Frjáls verslun - 01.01.2013, Side 79

FRJÁLS VERSLUN 1. 2013 79
„Slökktu stundum
á hring ingunni í
símanum þínum
eða lokaðu að þér,
á eigin skrifstofu
eða í fundarher­
bergi, þegar þú þarft
næði.“
Fullyrt hefur verið, m.a. í grein
frá Harvard Business Review,
að það að hlaupa stöðugt úr
einu verkefni í annað kunni að
auka þann tíma sem þú þarft til
að klára hvert verkefni um allt
að 25% og því kann það að auka
árangur þinn sem og vinnu stað­
arins í heild ef sam vinna er aukin
með einhvers konar skipu lagi
þannig að af og til fái hver starfs ­
maður að vinna áreitis laust í ein­
hvern skilgreindan tíma, daglega
eða vikulega.
Meðalvinnutími Íslendinga er
tæpar 1.900 vinnustundir á ári
og ef hægt er að auka skilvirkni
og afköst með einhvers konar
áreitisstjórnun má hugsanlega
stytta vinnutíma fólks og/eða
auka rekstrarlegan árangur fyrir­
tækja.
Nýtum alla tækni til að auð­
velda okkur lífið en látum ekki
lífið snúast í kringum tæknina.
Tímastjórnun, orkustjórn-
un, útdeiling verkefna og
forgangsröðun
• Taktu stjórn og berðu
ábyrgð á tíma þínum og
skipulagi í vinnunni.
• Skoðaðu og greindu
í hvað tíminn þinn fer
í vinnunni. Skoðaðu
verk efni þín út frá því
hversu mikilvæg og/
eða áríðandi þau eru og
sjáðu til þess að sem
mest af tíma þínum fari í
mikilvægu málin.
• Prófaðu nýjar leiðir til
að byrja hvern dag, ekki
byrja á að sökkva þér í
tölvupóstsflóðið þannig
að það stýri tíma þínum.
Til dæmis er gott að
byrja hvern dag á að hug-
leiða hvað þú vilt fá út
úr deginum og hver séu
forgangsverkefni hans.

• Farðu vel yfir verkefni
þín og sjáðu hvort þú
getur ekki útdeilt ein-
hverjum þeirra og þá til
hverra.
Væntanlega koma á degi hverj­
um upp alls kyns mál og áreiti
þannig að planið gæti riðlast en
góð regla er að bóka sig aldrei
nema sem nemur um það bil
60% vinnutímans þannig að þú
hafir svigrúm til að bregðast við
öllu því óvænta sem kemur upp.
Hversu upplögð/upplagður
ertu þegar þú mætir í vinnuna
á hverjum degi? Hversu mikla
orku hefur þú fyrir daginn? Í
hvað seturðu orkuna þína?
Líkamlega, andlega, hugræna
og andlega? Það er erfitt að
ná miklum árangri í vinnunni
ef þú sinnir þér ekki vel utan
vinnunnar, t.d. með nægum
svefni. Eins er ekki gott ef orka
þín lekur í allt það sem þú getur
pirrað þig á í stað þess að taka
ábyrgð á að gera það sem í
þínu valdi stendur til að koma
því í lag.
Verkefnastjórnun og
fundastjórnun
• Með þverfaglegu
skipu lagi eins og nú
tíðkast mjög víða á
vinnustöðum er líklegt
að þú takir þátt í ansi
mörgum verkefnum. Á
sumum berð þú ábyrgð
en ert aðeins þátttakandi
í öðrum. Eru öll verkefni
sem þú tekur þátt í vel
skilgreind; hvað á að
koma út úr þeim, hver
ber ábyrgð á hverju;
hvert á framlag hvers
aðila í verkefnateyminu
að vera; hvenær á verk-
efninu að vera lokið;
hvernig verður árangur
þess mældur?
• Skoðaðu hvort þú sért
hugsanlega með að -
komu og/eða ábyrgð á
of mörgum verkefnum
og hvernig þú getur stýrt
þeim tíma sem þú setur
í þau og það áreiti sem
þú verður fyrir frá þeim
eftir því hver ábyrgð þín
á verkefninu er.
• Væntanlega færðu boð
um að mæta á marga
fundi, bæði tengda
verkefnum og öðrum
mál um. Það er ekki
nóg að auka bara gæði
hvers fundar með góðri
fundarstjórnun sem felst
t.d. í fyrirfram ákveðinni
dagskrá, skipulegum
umræðum og ritun
fundargerða – heldur
þarf líka að skoða hvort
allir fundir sem þú færð
boð á séu þess eðlis að
tíma þínum sé vel varið í
að sækja þá.
• Skoðaðu vel tilgang
hvers fundar og boðaða
dagskrá áður en þú
samþykkir fundarboðið,
er öruggt að þú þurfir að
vera á fundinum? Betra
er að hafna fundarboði
en samþykkja og mæta
svo ekki.
Einkalífið og sjálfið
• Ef þú lifir til að vinna í
stað þess að vinna til að
lifa er vert að benda á að
mikið hefur verið ritað
um það, að starfsfólk
sem á sér líf utan vinnu,
er alla jafna betra starfs-
fólk.
• Þeir sem taka t.d.
þátt í íþróttum og/eða
félagsstörfum eru jafnan
markvissari í störfum
sínum, þjálfaðri í að eiga
í samskiptum við alls
konar fólk, eru alla jafna
sveigjanlegri, úrræða-
betri og meira skapandi.
• Jafnvel þótt þú sért
í skemmtilegu starfi
sem gefur þér mikið er
af mörgum ástæðum
mikilvægt að passa að
sinna líka vel þeim hluta
lífsins sem fer fram utan
vinnunnar, bæði til að
verða betri starfsmaður
og til að eiga innihalds-
ríkara líf.
Markþjálfun
• Ef þér tekst ekki á eigin
spýtur að verða betri í
ofangreindum þáttum
skora ég á þig að fá þér
bandamann, einhvern
sem ýtir við þér og
minnir þig á, til dæmis
samstarfsmann sem þú
treystir eða markþjálfa.
• Á heimasíðu Félags
markþjálfunar á Íslandi,
www.markthjalfun.is,
segir um markþjálfun:
„Markþjálfun gefur
fólki tækifæri á að skoða
sjálft sig, störf sín og
hegðun í fullum trúnaði
með annarri manneskju
sem til þess hefur hlotið
sérstaka þjálfun. Það
er þroskandi, lærdóms-
ríkt og skemmtilegt.
Markþjálfun getur hjálp-
að einstaklingi að ná
betri árangri í lífi og starfi
og getur bætt almennt
samskipti hvort sem er
í vinnu eða einkalífi og
aðstoðað einstaklinga
við að ná markmiðum og
aukið lífshamingju.“
„Prófaðu nýjar leiðir
til að byrja hvern
dag, ekki byrja á að
sökkva þér í tölvu­
póstsflóðið þannig að
það stýri tíma þínum.
Til dæmis er gott að
byrja hvern dag á að
hugleiða hvað þú vilt
fá út úr deginum.“