalasafn. Sjá t.d. vef Þjóðskjalasafn Íslands ”Hugtök og heiti”.