Sveitarstjórnarmál - 01.04.1991, Page 24

SKJALAVARZLA
næöi, þar sem skráning fer fram
eöa þar sem skráningargögn eru
varöveitt eöa þau eru tii vinnslu.
Tölvunefnd getur lagt fyrir aöila aö
hætta skráningu eöa láta ekki öör-
um í té upplýsingar úr skrám sín-
um eöa gögnum, enda gangi
skráningin eöa upplýsingagjöf í
berhögg viö ákvæði laga þessara
að mati tölvunefndar. Þá getur
tölvunefnd og, aö sömu skilyröum
fullnægöum, mælt svo fyrir, aö
upplýsingar í skrám veröi afmáðar
eöa skrár í heild sinni eyðilagöar.
(33. gr.)
Eins og sést á þessu, er þaö
tölvunefnd, sem ræöur miklu um
geymslu og eyöingu tölvugagna.
Því er hægt aö ráðleggja þeim,
sem eru í einhverjum vafa um
þessi mál, aö hafa samband viö
nefndina og fá leiðbeiningar frá
henni.
Lög um Þjóöskjalasafn
íslands
Áriö 1985 voru sett ný lög um
Þjóðskjalasafn nr. 66/1985, sem
eru mun ítarlegri en fyrri lög og
gera ráö fyrir því sem virkari aðila
I skjalamálum landsins.
f lögunum er skilgreint hlutverk
safnsins, en þaö er „söfnun og
varðveisla skjala og annarra
skráðra heimilda þjóðarsögunnar
til notkunar fyrir stjórnvöld, stofn-
anir og einstaklinga til þess að
tryggja hagsmuni og réttindi þeirra
og til notkunar við vísindalegar
rannsóknir og fræðiiðkanir" (3.gr.)
Skjöl eru einnig skilgreind í lög-
unum:
„Þegar talaö er um skjöl og
skráðar heimildir í lögum þessum
er átt við hvers konar gögn, jafnt
rituö sem í öðru formi, er hafa að
geyma upplýsingar og oröið hafa
til við starfsemi á vegum stofnunar
eða einstaklings hvort sem um er
að ræða skrifleg gögn, uppdrætti,
Ijósmyndir, filmur, örglærur, hljóð-
upptökur, gataspjöld, segulbönd
eða önnur hliðstæð gögn.“ (3.
gr.)
Hlutverki Þjóöskjalasafns er
vandlega lýst í 4. gr. laganna, en
þaö er m.a. aö heimta inn og
varöveita skjöl þeirra aðila, sem
eru afhendingarskyldir, að líta eftir
skjalasöfnum afhendingarskyldra
aðila, láta þeim I té ráðgjöf, gefa út
leiðbeiningar um skjalavörzlu og
tölvuskráningu og ákveöa ónýt-
ingu skjala, sem ekki er talin
ástæöa til aö varðveita til fram-
búöar, aö gangast fyrir fræðslu um
skjalavörzlu fyrir fólk, sem á að
annast skjalavörzlu í opinberum
stofnunum, og aö koma upp
handbókasafni um skjalfræðileg
og sagnfræðileg efni, svo eitthvaö
sé nefnt.
Vissum aöilum ber aö afhenda
skjöl sín Þjóðskjalasafni til varö-
veizlu, svo sem embætti forseta
íslands, Alþingi, Hæstarétti,
Stjórnarráöinu og þeim stofnunum,
sem undir þaö heyra, svo og öör-
um stofnunum ríkisins, fyrirtækjum
f eigu ríkisins, félagasamtökum,
sem fá meirihluta rekstrarfjár síns
Ester G. Westlund annast inntærstur og
upprööun á skjölum byggingarnefndar
Reykjavikur, en þau eru varðveitt á
Borgarskjalasafni. Svanhildur Bogadóttir
tók myndirnar, sem með greininni birtast.
meö framlagi á fjárlögum, og fé-
lögum, sem njóta verulega styrks
of opinberu fé.
í lögunum er einnig fjallaö um
héraðsskjalasöfn sveitarfélag-
anna. Um þau segir m.a.:
„Þar sem héraðsskjalasöfn
starfa skulu renna til þeirra skjöl
sýslunefnda, bæjarstjórna,
hreppsnefnda og hreppstjóra á
safnsvæöinu. Þangað skulu einnig
renna embættisskjöl allra stofnana
og starfsmanna á vegum þessara
aðila, skjöl félaga og samtaka, sem
njóta verulega styrks af opinberu
fé og starfa eingöngu innan um-
dæmis héraðsskjalasafnsins. “ (14.
gr.)
Ef sveitarfélög eru ekki aðilar aö
héraðsskjalasöfnum, ber þeim aö
afhenda skjöl sín Þjóöskjalasafni.
Safninu er líka heimilt aö taka viö
gögnum annarra en afhendingar-
skyldra aðila, svo sem skjölum
einkafyrirtækja og einstaklinga.
í lögunum engert ráö fyrir, að
skilaskyld skjöl skuli aö jafnaði ekki
afhenda Þjóöskjalasafni síöar en
þegar þau hafa náö þrjátíu ára
aldri.
Þar kemur einnig fram, aö af-
hendingarskyldum aðilum er
óheimilt aö ónýta nokkurt skjal í
skjalasöfnum sínum nema meö
heimild Þjóöskjalasafns eöa sam-
kvæmt sérstökum reglum, sem
settar veröa um ónýtingu skjala.
Forstööumenn skilaskyldra stofn-
ana bera ábyrgö á skjalavörzlu
stofnananna, og eru afhendingar-
skyldir aöilar skyldugir aö hllta fyr-
irmælum Þjóöskjalasafns um
skráningu, flokkun og frágang
skjala. Llklega mun þetta veröa
skilgreint nánar I reglugerö síðar.
Ný skjalavistunarkerfi og skjala-
geymslur afhendingarskyldra aöila
skulu samþykkt af Þjóðskjalasafni,
áður en þau eru tekin I notkun.
Lögin eru mjög skýr I sambandi
við afhendingarskylda aöila, en ef
til vill vantar skýrari ákvæöi varö-
andi aöra aöila og aö þaö sé Ijóst,
aö hve miklu leyti Þjóöskjalasafniö
stjórni og stýri skjalamálum I land-
inu og setji reglur þar um. Eflaust
veröur bætt úr þessu seinna meö
reglugerö um Þjóðskjalasafnið.
86