Sveitarstjórnarmál - 01.04.1991, Page 22

SKJALAVARZLA
ákvæöi um aögang opinberra aö-
ila aö gögnum til eftirlits, svo sem
aögang skattstjóra. Á hinn bóginn
er mjög sjaldan minnzt á
geymslutíma skjala. Þetta kemur
t.d. fram í lögum um tekju- og
eignarskatt nr. 75 frá 1981. Þar er
tekið mjög skýrt fram, hverjir hafi
aögang aö hvaöa gögnum fyrir-
tækja, en hins vegar er hvergi
minnzt á, í hversu langan tíma
þessi gögn þurfi aö vera fyrir hendi
til eftirlits.
Þetta gæti komið til af því, aö
þaö er fyrst á síöustu árum, sem
fariö er að íhuga skipulagða
stjórnún og grisjun skjala. Þaö var
varla hugsað um þessi mál áöur
fyrr, enda pappírsframleiöslan þá
minni. Þaö var taliö sjálfsagt aö
geyma öll skjöl, hvaöa nafni sem
þau nefndust, þangað til ... einn
góðan veöurdag var geymslan í
kjallaranum eöa á háaloftinu orðin
full og nauösynlegt aö gera vor-
hreingerningu og fleygja einhverju
af þessu „gamla drasli" burt. Til-
tektirnar vildu oft veröa anzi tilvilj-
anakenndar, og mörg mikilsverð
skjöl fóru stundum forgörðum.
Á þeim upplýsingatímum, sem
viö nú lifum á, er á hinn bóginn
oröið mikilvægara aö skipuleggja
geymslu skjala og gagna og eyöa
þeim skjölum, sem ekki er talin
þörf fyrir og teljast ekki hafa sagn-
fræðilegt gildi. Því hefur nú aukizt
á undanförnum árum, að sett séu
í lög og reglugeröir ákvæöi um
lögbundinn geymslutíma ákveö-
inna skjalategunda. Þessi
geymslutími er yfirleitt sá sami og
kemur fram í bókhaldslögunum.
Skilningur löggjafans er því greini-
lega farinn aö aukast á þessum
málum.
Dæmi um slíkt er t.d. í reglugerö
um launabókhald í staögrelöslu nr.
539 frá 1987. Þar kemur fram [ 5.
grein, aö staögreiðslulaunabækur
ásamt fylgjskjölum skuli varöveita
í sjö ár, frá því aö bækurnar,
reikningarnir og yfirlitin voru síöast
færö. Þetta er samhljóöa ákvæö-
um í bókhaldslögunum, en samt
gott, aö þetta skuli vera ítrekaö í
nýjum lögum og reglugerðum.
Einna ítarlegast er fjallað um
Renniskápar í geymslum Borgarskjala-
safns.
geymslutíma skjala í bókhaldslög-
unum frá 1968 og í reglugerð um
bókhald frá 1982.
Bókhaldslögin
Þau lög, sem oftast er stuözt við
[ sambandi viö geymslutíma, eru
lög um bókhald nr. 51 frá 1968, og
eru þau helztu lögin um þetta efni.
Segja má, aö bókhaldslögin séu
nokkuö skýr og ótvíræö. í þeim er
fjallaö vandlega um, hvers konar
bækur og blöö sé leyfilegt aö nota
í bókhaldi og hvernig skuli gengiö
frá þeim og fært inn, til þess aö
þetta sé allt saman löglegt.
í lögunum er fjallaö allítarlega
um, hvaða bókhaldsbækur er skylt
aö færa og hvaða reikninga beri aö
færa, þannig aö rekja megi viö-
skipti og notkun fjármuna. Einnig
er fjallað um uppgjör og frágang á
því.
Hins vegar hafa þessi bók-
haldslög ekki eingöngu aö geyma
reglur varöandi bókhaldsgögn,
heldur einnig um margar aörar
skjalageröir fyrirtækja og stofnana.
í 15. grein laganna segir m.a.:
„Enn fremur er hverjum bók-
haldsskyldum aðila skylt aö geyma
í skipulegri röð öll bréf og sím-
skeyti, er honum berst viðkomandi
atvinnu hans, og enn fremur að
halda eftir samriti af öllum þeim
bréfum og símskeytum, er hann
ritar og sendir öörum viðkomandi
atvinnunni, og geyma eftir sömu
reglum. “
Síðan koma beint í framhaldi af
þessu, ( 16. grein, nákvæmar
reglur um geyfnslutíma þessara
gagna. Þar segir:
„Allar þær bækur, sem fyrirskip-
aöar eru í lögum þessum, ásamt
fylgiskjölum, svo og bréf þau og
símskeyti, samrit bréfa og sím-
skeyta, sem um ræöir í næstu grein
hér á undan, skulu geymd í 7 ár frá
því síöast er ritaö í bækurnar og
bréfin eöa símskeytin móttekin eöa
send.
Ráöherra getur meö reglugerð
heimilað, aö geymsla á filmu eða
annarri jafngóðri eftirmynd viö-
komandi bókar eöa skjals komi aö
nokkru eöa öllu leyti í staö geymslu
bókarinnar sjálfrar eöa skjalsins.
Samanlagður geymslutfmi frum-
gagna og eftirmyndar má aldrei
vera skemmri en 7 ár.
Efnahagsbók skal ætíö varöveita
í 25 ár. “
Samkvæmt íslenzkum lögum
virðist því vera nauðsynlegt aö
geyma flest gögn fyrirtækja í a.m.k.
sjö ár, nema efnahagsbók á aö
geymast ( minnst 25 ár. Þetta
myndi þýöa, aö gögn frá árinu
1991 yröi aö geyma a.m.k. til árs-
ins 1999. Athyglisvert er, aö
heimilaö skuli vera aö geyma þessi
gögn á filmu í staö þeirra sjálfra.
84