Frjáls verslun - 01.08.1978, Page 49

stiórnun
Er sambandsleysi
innan fyrirtækisins?
Upplýsingastreymi innan fyrir-
tækis er forsenda þess að sam-
starf sé virkt. Víða er pottur brot-
inn í þessum efnum. Með því að
taka upp það boðkerfi í 10 skref-
um sem lýst er í þessari grein, má
leysa þetta stjórnunarvandamál á
einfaldan og fljótlegan hátt. Sé
rétt að staðið lætur árangurinn
ekki á sér standa.
Öll stjórnun byggir á upplýsingum.
Ákvarðanir eru teknar á grundvelli
þeirra upplýsinga sem fyrir liggja.
Því minni og óskipulegri upplýs-
ingamiðlun sem býr að baki, því
meiri líkur eru á því að teknar séu
rangar ákvarðanir. Það er því ekki
út í hött að halda því fram, að
framkvæmdastjóri sem verði tíma
sínum, að einhverju leyti, til þess
aö endurbæta upplýsingastreymi í
fyrirtæki sínu, gerði varla annað
þarfara þá stundina. Hann mundi á
þann hátt spara bæði dýrmætan
tíma, peninga og óþarfa snúninga
starfsfólksins. En þaö er einmitt
það sem einkum fer forgörðum
þegar réttar upplýsingar ná ekki til
réttra aðila á réttum tíma.
Sérfræðingar hafa skipt í 5
flokka þeim ástæðum sem einkum
valda því að upplýsingastreymi er
ófullnægjandi innan fyrirtækis.
1. Upplýsingar sem berast fram-
kvæmdastjóra eru ekki flokkaðar
eftir mikilvægi. Vegna þess að ekki
er um greiningu eftir forgangi að
ræða, en það krefst ákveðins
skipulags, er framkvæmdastjórinn
ef til vill að vasast í málum sem
hafa litla þýðingu á meðan önnur
mikilvægari líða fyrir það að skjöl
með upplýsingum sem þau varða,
lenda of neðarlega í bunkanum á
skrifborðinu. Það skiptir einnig
máli hvernig þessar upplýsingar
eru fram settar. Sé ekkert skipulag
á þvi hvernig ganga skuli frá upp-
lýsingum getur gildi þeirra orkað
tvímælis.
2. Of mikið ónæði. Sú kórvilla
virðist vera furðu algeng að fram-
kvæmdastjóri fyrirtækis eigi alltaf
að hafa tíma til að spjalla við
starfsfólk um eitt og annaö í sam-
bandi við reksturinn og jafnvel
honum óviðkomandi. Upplýsingar
sem honum berast á þennan hátt
eru yfirleitt óskipulegar og gildi
þeirra er ekki í neinu samræmi við
þann tíma sem tekur að sinna
þeim. Tími framkvæmdastjórans til
þess aö einbeita sér að mikilvæg-
ari málum er þannig meira og
minna gerður óvirkur.
3. Of margir milliliðir. Gildi upp-
lýsinga rýrnar yfirleitt í jöfnu hlut-
falli viö fjölda þeirra milliliöa sem
við sögu koma. Nauðsynlegt er að
sá sem upphaflega hefur í fórum
sínum mikilvægar upplýsingar,
komi þeim sjálfur á framfæri við
framkvæmdastjórann. Eigi það að
takast verða þessar upplýsingar
að vera í skriflegu formi, að svo
miklu leyti sem það er unnt. Að
öðrum kosti gæti svo farið að
framkvæmdastjórinn drukknaði í
viðtölum.
4. Persónubundin hégóma-
girnd. Sá sem kemur upplýsingum
á framfæri gæti haft tilhneigingu
til þess að fylgja þeim eftir sjálfur í
því skyni að sýna fram á hve þær
séu mikilvægar. Sá hinn sami
gæti, af sömu hvötum, stórlega ýkt
mikilvægi upplýsinganna. tilgang-
urinn í báðum tilfellum er að sýna
framkvæmdastjóranum fram á hve
starfsmaðurinn sé mikilvægur, —
upplýsingarnar lenda í 2. sæti.
5. Engin nákvæm skilgreining
finnst í fyrirtækinu á því hvað
„áríðandi" og „mikilvægt" þýði í
raun og veru. Nauösynlegt er að
þau hugtök séu skýrð og að allir
starfsmenn skilgreini þau á sama
hátt.
Endurbæturnar
Eftirfarandi atriði ber að taka
fyrir í réttri töluröð:
1. í lok hvers vinnudags ætti
hver stjórnandi að gera lista yfir
þau verkefni sem bíða morgun-
dagsins. Verkefnum verður að
raöa eftir mikilvægi í forgangsröð
1, 2, 3, o.s.frv. Að morgni næsta
dags verður að fara yfir listann og
endurmeta með tilliti til þess sem
þá liggur fyrir. Engin þörf er á því
að hafa eingöngu á listanum þau
verkefni sem hægt er að Ijúka á
einum degi. Skiptið verkefnum
þess í staö niður í áfanga fyrir
hvern dag.
2. í lok hvers vinnudags þarf að
eyða nokkrum mínútum í það að
skrifa niður nöfn þeirra sem nauð-
synlegt er að ræða við daginn eftir.
Skrifiö einnig niður í stórum drátt-
um um hvað skal ræða.
3. Takið upp morgunfundi með
starfsliðinu. Látið það veröa það
fyrsta sem gert er í byrjun hvers
vinnudags. Þessi fundur á að taka
nákvæmlega 10 mínútur, ekki
einni mínútu meir. Hafið ekki stóla
fyrir fundarfólk, látið það standa.
Hver og einn þarf að hafa tilbúið á
blaði það sem hann ætlar að
minnast á. Þessir fundir eru ekki
hugsaðir til þess að leysa aðra
fundi af hólmi, en þeim er ætlað að
ydda stefnu fyrirtækisins og gera
dagsstarfið markvissara.
4. Áætla starfsfólkinu ákveðinn
tíma á hverjum degi til þess að fara
yfir störf þess með framkvæmda-
stjóra. Þessi tími á að vera fastur á
degi hverjum og taka 5—10 mín-
útur.
49