Sveitarstjórnarmál - 01.04.1991, Blaðsíða 21

SKJALAVARZLA
LÖG OG REGLUGERÐIR
ER VARÐA SKJALAMÁL
Svanhildur Bogadóttir, borgarskjalavörður
Fá lög varðandi skjalamál
Hér á eftir verður fjallað stuttlega
um íslenzk lög og reglugerðir
varðandi skjöl, skjalasöfn og
geymslutíma skjala. Umfjöllun
þessari er ekki ætlað að vera á
nokkurn hátt tæmandi, heldur að-
eins að kynna helztu lög á þessu
sviði.
Ekki er í íslenzkum lögum um
auðugan garð að gresja í þessum
efnum, sérstaklega ekki í sam-
bandi við skjalastjórn og grisjun,
enda eru það tiltölulega ný hugtök,
sem lítið hafa náð inn í lög ennþá.
í mörgum löndum, þar sem
skjala- og upplýsingastjórn hefur
náð lengra en hér, hafa verið sett
mörg og ítarleg lög varðandi skjöl
og varðveizlu upplýsinga. Dæmi
um það eru Bandaríkin, en þar
munu vera í gildi um 3.000 lög, er
varða skjöl og upplýsingar. Ef til
vill er sá fjöldi ekki beint til fyrir-
myndar, en fslendingar gætu þó
tekið sig á í þessum efnum.
Lög um umbúnað skjala
Þegar minnzt er á skjöl í ís-
lenzkum lögum, er algengast, að
verið sé að fjalla um, hvers konar
skjöl, pappírsgerðir og bækur sé
löglegt að nota, t.d. við bókhald
og ýmiss konar færslur, og hvernig
frágangi þeirra og umbúnaði skuli
háttað. Oft eru tilgreindar
ákveðnar geröir eða stæröir af
pappír og jafnvel með ákveðnum
eiginleikum, svo sem með góðri
endingu. Dæmi um slíkt er í þing-
lýsingalögum nr. 39 frá 1978. Þar
kemur m.a. fram, að:
„Sá, sem beiðist þinglýsingar,
skal afhenda dómara skjal í tvíriti,
frumriti og samriti. Það eintak,
sem dómara er ætlað, skal vera
ritað á haldgóðan pappír, sem
dómsmálaráðuneytið hefur löggilt
íþessu skyni." (5. gr.)
Ennfremur segir:
„Bækur þessar skulu allar vera
lausblaðabækur, en heimilt er þó
að hafa þær í spjaldskrárformi.
Dómsmálaráðuneytið ákveður
nánari tilhögun þeirra. Einnig get-
ur ráðuneytið ákveðið, að tölvu-
tækni skuli beitt við skráningu
þeirra upplýsinga, sem þinglýs-
ingabækur geyma..." (8. gr.)
Annað dæmi um ákveðnar regl-
ur í sambandi við skjalaumbúnað
er í reglugerð um bókhald nr. 417
frá 1982. Þar kemur m.a. fram, að
bókhaldsskyldum aðilum er heimilt
að nota laus kort, blöð eða önnur
hjálpargögn í stað innbundinna
bóka. Þetta er þó því skilyrði háð,
að þessi gögn séu hluti af skipu-
legu og öruggu kerfi. Þó veröa
sjóðsbók og efnahagsbók aö vera
fyrirfram innbundnar eða heftar og
tölusettar. (1. gr.)
Me&ferb og geymsla virkra
skjala
í lögunum eru einnig oft reglur í
sambandi við meðferð og geymslu
á skjölum í stofnunum, bæði á
meðan þau eru í notkun pg eftir að
síðustu færslu lýkur. f þinglýs-
ingalögunum nr. 39 frá 1978 er
dæmi um þetta, en þar eru bein
ákvæði um meðferð þinglýsinga-
skjalanna. Þar segir m.a.:
„Þau eintök þinglýstra skjala,
sem þinglýsingardómari heldur
eftir, skulu geymd í sérstökum
skjalahylkjum, og ákveður dóms-
málaráðuneytið gerð þeirra. Þeg-
ar skjali er aflýst, skal nema það úr
skjalahylki og leggja það í skjala-
safn dómara og síðar til annarra
skjalasafna eftir því, sem lög
mæla. "(10. gr.)
Einnig kemur fram, að með
reglugerö megi ákveða, að sér-
stakri tækni skuli beitt við vörzlu
skjala, svo sem með myndun
skjala á míkrófilmur. Þó er tekið
fram, að takmarka megi vörzlu
skjala með slíkum hætti viö
ákveðnar tegundir skjala. (10.
gr.)
Þetta kemur einnig fram í reglu-
gerðinni um bókhald, sem áður var
minnzt á. Þar segir t.d., að við
gerð ársreikninga skuli nákvæm
og fúllkomin lokun fara fram á
hverjum bókhaldsreikningi, og
skuli þeim síðan raðað í skipulega
röð og þeir innbundnir, heftir eða
á annan hátt lagðir í geymslubindi.
(2. og 3. gr.)
Geymslutími skjala
Það eru með öðrum orðum til
nokkuð ákveðin lög hér á landi um,
hvers konar pappír og bækur skuli
nota í fyrirtækjum og stofnunum. í
lögunum eru líka í ýmsum tilvikum
83