Bókasafnið - 01.01.2004, Page 32

ýmsir aðilar sem talið var að gætu átt hagsmuna að
gæta að safnið hefði skýra sýn á upplýsingarþarfir
framtíðarinnar. í Borgarnesi áttu menn að sjá fyrir sér
hvernig safnið ætti að líta út eftir 5 ár og hvað þyrfti
að gera til að ná þeirri framtíðarsýn. í reynd varð
hugmyndaregnið mikið og heim komum við með 92
hugmyndir sem lagðar höfðu verið fram af þessum
hópi, þeim hafði verið forgangsraðað og menn reynt
að átta sig á hver væri vilji þessa hóps varðandi
framtíðarsýn og forgangsröðun. Niðurstöðurnar voru
síðan lagðar fram í stefnumótunarskjali sem ber
heitið Þekkingarveita á norðurslóð.
Með öll þessi gögn í höndum var næst að hefja
þriðja þrepið í vinnslu stefnu og aðgerða en það var
að kortleggja þau verkefni sem verið var að vinna í
safninu sjálfu eða þurfti að vinna. Þessi verkefni voru
mjög mislangt komin. Sum voru rétt á hugmynda-
stigi en önnur höfðu lent í biðstöðu vegna tímaskorts
eða fjárskorts og með þessari kortlagningu stækkaði
hugmyndabankinn enn meir og verkefnaáætlunin
stækkaði jafnt og þétt.
Ný stjórn tók við í nóvember 2002. Formaður
hennar er Hörður Sigurgestsson en aðrir í stjórninni
eru Anna Soffía Hauksdóttir og Hjalti Hugason full-
trúar Háskólans, Eydís Arnviðardóttir fulltrúi Upp-
lýsingar og Vilhjálmur Lúðvíksson fulltrúi Vísinda-
ráðs. Þegar ný stjórn tók við, var vinna við stefnu-
mótun komin nokkuð á veg, búið var að skilgreina
framtíðarsýn og meginþætti stefnunnar og verið var
að forgangsraða verkefnum. Stjórnin samþykkti
síðan stefnu safnsins í mars 2003 og var stefnan
ásamt aðgerðáætlun birt undir heitinu: Þekkingarveita
á norðurslóð: Markmið og aðgerðir 2003-2006.
í því skjali er sett fram í hnotskurn framtíðarsýn
safnsins næstu 3-4 árin og meginmarkmið safnsins á
þessum tíma.
Framtíðarsýn
Landsbókasafn íslands - Háskólabókasafn er horn-
steinn í öflun, varðveislu og miðlun þekkingar um
íslenskt samfélag og á sviði vísinda og fræða. Safnið
er þekkingarveita sem vinnur að því að veita faglega
upplýsingaþjónustu um íslenskt samfélag og tryggja
að íslendingar standi jafnfætis öðrum þjóðum hvað
varðar aðgengi að hvers kyns þekkingu og upplýs-
ingum.
Markmið
• Að efla safnið sem þjóðbókasafn og bókasafn
Háskóla íslands.
• Að auka fjölbreytni í þjónustu safnsins og bæta
hana.
• Að skerpa ímynd safnsins sem þekkingarveitu og
efla hlutverk þess sem forystuafls meðal íslenskra
bókasafna.
• Að efla safnið sem eftirsóttan vinnustað.
Þessum markmiðum en síðan fylgt eftir með
aðgerðaáætlun þar sem tiltekin eru fjölmörg verkefni
sem safnið vill vinna til að koma þessum megin-
markmiðum í framkvæmd. Þar komu inn mjög
margar af þeim hugmyndum sem fram höfðu komið
í stefnumótunarvinnunni og sömuleiðis þau verkefni
sem starfsfólk hafði talið upp sem nauðsynleg eða
æskileg.
í þeirri vinnu sem unnin var við stefnumótun var
jafnframt hugað að nauðsynlegum nýjungum í
skipulagi safnsins. í lögum um Landsbókasafn eru
ákvæði sem segja fyrir um að skipurit og deildar-
skipting skuli ákveðin í reglugerð um safnið og í
reglugerð voru tilgreindar sex deildir, aðfangadeild,
skráningardeild, upplýsingadeild, útlánadeild, hand-
ritadeild og þjóðdeild. Þessi deildaskipting er ýmist
eftir tegund safnkosts eða eftir starfsemi og var
forstöðumaður yfir hverju sviði. Safnráð var eini
sameiginlegi vettvangur yfirstjórnar (landsbókavarðar,
aðstoðarlandsbókavarðar og fjármálastjóra), forstöðu-
manna deilda og starfsmannastjóra. Safnráð var hins
vegar aðeins samráðsvettvangur og sömuleiðis höfðu
forstöðumenn ekki neitt fjárhagslegt vald og gátu
ekki samþykkt fjárframlög til einstakra verkefna
innan safnsins
Stjórnunarkerfi safnsins hafði ekki tekið miklum
breytingum frá því safnið hafði tekið til starfa og til
dæmis höfðu sömu aðilar gegnt forstöðumanns-
hlutverkunum frá árinu 1994. Árið 1999 hafði þó verið
gert nýtt skipurit þar sem fjármálastjóri fékk í sinn
hlut umsjón með starfsmönnum í skrifstofuhaldi,
rekstri húss og öðrum þáttum sem voru rekstrar-
tengd og aðstoðarlandsbókavörður tók við mannafor-
ráðum í kerfisþjónustu og tölvumálum, bókbandi,
myndastofu og viðgerðum, en ekki varð sjáanleg
breyting á hlutverki forstöðumanna né annarra
stjórnenda.
Forstöðumenn deildanna sex, höfðu ekki nema
takmarkaða ábyrgð á starfsemi sinna deilda, til
dæmis gerðu þeir ekki fjárhagsáætlanir og höfðu ekki
í höndum rekstraráætlun eða kostnaðaráætlun um
þá fjármuni sem þeir mættu nota til verkefna innan
sinna deilda. Fjármálastjórn var í einu og öllu í
höndum yfirstjórnar og hvorki safnráð né forstöðu-
menn gerðu áætlanir um kostnað við verkefni safn-
sins. í starfsemina vantaði því hvatningu til hagræð-
ingar og meðvitund starfsmanna um hvað hlutirnir
kosta og hvernig mætti nýta hagræðingu til að ná
fram fleiri verkefnum.
Vorið 2003 hófst mikil vinna við að greina þarfir,
ræða við starfsfólk og móta á hvern hátt starfsemi
safnsins og hin nýja stefna gæti best endurspeglast í
skipuriti sem er í raun aðeins umgjörð um starf-
semina og skilgreiningar á boðleiðum. Ráðgjafar við
þetta verk var fyrirtækið Alta undir stjórn Halldóru
Hreggviðsdóttur og Runólfur Smári Steinþórsson,
30
BÓKASAFNIÐ 28. ÁRG. 2004