Sveitarstjórnarmál - 01.04.1991, Blaðsíða 23

SKJALAVARZLA
Gunnar Björnsson aö störfum á Borgarskjalasafni Reykjavíkur, en hann hefur umsjón
meö lesstofu og afgreiöslu safnsins.
Reglugerð um bókhald
Arið 1982 setti fjármálaráðherra
reglugerð um bókhald nr. 417/
1982. í henni er heill kafli, sem
fjallar um geymslutíma skjala, og
er í honum að finna helztu regl-
urnar, sem Islendingar hafa í sam-
bandi við geymslutíma skjala. Þar
er um að ræða 12. og 13. gr. í III.
kafla.
Í12. grein segir:
„Bókhaldsskyldum aðila er skylt
að geyma allar þær bækur, sem
fyrirskipaðar eru í lögum um bók-
hald, ásamt fylgiskjölum bók-
haldsins og þeim bréfum og sím-
skeytum og samritum bréfa og
símskeyta er varða atvinnu hans, í
7 ár frá því sfðast er ritað í bæk-
urnar og bréfin eða símskeytin
móttekin eða send.
Sami geymslutími gildir um laus
kort, blöð, örfilmur, hjálpargögn,
yfirlit, skriflegar lýsingar, afstemm-
ingargögn, strimla, staðgreiðslu-
sölulista og staðgreiðslusöluyfirlit
og önnur bókhaldsgögn, sem
fjallað er um f bókhaldslögum og
reglugerð þessari.
Þegar fylgiskjöl og gögn eru
mynduð á örfilmu, sbr. 13. gr.
þessarar reglugeróar, er þó nægi-
legt að samanlagður geymslutími
frumgagna og filmu sé ekki
skemmri en 7 ár.
Efnahagsbók skal þó ætíð varð-
veita í 25 ár. “
í 13. grein er síðan lýst ná-
kvæmlega reglum og skilyrðum í
sambandi við myndun gagna á
örfilmu, svo sem hvenær hún er
heimil og hvernig hún skuli fram-
kvæmd.
Skráning og meðferð
persónuupplýsinga
Ein lög í viðbót, sem fjalla um
meðferð, vörzlu og eyðingu per-
sónuupplýsinga, eru lög um
skráningu og meðferð persónu-
upplýsinga, en þau eru nr. 121 frá
1989.
í 1. gr. laganna kemur fram, að
lögin taka til hvers konar kerfis-
bundinnar skráningar og annarrar
meðferðar á persónuupplýsing-
um. Þau eiga við hvort sem skrán-
ingin er vélræn eða handunnin, og
er rétt að vekja athygli á því. Lögin
taka til skráningar af hálfu at-
vinnurekenda, fyrirtækja, félaga,
stofnana og til skráningar á vegum
opinberra aðila.
í 1. gr. kemur einnig fram, að
með kerfisbundinni skráningu
upplýsinga sé átt við söfnun og
skráningu ákveðinna og afmark-
aðra upplýsinga í skipulags-
bundna heild. Með persónuupp-
lýsingum er átt við upplýsingar,
sem varða einkamálefni, fjárhags-
málefni eða önnur málefni ein-
staklinga, stofnana, fyrirtækja eða
annarra lögpersóna, sem sann-
gjarnt er og eðlilegt, aö leynt fari.
I 4. gr. lagannna er tekið fram,
hvaða upplýsingar er óheimilt að
skrá. I III. og IV. kafla laganna er
fjallað um aðgang að skráðum
upplýsingum og um rétt skráðra
aðila til þess að fá vitneskju um,
hvaða upplýsingar eru skráðar um
þá sjálfa.
Hér verða lögin hins vegar ekki
rakin í heild, heldur einkum tekið
út það, sem viðkemur varðveizlu
og eyðingu upplýsinga.
í 27. gr. laganna segir, að kerf-
isbundin söfnun og skráning per-
sónuupplýsinga hér á landi til
geymslu eða úrvinnslu erlendis sé
óheimil, en þó geti tölvunefnd
heimilað hana, ef sérstaklega
stendur á.
í IX. kafla er síöan sérstaklega
fjallaö um skráningu upplýsinga
og varðveizlu þeirra. Þar kemur
fram í 28. gr., að beita skuli virkum
ráðstöfunum, sem komi i veg fyrir,
að upplýsingar séu misnotaðar
eða komist til óviðkomandi manna.
Þannig á að afmá upplýsingar,
sem vegna aldurs eða af öörum
ástæöum hafa glatað gildi sínu
miöað við það hlutverk, sem skrá
er ætlað að gegna. Skrár, sem sí-
fellt eru í notkun, skulu geyma
upplýsingar, sem á hverjum tíma
eru réttar, en úreltar upplýsingar
skal afmá.
Hins vegar er tekið fram, að
tölvunefnd getur leyft, að afrit eða
útskriftir úr skrám verði varðveittar
í Þjóðskjalasafni eða öðrum
skjalasöfnum með nánari ákveðn-
um skilmálum.
í 24. gr. er fjallað um meðferð og
varðveizlu á gögnum, sem verða til
við markaös- og skoðanakannanir,
og í 25. gr. segir, að dómsmála-
ráðherra geti í reglugerð sett nán-
ari ákvæði um vörzlu og meðferð
tölvugagna hjá þeim, sem annast
tölyuþjónustu fyrir aðra.
í X. kafla kemur fram, aö tölvu-
nefnd hefur eftirlit meö fram-
kvæmd laga þessara og að vegna
eftirlitsstarfa sinna hefur tölvu-
nefndin og starfslið hennar að-
gang án dómsúrskurðar að hús-
85