Gerðir kirkjuþings - 2018, Blaðsíða 67

67
Vinnsla þjóðkirkjunnar á persónuupplýsingum
Í félagatali þjóðkirkjunnar kemur fram nafn, kennitala, fæðingarár, heimilisfang og hvaða
sókn viðkomandi tilheyrir. Helst er unnið með persónulegar upplýsingar þegar greina
þarf hverjir geti tekið þátt í kosningum innan kirkjunnar, þegar nýtt fólk er ráðið til starfa
innan hennar eða þegar tilteknar athafnir eru fyrirhugaðar.
Erindi sem berast þjóðkirkjunni, hvort sem þau berast bréfleiðis eða með rafrænum
hætti, er svarað svo skjótt sem kostur er. Hvað yfirstjórn kirkjunnar varðar, varðar eru
erindin ásamt svari og eftir atvikum, öðrum gögnum sem verða til við vinnsluna, geymd
í skjalasafni og rafrænni málaskrá. Mögulegt er að í þeim komi fram persónuupplýsingar
um sendanda, t.d. nafn og netfang eða aðrar tengiliðaupplýsingar.
Prestar þjóðkirkjunnar, bæði þeir sem starfa innan sókna og þeir sem starfa í sérþjónustu
framkvæma ákveðnar athafnir, s.s. guðþjónustur, skírnir, fermingar, vígslur og útfarir. Þá
fer jafnframt fram sálgæsla, ráðgjöf, sáttaumleitan og félagsstarf innan sókna. Í tengslum
við þessar athafnir getur komið til vinnslu upplýsinga úr ofangreindri skrá um félagsmenn
kirkjunnar auk þess sem gefin eru út vottorð, t.d. sáttavottorð og skírnarvottorð, sem
oftast eru þó eingöngu unnin frá upplýsingum og gögnum frá þeim sem upplýsingarnar
varðar. Þjóðkirkjan heldur jafnframt uppi barna- og unglingastarfi, æskulýðsstarfi,
KFUM- og KFUK-starfi, fermingarfræðslu, ýmiss konar tónlistarstarfi, fræðslustarfi og
kristniboðsstarfi. Varðandi þá þjónustu sem tilgreind er hér að ofan er þess ekki áskilið að
viðkomandi einstaklingur sé skráður í þjóðkirkjuna.
Helstu tegundir upplýsinga sem unnið er með eru nöfn, kennitala, heimilisfang,
upplýsingar um tengiliði, t.d. foreldra eða skírnarvotta, tilteknar dagsetningar s.s. vígsludag
eða dánardag, hjúskaparstöðu hjónaefna og forsjáraðila.
Mögulegt er að aðilar sem koma að sálgæslu og ráðgjöf til einstaklinga skrifi niður
persónulega minnispunkta milli viðtala en í þeim tilvikum skal öllum slíkum minnispunktum
eytt í síðasta lagi þegar vinnslunni lýkur eða þeir gerðir ópersónugreinanlegir. Myndatökur
eiga sér stundum stað í kirkjulegu starfi en þá helst á opnum viðburðum. Ef myndirnar er
persónulegs eðlis, skal leitast við að afla samþykkis þegar birta á slíkar myndir á heimasíðum
þjóðkirkjunnar, ýmist hjá viðkomandi aðila eða forsjárforeldrum ef við á. Alla jafna skulu
þó myndir sem deilt er á heimasíðum vera almenns eðlis og gætt sanngirnis við val og
birtingu slíkra mynda.
Í kringum starfsmannahald þjóðkirkjunnar og verktaka fer fram hefðbundin vinnsla
persónuupplýsinga. Unnið er með persónuupplýsingar sem snúa að starfsmönnum
kirkjunnar, fyrst og fremst í þeim tilgangi að geta greitt þeim laun. Haldið er utan um
helstu grunnupplýsingar, t.d. nöfn, kennitölur, heimilisföng, póstnúmer, starfsheiti, auk
upplýsinga um launakjör, stéttafélagsaðild, lífeyrisfélagsaðild svo dæmi séu tekin. Þá er
haldið utan um öll gögn sem berast og verða til vegna starfsumsókna, lögum samkvæmt.
Frekari upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga gagnvart starfsmönnum má finna á
innri vef kirkjunnar.
Varðveitt eru uppgefin nöfn og netföng þeirra sem skráðir eru á póstlista kirkjunnar. Þá
má nefna að ýmsar vefsíður þjóðkirkjunnar nota vefkökur að takmörkuðu leyti.