Ráðunautafundur - 15.02.1998, Page 262

254
landbúnað. Það efni sem brunnurinn geymir er síðan auðvelt og fljótlegt að halda við þannig
að þar finnist ætíð nýjustu upplýsingar á hverjum tíma. Ábyrgðarmenn verða settir yfir
ákveðna efnisflokka og með sjálfstæðri liðsvinnu á þessi endurnýjun efnis að eiga sér stað án
mikillar fyrirhafnar eða kostnaðar.
LOKAORÐ
í þessu erindi hef ég reynt að gera grein fyrir hópvinnu- og skjalavörslukerfinu Lotus Notes
og með hvaða hætti nýta má það við gæðastjórnun í leiðbeiningaþjónustu landbúnaðarins. Til
þess að unnt sé að hrinda gæðastefnu í framkvæmd verður hún þó að vera fyrir hendi. Brýnt
er að vinna að gerð hennar á næstu misserum og búa til skýra framtíðarsýn fyrir leiðbeininga-
þjónustuna alla.
Verkfærin eru þó fyrir hendi og til þjónustu reiðubúin. Lotus Notes kerfið og brunnar
þess henta vel til þess að fylgja eftir gæðastefnu innan fyrirtækja, eins og ég hefi lýst hér á
undan. Lotus Notes kerfið er þó ekki venjulegt tölvuforrit svo sem Microsoft Word eða Excel.
Með notkun þess þurfa notendur að tileinka sér alveg nýjan og agaðri hugsunarhátt í með-
höndlun verkefna og skjala. Og það er einmitt þessi nýju vinnubrögð sem hvetur starfsfólk til
að beita aðferðum gæðastjórnunar. Lotus Notes og gæðastjórnun eiga því það sameiginlegt að
bæta gæði og jafnframt ekki síður að tryggja gæði, stuðla að hópvinnu, bæta verkefnastýringu
og auðvelda skjalastýringu. Og síðast en ekki síst stuðlai' það að markvissari vinnubrögðum
allra til að ná settum markmiðum fyrir heildina. Kunnátta og vinna alls starfsfólk við úrlausn
mála býr til sameiginlegan þekkingarbrunn fyrirtækisins, sem verður mikilvæg auðlind þess.
Ég er þess fullviss að ef mótuð er vönduð gæðastefha og Lotus-Notes kerfið er notað
sem verkfæri við gæðastjórnun á leiðbeiningaþjónustan glæsta framtíð fyrir sér.
HEIMILDIR
Gæðastjórnun, Gæðastjórnunarfélag Islands.
Leiðir í gæðastjórnun, Runólfur Smári Seinþórsson, Framtíðarsýn, 1993.
Notendahandbók GoPro, Hugvit, 1997.
Teach yourself Lotus Notes 4, Bill Kreisle, MIS Press, 1996.