Bókasafnið - 01.01.2004, Blaðsíða 33

dósent við viðskipta- og hagfræðideild Háskóla
íslands.
í upphafi þessarar vinnu var notuð sama tækni og
nýtt hefur verið með góðum móti á íbúaþingum þar
sem menn mæta og skrifa nafnlaust á gula miða
bæði kosti og galla á starfseminni. Voru allir starfs-
menn boðaðir til þessara funda snemma í maí og
kom fram á þessum fundum mjög mikil óánægja og
gagnrýni á margt í safninu sem túlka mátti sem ákall
á róttækar breytingar. Þessum ábendingum var safnað
saman og samantektin skilgreind á fundi með öllum
starfsmönnum tveimur vikum seinna.
Næsta þrep í þessari vinnu var síðan að ræða við
starfsmenn, bæði þá sem höfðu einhverju leiðandi
hlutverki að gegna innan safnsins og jafnframt var
öllum boðið til viðtals við ráðgjafana. Hver sá starfs-
maður sem óskaði að leggja orð í belg gat rætt við
ráðgjafana og voru öll þessi viðtöl trúnaðarmál. í
þessum ferli mótaðist smátt og smátt hugmynd að
nýju skipuriti eða öllu heldur skipulagi því skipan
mála í safninu er ekki nema í grófum dráttum túlkað
í gegnum teikninguna sjálfa. Var augljóst eftir því
sem fleiri lögðu orð í belg að nauðsyn var á breyttri
skipan mála.
Fyrsta október 2003 var innleitt nýtt skipurit eftir
að reglugerðarbreyting hafði verið samþykkt í
menntamálaráðuneytinu. Ekki var hægt að innleiða
nýtt skipurit fyrr en búið var að breyta reglugerðinni
sem skilgreindi í smáatriðum hverjar deildir skyldu
starfa. Ekki mátti heldur reglugerðin ganga í berhögg
við gildandi lög og því varð að vinna þessa breytingu
í fullu samræmi við heimildir í lagatextanum.
í nýja skipuritinu eru nú þrjú svið: rekstarsvið,
varðveislusvið og þjónustusvið og er hverju þeirra
stýrt af sviðsstjóra. Tvær deildir hafa verið lagðar
niður, þ.e. aðfangadeild og skráningardeild. Verkefn-
um þessara deilda hefur verið skipt á sviðin enda
verklag við þá starfsemi við íslenskt efni annars
vegar og erlent efni hins vegar mjög mismunandi.
Kjarnastarfsemi varðveislusviðs, sem stýrt er af
Kristínu Bragadóttur, snertir þjóðbókasafnið og
menningararfinn sem geymdur er í skráðum
heimildum landsmanna, prentuðum og óprentuðum.
Á varðveislusviði eru tvær deildir, þjóödeild, þar sem
dr. Þorleifur Jónsson er í forsvari og handritadeild sem
stýrt er af nýjum forstöðumanni, Erni Hrafnkelssyni.
Mikilvægasta samhengið þar er ísland og það sem
íslenskt er.
Kjarninn í starfsemi þjónustusviðs, sem stýrt er
af Áslaugu Agnarsdóttur, er hin almenna þekk-
ingarveita í þágu landsmanna, atvinnulífs og háskóla-
samfélagsins. Á þjónustusviði eru tvær deildir, upp-
lýsingadeild sem Halldóra Þorsteinsdóttir stýrir og
útlónadeild þar sem forstöðumaður er Bryndís
Ingvarsdóttir. Samhengi þjónustusviðs er alþjóða-
samfélagið. Á þessu sviði er hraði og góð þjónusta við
notendur einn mikilvægasti árangursþátturinn með
áherslu á rafrænan aðgang að heimildum.
Rekstrarsvið sem er í höndum Eddu G. Björg-
vinsdóttur, fjármálastjóra, er ramminn utan um alla
innri þjónustu sem fagsviðin þurfa á að halda til að
sinna notendum safnsins sem best. Þetta er þjónusta
eins og fjármál, starfsmannamál, rekstur húsa, svo og
tölvuþjónusta og upplýsingatækni. Rekstrarsvið er
þjónustusvið inn á við í safninu.
Ein gagnger breyting sem snertir almenna stjórn-
un er sú að nú starfar innan safnsins framkvæmda-
ráð. í því sitja landsbókavörður, aðstoðarlandsbóka-
vörður og sviðstjórarnir þrír. Ráðið er vettvangur
æðstu stjórnenda safnsins til að fara yfir málefni
þess og ræða þær ákvarðanir sem þarf að taka. Ráðið
hittist yfirleitt í hverri viku. Þar eru tekin öll mál sem
snerta sameiginlegar ákvarðanir um starfsemina. Þar
með er samræming og samhæfing verkefna auð-
veldari og forgangsröðun verkefna er unnin af þeim
sem bera mesta ábyrgð innan safnsins. Safnráð
heldur áfram að vera til og í því eiga sæti, auk fram-
kvæmdaráðsins, allir fjórir forstöðumenn deilda og
starfsmannastjóri. Safnráð hefur meira stefnumót-
andi hlutverk og mun hittast ársfjórðungslega.
Önnur nýung í þessu nýja skipulagi er að starf-
semi innan hverrar deildar hefur verið skipt upp í
faghópa og þjónustuhópa þar sem fengnir hafa verið
til liðs starfsmenn með sérþekkingu á hinum ýmsu
sviðum. Munurinn á faghóp og þjónustuhóp er í
meginatriðum sá, að þjónustustjórar stýra verkefn-
um sem eru hugsuð sem þjónusta út á við, en fag-
stjórar stýra innri verkferlum. Fagstjórum og þjón-
ustustjórum er falið samræmingarhlutverk og verk-
stýring innan síns hóps. Þetta táknar að í raun eru
komnir verkstjórar út um allt safn sem sinna dag-
legum verkum. Sérstaklega ánægjulegt var að sjá
hversu margir voru tilbúnir til að axla aukna ábyrgð
og stjórn á starfsemi sem næst þeim liggur.
Alls eru fagstjórar og þjónustustjórar nálægt 20
talsins og starfa undir forstöðumönnum hverrar
deildar, en auk þess er Hildur Gunnlaugsdóttir gæða-
stjóri skráningar og annast gæðamál allrar skrán-
ingar í safninu, þvert á deildir. Eftirfarandi hópar hafa
tekið til starfa:
Á þjónustusviði í útlánadeild
Þjónustu og umönnun efnis: Laufey Jóhannesdóttir
Námsbókasafns: Hildur Heimisdóttir
Aðföng á erlendu efni: Bryndís ísaksdóttir
Flokkun og skráning erlend efnis: Auður Gestsdóttir
Á þjónustusviði í upplýsingadeild
Upplýsingaþjónusta og notendafræðsla: Ingibjörg
Árnadóttir
Landsaðgangur að rafrænum gögnum: Sveinn Ólafs-
son
Tímaritahald: Sigríður Lára Guðmundsdóttir
BÓKASAFNIÐ 28. ÁRG. 2004
31