Frjáls verslun - 01.01.2010, Blaðsíða 64

64 F R J Á L S V E R S L U N • 1 . T B L . 2 0 1 0
Sif Sigfúsdóttir, markaðsstjóri
viðskiptafræðideildar og hagfræðideildar
Háskóla Íslands, sér um ráðstefnur
deildanna þegar þær eru á dagskrá
en hún hefur einnig komið að stærri
ráðstefnum fyrir Háskóla Íslands. Hún
segir að þegar hún undirbúi ráðstefnur sé
meginatriði hversu fjölmenn ráðstefnan
eigi að vera, hvort hún eigi að verða
opin almenningi eða lokuð fyrir hóp
rannsakenda á einu sviði. Lykilatriði sé
að fá góða staði með þeim búnaði sem
hentar hverju sinni, það geti verið allt frá
litlum fundarherbergjum yfir í stóra sali
með búnaði fyrir kvikmyndasýningar. „Ég
byrja á því að finna hótel við hæfi, vel
veitingastaði, vel matseðilinn og panta allt
fyrirfram, ég fæ tilboð í kaffi og hádegismat
ásamt kvöldmat og síðan er að reikna flug
erlendra gesta inn í pakkann og gistingu.
Fjármagn er undirstaðan, allt snýst
þetta um kostnað og að reyna að gera sem
mest fyrir sem minnsta fjárhæð eins og
staðan er í dag. Það þarf að skoða hvort
eigi að auglýsa ráðstefnuna opinberlega –
svo sem í blöðum, útvarpi, á Facebook eða
bara á milli fræðimanna í viðkomandi fagi.
Þá þarf að prenta auglýsingar og bæklinga
ef í það er farið og gjafir til ráðstefnugesta
eru alltaf vinsælar svo sem pennar, töskur
og merktar vatnsflöskur; þó er minna um
það í þessu efnahagsástandi.“
Sif segir að nauðsynlegt sé að farið
sé eftir dagskránni og þá þurfi að hafa
tímavörð eða fundarstjóra sem stýri
fundinum af röggsemi. „Það þarf allt að
haldast í hendur.“
Sif leggur áherslu á að hafa ekki of
þétta dagskrá. Hún bendir á að fólk hafi
takmarkaða getu og þolinmæði til að
hlusta endalaust. „Því er nauðsynlegt að
skipuleggja kaffitíma fyrir hádegi, hádeg-
ismat og kaffitíma á daginn. Einhver frír
tími er nauðsynlegur og gott er að gefa
allavega eitt kvöld frítt. Ráðstefnugestir
vilja oft gera eitthvað sérstakt í frítím-
anum. Ég fæ mikið af fyrirspurnum um
hestaferðir, Bláa lónið og jöklaferðir og ég
er þá gjarnan í samstarfi við hótelið sem
sér um slíkt.“
Þegar Joseph Stiglitz kom til landsins
var fullt hús. „Við auglýstum titilinn Ísland
og Alþjóðagjaldeyrissjóðurinn. Þá var notast
við blaðaauglýsingar og markhópa sem við
höfum hér í Háskóla Íslands og við
auglýstum panelumræður sem Egill
Helgason stýrði. Þarna var liðið um ár frá
hruni og umræða um Ísland og Alþjóða-
gjaldeyrissjóðinn var mikil og oft heit.“
Vel heppnaðar ráðstefnur:
Allt þarf að haldast í hendur
Sif Sigfúsdóttir. „Það þarf að skoða hvort eigi að auglýsa ráðstefnuna opinberlega – svo sem í blöðum, útvarpi,
á Facebook eða bara á milli fræðimanna í viðkomandi fagi.“
Fundir og ráðsteFnur