Frjáls verslun - 01.08.1978, Side 50

5. Þjálfa starfsfólkiö (og fram-
kvæmdastjórann) f að nota sem
allra fæst orð þegar skjöl með
upplýsingum eru skrifuð. Þessi
skjöl geta verið allt frá heilum síð-
um niöur í pappírsmiða á stærö við
eldspýtustokk.
6. Nauðsynlegt er að fækka
samtölum varðandi upplýsingar.
Staöliö upplýsingar. Það er oftar
hægt en talið er, sérstaklega ef
skipulega er að því staðið að
minnka orðaflóðið. Það er marg-
sannað mál að hægt er að koma
upplýsingum frá sér á nákvæm-
lega jafn virkan hátt í 10 orðum
sem í 100. Ástæðan er að sjálf-
sögöu sú að oftast eru 90 orð
óþörf. Trúið því ekki? — reynið. I
stað upplýsinga í mæltu máli,
heimtið þær skriflegar. Upplýsing-
arnar verða færri, — ástæðan er
sú að þær sem engu máli skipta
berast ekki lengur.
7. Látið einn ákveðinn starfs-
mann sjá um að taka við upplýs-
ingum frá framkvæmdastjóra og
koma þeim til einstakra starfs-
manna, þaö eru upplýsingar sem
ekki er talin þörf á að fylgja eftir
með viðtali, eða upplýsingar sem
flokkast sem forgangsatriöi nr. 3
eöa þar á eftir. Notið morgun-
fundina m.a. til þess að ganga úr
skugga um að starfsfólk hafi feng-
ið rétt skilaboð eða upplýsingar og
að það hafi skilið þau. ítrekiö þau
atriði sem grunur er á að ekki séu
nægilega vel skilin.
8. Látið ekki hraðann hlaupa
með starfsfólkið í gönur. Þótt
skipulega hafi verið staöið að því
að minnka fyrirferö upplýsinga,
fækka orðum og hraða miðlun
þeirra, má ekki láta það þróast upp
í svo mikla einföldun að upplýs-
ingarnar skiljist ekki. Fáið ein-
hvern utan fyrirtækisins til þess að
koma og reyna að skilja það sem
fram fer og þær upplýsingar sem
ganga á milli. Ef hann skilur ekki
neitt þarfnast málið endurskoðun-
ar vegna þess að þá skilur starfs-
fólkið ekki nema helminginn sjálft.
9. Notið örvarit við skipulagn-
ingu verkefna. Þau gera öllum
kleift að fylgjast meö því hvað
aörir eru að gera auk þess sem
þau stórauka afköst. Ef starfsfólk-
ið þekkir ekki kerfið, sendið það
umsvifalaust á námskeið. Tæknin
er einföld og auðlærð fyrir hvern
sem er. 10 stunda námskeið er
meira en nóg.
10. Hafið hugfast að með því að
taka jákvætt á málefnum og skýra
jákvæðu hliðar þess á undan þeim
neikvæðu, þótt þær neikvæðu séu
í meirihluta, þá á fólk auðveldara
með að skilja. Reyndar er taliö að
fólk sé helmingi fljótara aö skilja
málefni á þann hátt.
Þessi grein er mjög stutt. Til-
gangurinn er augljós. En með því
aö taka upp þessi einföldu atriði
þá er verið að bæta samband inn-
an fyrirtækis á þann hátt að gera
upplýsingar margfalt virkari. Upp-
lýsingar eru til alls fyrstar á þess-
um vettvangi. Nú eru eingöngu
þýðingarmiklar upplýsingar í
gangi og því eru þær teknar til
greina í stað þess að hafa mikið af
upplýsingum í gangi og engar
teknar til greina. Kerfið má endur-
bæta verulega, aðalatriðið er að
það sé sett í gang og síðan að-
lagöað þeim aðstæðum og þörfum
sem ráða í fyrirtækinu.
oo
VIO
SKULUM EKKI
HAFA HÁTT
enda
ALGJÖR ÓÞARFI
RINGMASTER
UMBOÐIÐ
RINGMASTER
INNANHÚSS TALKERFI
Fjölgun númcra og talrása eftir þörfum.
Einnig ódýrari útgáfa með allt að 20 númerum
og einni talrás.
Borð- og veggtæki ásamt tilheyrandi aukabúnaði.
Önnumst uppsetningu, viðhal(l og varahlutaþjónustu.
Radiostofan Þórsgötu 14 sími 14131
50