Ráðunautafundur - 15.02.1998, Side 260

252
lýsingakerfi og til þess að aðstoða stjórnendur og starfsfólk leiðbeiningaþjónustunnar við að
hrinda gæðastjórnunarkerfi í framkvæmd.
Óhætt er að fullyrða að Lotus Notes kerfið hefur farið sigurför um heiminn á þessum
áratug. Rétt notkun kerfisins hefur gert fyrirtækjum af öllum stærðum og gerðum mögulegt að
koma upp stöðluðu hópvinnu- og skjalavörslukerfi. Það hefur auðveldað starfsfólki störfin,
m.a. með liðsvinnu og jafnframt veitt nauðsynlega yfirsýn yfir starfsemina. Dæmi um fyrir-
tæki og stofnanir hér á landi sem nota Notes eru Flugleiðir hf., Eimskipafélagið hf., Iðntækni-
stofnun, Ríkisskattstjóraembættið og ráðuneytin.
í fáum orðum má skilgreina Lotus Notes sem verkfœri til að safna, skipuleggja og
miðla þekkingu og upplýsingum. Það er einmitt þetta notagildi Notes sem gerir það að því
hjálpartæki sem það er. Það heldur ekki aðeins utan um upplýsingar heldur þekkingu, sem
verður til innan fyrirtækja. Með skipulögðum og öguðum vinnubrögð starfsfólks fer af-
raksturinn (skjöl) inn í mótaðan farveg, sem unnt er að virkja. Með þessu verður til þekking.
Þessi þekking er aðgengileg öllu starfsfólki með lítilli fyrirhöfn í daglegum störfum þess. Eitt
af því sem gerir þessa stöðluðu og víðtæku upplýsingasöfnun mögulega er hópvinnukerfi.
Skilgreining á hópvinnukerfi er:
Hópvinnukerfi er samtvinnað pósti og skilaboðum á rafrcenan hátt á milli hópa innan
fyrirtœkja og milli fyrirtœkja. Hópvinnukerfi er jafn heillandi samskiptamáti og það er
vegna þess að það veitir fyrirtœkjum og einstaklingum tœkifœri til að miðla upp-
lýsingum og þekkingu í gegnum tímabelti, landsvœði og netkerfi. Það dregur saman
sameiginlega þekkingu sem finnst í ómótuðum upplýsingabrunnum eins og ritvinnslu-
skjölum, tölvupósti og faxi. Fyrirtœki sem nota hópvinnukerfi sjá að þœr hindranir sem
áður voru á góðri hópvinnu falla um sjálfar sig. (Ur notendahandbók GoPro frá Hug-
viti).
Lotus Notes nýtist vel sem hópvinnukerfi, m.a. vegna öflugrar tækni við að spegla
gagnasöfn á tveimur fjartengdum stöðum. Þetta gerir mögulegt að koma upp dreifðum gagna-
söfnum á mörgum stöðum, sem eru spegluð reglulega í gegnum símakerfið. Þegar speglun er
lokið er til nákvæmt affit af gagnasafninu á tveimur stöðum. Meðan unnið er í Notes þarf ekki
að vera beintenging fyrir hendi. Kerfið heldur utan um allar breytingar í gagnasafninu og
sendir þær síðan yfir þegar gagnasöfnin eru spegluð. Þetta hefur þann stóra kost að enginn
tími fer í hjá notendum að dreifa efni til annarra heldur sér kerfið um það sjálfkrafa.
BRUNNAR BÆNDASAMTAKA ÍSLANDS
Gagnasöfn í Lotus Notes, sem hér er lýst að framan, hafa fengið nafnið brunnar á íslensku.
Brunnar í Notes geta verið fjölmargir, allt eftir óskufn hvers fyrirtækis. Nokkur fýrirtæki hér á
landi hafa sérhæft sig í gerð og aðlögun á brunnum í Notes fyrir íslensk fyrirtæki og skal þar
helst nefna fyrirtækin Hugvit hf. og Nýherja hf. Ekki þarf mjög mikla lölvukunnáttu til að
hanna eigin brunna til að meðhöndla skilaboð og skjöl. Þeir upplýsingarhrunnar sem Bænda-
samtök íslands hafa tekið í notkun eru eftirfarandi: