Bókasafnið - 01.01.2004, Blaðsíða 34

Millisafnalán: Þórný Hlynsdóttir
Útibú: Guðmundur Ingi Guðmundsson
Á varðveislusviði í þjóðdeild
Skylduskil: Þórir Ragnarsson
Skráning, lyklun og flokkun (íslenskt efni): Ragna
Steinarsdóttir
Þjónusta og umönnun efnis: Ingibjörg Gísladóttir
Sérsöfn: Jökull Sævarsson
Bókband og forvarsla: Rannver Hannesson
Myndastofa: Helgi Bragason
Á varðveislusviði í handritadeild
Menning og miðlun: Emilía Sigmarsdóttir
Á rekstrarsviði:
Fjármálastjóri: Edda G. Björgvinsdóttir
Starfsmannastjóri: Herdís Þorgrímsdóttir
Rekstur fasteigna: Ólafur Guðnason, hússtjóri
Almenn tölvuþjónusta: Bergsteinn Gunnarsson
Eins og þeir sjá sem þekkt hafa vel til á Lands-
bókasafni eru hér talsvert miklar breytingar á verk-
stjórn, og ábyrgð hefur verið dreift mjög markvisst til
þeirra sem starfa næst vettvangi.
Næstu skref
Þegar nýtt skipulag lá fyrir var sjónum beint að næstu
skrefum í endurskoðun, þ.e. að rekstraráætlun, for-
gangsröðun framfaraverkefna, skilgreina verkferla,
og starfsmannamálum.
Rekstraráætlun. Með skiptingu starfseminnar á
þrjú svið var brýnt að skipta fjárveitingum safnsins á
milli sviðanna svo að hver sviðsstjóri vissi hvaða
fjármálum væri úr að spila. Fagleg og fjárhagsleg
ábyrgð fylgist að enda er ekki hægt að innleiða svo
margháttaðar breytingar án þess. Nú hefur rekstrar-
áætlun verið gerð fyrir árið 2004 sem er að mestu
leyti byggð á fjárveitingum síðasta árs og áætlunum
um nýjungar og framfaraverkefni ársins 2004. Þar
með er komið tæki til að greina kostnað við hvert og
eitt viðfangsefni í safninu.
Verkefnaáætlun. í stefnumótuninni var fjöldinn
allur af óskaverkefnum og aðgerðum sem eiga að
styðja við og koma stefnunni í framkvæmd. Hafist
var handa um að forgangsraða 20 verkefnum alls til
að byrja með sem hefjast áttu strax. Þessi verkefni
verða síðan sett inn í verkefnastýringu með skráðum
markmiðum, mannaflaþörf, tímasetningum og kostn-
aði eins og venjan er við slíka verkefnaskráningu
Verkferlar og gæðamál. í jafn flókinni og marg-
breytilegri stofnun og Landsbókasafni eru gæðamál
og skýr skilgreining verkferla mjög brýn. Við höfum
dæmi um þegar ekki hefur verið sinnt gæðaeftirliti og
vitum hvað slíkt getur haft alvarlegar afleiðingar í för
með sér. Skráning verkferla er hafin og er ætlunin að
koma upp um það bil 20 nákvæmum verkferlalýs-
ingum sem koma til með að forma grunninn að
gæðahandbók safnsins.
Starfsmannahandbók. Unnin hefur verið hand-
bók sem gildir sem rammi um marga þætti er snerta
starfsmenn safnsins, allt frá kjarasamningum að
meðferð tölvupósts. Handbókin er á innra neti safn-
sins og verður í sífelldri endurskoðun. Þar liggja allar
þær upplýsingar sem starfsmenn þurfa á að halda
um verklag í safninu. Meðal nýjunga er siðanefnd
sem taka á fyrir eineltismál og hvert það brot á
hegðun sem upp kann að koma.
Starfsmat. Síðustu kjarasamningar Félags háskóla-
kennara og Starfsmannafélags ríkisstofnana gerðu
ráð fyrir að starfsmat yrði unnið fýrir alla starfsmenn
sem eru í þessum tveimur stéttarfélögum og laun
yrðu miðuð við niðurstöðurnar. Þegar nýr starfs-
mannastjóri kom til starfa við Háskóla íslands
haustið 2003 var ákveðið að Landsbókasafn yrði
fyrsta stofnunin sem færi í almennt mat. Þessu mati
er nú senn lokið. Eftir er að samræma mat milli
deilda til þess að sambærileg störf séu ekki mishátt
metin.
Starfsmannafundir. Almennir fundir starfsmanna
eru haldnir einu sinni í mánuði. Þetta eru klukkutíma
fundir og er tilgangurinn með þeim að efla innra
upplýsingaflæði, gefa starfsmönnum kost á að koma
sínum áhyggjuefnum á framfæri og einnig er ætlunin
að nota þessa fundi fyrir fræðslustarfsemi og fyrir-
lestra um eitthvert nýmæli í safninu eða tengt því.
Upplýsingaflæði innan húss. Á almennum starfs-
mannafundi var óskað eftir að sendur yrði út viku-
legur fréttapistill um það helsta sem er að gerast í
safninu. Þessi pistill er nú sendur út á föstudögum
undir nafninu í uikulokin og fer á netfang allra starfs-
manna.
Endurmenntun og símenntun. Hvert svið hefur
fjárveitingu til endurmenntunar og símenntunar fyrir
sitt starfsfólk. Er sviðsstjóra ætlað að stýra endur-
menntun að vissu marki og hvetja fólk til að sækja sér
þekkingu sé hennar þörf fýrir það starf sem sinnt er.
Lokaorð
Á þeim tæpu tveimur árum sem liðin eru frá því ný
stefnumótun hófst í Landsbókasafni hefur talsvert
margt áunnist. Það má segja að við séum búin að fá
þau tæki og tók í hendurnar sem ættu að duga til að
ná verulega góðum faglegum árangri í rekstri safn-
sins. Fjármálin eru erfið og safnið hefur verið rekið
með tapi sem vinna þarf upp. Við vitum að það tekur
tíma að byggja heilsteypta veitustofnun þótt við
höfum byggingarefnið og teikninguna. Verkamenn-
irnir sem vinna við byggja þekkingarveituna eru margir
hverjir afburða fagmenn og því er ekki ástæða til
annars en að líta björtum augum fram á veginn.
Framundan er mikil vinna við að skýra og skrá
verkferla, skipuleggja framfaraverkefni, stór og smá,
og síðast en ekki síst að sjá til þess að starfskraftar
hvers og eins nýtist sem best.
32
BÓKASAFNIÐ 28. ÁRG. 2004