Frjáls verslun - 01.06.1975, Síða 88

Notið tíma til að fá meiri tíma
Einhver vinsælustu stjómunarnámskeið erlendis fjalla nú um tímastjórn,un og töluvert er orðið um
ráðgjafarstarfsemi á því sviði að aðstoða menn til að nýta tíma sinn sem bezt. Sá tími sem menn hafa
til umráða er einn af þeim þáttum, sem eru afgerandi fyrir afköst þeirra, og það eru fáir stjórnendur,
sem geta sagt að þeir1 hafi nægilegan tíma til að sinna þeim verkefnum sem þeir vilja.
Nú er það svo, að vinnuað-
ferðir eru mjög einstaklings-
bundnar og þvi er erfitt að gefa
einhverjar algildar reglur um
það hvernig menn geta bezt
nýtt tíma sinn, en hér verður
varpað fram nokkrum hug-
myndum, sem hafa reynzt vel
þeim stjórnendum, sem hafa
notað þéssar aðferðir.
Að hafa stjórn á tímanum, en
láta ekki tímann stjórna sér,
krefst mikillar sjálfsögunar.
Það þarf að temja sér nýjar
starfsreglur og breyta ýmsum
venjum. Það krefst þess að
maður tileinki sér og venji sig
á aðferðir, sem eru árangurs-
ríkar, en brjóti sig úr viðjum
vanans þar sem hann hindrar
árangur.
SKIPULEGGIÐ STARF
HVERS DAGS
Byrjið ekki daginn á því að
leysa ýmis smáverkefni sem
fyrir liggja með það í huga að
tímafrekari verkefni verði tek-
in fyrir seinna um daginn.
Patrick J. Frawley, Jr.
stjórnarformaður Schick, Inc.
segist raða þeim verkefnum, er
daglega liggi fyrir, eftir mikil-
vægi þeirra. Hann merkir þau
eftir mikilvægi þeirra með A,
B og C þar sem A er mikilvæg-
ast. Oft kemur það fyrir að
nokkur verkefni, sem merkt
eru C eru eftir á listanum að
loknum starfsdegi en þá kemur
einnig oft í ljós að þessi verk-
efni hafa ekki þarfnast með-
höndlunar svo þau eru strikuð
út af listanum. Þegar menn
skipuleggja ekki hvern dag fyr-
ir sig verður það oft til þess
að menn ýta vandamálunum á
undan sér og síðustu klukku-
stundirnar fara í að leysa ó-
grynni mála, sem hafa safnast
saman yfir daginn en ekki ver-
ið leyst.
Það er betra að sleppa alveg
vissum verkefnum en að byrja
á mörgum og ljúka þeim e. t. v.
aldrei.
Oft verður það svo þegar
menn fara að skipuleggja starf
sitt yfir daginn að það er erf-
iðara að áætla hvað maður ætl-
ar ekki að gera heldur en hvað
á að gera.
Áður en byrjað er að gera
tímaáætlun er oft betra að hafa
skráð hjá sér í ca. tvær vikur í
hvað tíminn fer, þannig verður
áætlunin raunhæfari. Mikil-
vægt er að skrifa niður hjá sér
í dagbók eða á sérstök eyðublöð
hin ýmsu verk jafnóðum og
taka tíu mínútur hvern dag í að
bera saman áætlunina og raun-
veruleikann og skipuleggja
næsta dag.
Einn af stóru kostunum við
slík vinnubrögð er að menn
setja tímatakmörk á hvert
verkefni og sé t. d. um fundi
að ræða þá verður honum oft
fyrr lokið en ella, eingöngu
vegna þess að fyrirfram var á-
ætlað hvenær hann skyldi hafa
lokið verkefni sínu, sama gild-
ir og með ýmis önnur verkefni.
Hliðstæðar áætlanir fyrir
hverja viku eru einnig mikið
notaðar.
Mesta gildi tímaáætlana er e.
t. v. það að maður notar stutt-
an tíma dag hvern til að íhuga
hvað maður hefur verið að gera
þann daginn eða þá vikuna.
REYNIÐ AD FA VINNU-
FRIÐ
Könnun, sem gerð var á
starfsvenjum stjórnenda í
Bandaríkjunum sýndi að und-
antekningarlítið gátu þeir ekki
unnið í meira en 20 mín. að ein-
hverju verkefni án þess að
verða fyrir ónæði og jafnframt
að flestir þeirra unnu 30—40
mismunandi verk yfir daginn,
sem tóku þetta 3—20 mín.
Athugið í fyrsta lagi 'hvern-
ig meðhöndla skal símhringing-
ar. Fæstir eru e. t. v. í þeirri
aðstöðu að geta haft ákveðna
simaviðtalstíma, en nær allir
geta beðið símastúlkuna um að
segja að viðkomandi sé ekki við
eða upptekinn og beðið um
skilaboð. Síminn er að vísu
ekki bara tímaþjófur. Menn
skyldu ætíð hafa það í huga er
þeir skrifa bréf hvort betra sé
að leysa málið með símtali
(jafnvel þótt það sé til út-
landa), og ef bréfaskriftir taka
mikinn tíma frá stjórnandanum
ætti hann hiklaust að venja sig
á að nota ,,diktafón“ það tekur
ótrúlega miklu styttri tíma að
lesa bréf inn á segulband en að
skrifa það.
Þegar um meiriháttar verk-
efni er að ræða, sem krefjast
úrlausnar er nauðsynlegt að
hafa nægan og samfelldan tíma
til umráða. Þetta getur gert
það nauðsynlegt að loka dyrun-
88
FV 6 1975