Morgunblaðið - 15.02.1986, Blaðsíða 14

14
MORGUNBLAÐIÐ, LAUGARDAGUR15. FEBRÚAR1986

Greinargerð frá Hagstofu íslands:
Nýtt auðkennistalnakerfi
og aðrar breytingar á þjóð-
skrá og fyrirtækjaskrá
Hinn 1. janúar 1987 verður
auðkennistalnakerfi þjóðskrár og
fyrirtækjaskrár breytt. Nafnnúmer-
in sem nú eru notuð, verða aflögð
sem auðkennistölur einstaklinga í
þjóðskrá og sem auðkenni fyrir-
tækja, félaga og stofnana í fyrir-
tækjaskrá. I stað þeirra verða tekn-
ar upp nýjar auðkennistölur, sem
byggjast á fæðingamúmerum þjóð-
skrár fyrir einstaklinga og samsvar-
andi talnakerfí fyrir fyrirtæki, félög
og stofnanir.
Auk þessa er nú unnið að ýmsum
öðrum breytingum á þjóðskrá og
fyrirtækjaskrá. Er ætlunin að á
þessu ári verði farið að tölvuskrá
allar breytingar á skránum með
reglubundnum hætti allt árið, eftir
því sem tilkynningar berast um
þær. Jafnframt á að stækka nafn-
svið í skrám, bæta nafnritun að
mun og stefnt er að því að nöfn
verði skrifuð rétt, með öllum bók-
stöfum íslenska stafrófsins og með
hástöfum og lágstöfum eftir því
sem við á. Þá verða heimilisföng
einstaklinga skráð bæði í nefnifalli
og þágufalli.
*
Ag-allar nafnnúmera-
kerfisins
Ástæðan fyrir breytingu á auð-
kennistalnakerfinu er fyrst og
fremst sú, að ýmsir annmarkar eru
á notkun núverandi nafnnúmera,
sem ætla má að ágerist eftir því
sem lengra líður. Nafnnúmerin voru
upphaflega tekin í notkun á árinu
1959 til þess að unnt væri að staf-
rófsraða nöfnum í þjóðskrá í þeim
vélum, sem þá voru til. Vélar þess
tíma réðu við röðun eftir tölustöfum
en ekki eftir bókstöfum. í upphafí
var númerum úthlutað á nöfn með
þeim hætti, að rétt stafrófsröð
fengist, auk þess sem númerum var
dreift þannig á nafnaskrá þjóð-
skrár, að unnt átti að vera að bæta
við nöfnum inn í skrána eftir því
sem fólkinu flölgaði og án þess að
réttu stafrófí væri raskað. Þessi
númeragjöf var byggð á þáverandi
tíðni nafna og hefði kerfíð dugað
lengi ef nafngjafír hefðu haldist
áfram í svipuðu horfí.
Undanfarin ár hafa nafngiftir
hins vegar breyst mjög. Ymis nöfn
sem algengt var að gefín væru fyrir
aldarfjórðungi, hafa nær horfíð, en
önnur sem þá voru fátíð eða jafnvel
óþekkt hafa rutt sér til rúms. Jafn-
framt hefur tvínefnum fjölgað
mikið og ýmsar samsetningar nafna
orðið mjög vinsælar á mjög skömm-
um tíma.
Þessar breytingar hafa vaidið
því, að mjög erfítt hefur reynst að
fullnægjaþví skilyrði talnakerfísins,
að réttrar stafrófsröðunar væri
gætt. Raunar er nú svo komið, að
á nokkrum stöðum ( nafnaskránni
hafa öll númer verið fullnýtt og
stafrófsröðun verður því ekki komið
við. Af þessum sökum hefur oft
þurft að grípa til þess óyndisúrræðis
að nota að nýju nafnnúmer látinna
einstaklinga eða horfinna fyrir-
tækja. Þessi endumotkun númera
hefur reynst illa, einkum eftir £ið
þau náðu mikilli útbreiðslu sem
almenn auðkennisnúmer í viðskipt-
um einstaklinga, fyrirtækja og
stofnana. Látnir einstaklingar láta
eftir sig dánarbú, eignir og skuldir,
og fyrirtæki sömuleiðis. Marghátt-
aðar skuldbindingar eru nú skráðar
á nafnnúmer og hverfa ekki þótt
viðkomandi sé allur. Því er algengt,
að nafnnúmer einstaklings eða
fyrirtækis sé í notkun um langt
skeið eftir að viðkomandi aðili er
horfínn af sjónarsviðinu. Við þetta
bætist að nafnaskrám er oft beitt
við ýmiss konar rannsóknir, t.d. á
sviði læknisfræði; er þá nauðsynlegt
að númerakerfíð sé einhlítt og tveir
eða fleiri aðilar mega ekki hafa
sama númerið.
Annar ágalli nafnnúmerakerfís-
ins er sá, að nauðsynlegt hefur
verið að breyta um númer hafí orðið
breyting á ritun nafna í þjóðskrá
eða fyrirtækjaskrá. Alltaf er nokk-
uð um nafnbreytingar hjá einstakl-
ingum, t.d. erlendum mönnum er
þeir taka íslenskan ríkisborgara-
rétt, hjá fólki, sem fellir niður
ættamöfn, eða hjá fólki, sem heitir
tveimur nöfnum, en æskir breyting-
ar á nafnritun vegna þess að það
notar yfírleitt aðeins síðara nafnið
en ekki bæði nöfnin. Þá hafa því
miður verið að því nokkur brögð,
að einstaklingar leituðu eftir þvf að
fá nafnritun breytt til þess að fá
nýtt nafnnúmer og losna undan
skuldbindingum, sem skráðar voru
á eldra nafn þeirra og númer. Að
því er fyrirtæki varðar, eru nafn-
breytingar mjög algengar og hefur
þá jafnan orðið að gefa viðkomandi
fyrirtæki nýtt númer. Allt þetta
veldur þvi að úthlutun númera er
nú miklum vandkvæðum bundin,
númerakerfið er ekki lengur einhlítt
,og erfítt er að tryggja að sama
númeri sé ekki úthlutað oftar en
einu sinni.
Loks má nefna sem galla á nafn-
númerunum, sem nú eru notuð, að
þau hafa ekki dugað sem auðkenn-
istölur fyrir böm. Ástæðan er sú,
að ekki hefur þótt fært að úthluta
bömum nafnnúmerum fyrr en þau
væm orðin allstálpuð vegna óvissu
um nöfn þeirra. Þetta stafar bæði
af því að það vill stundum dragast
að bömum séu gefín nöfn og af
breytingum á nöfnum eða á ritun
nafíia, t.d. á föðumafni vegna
ættleiðinga eða bamsfaðemisúr-
skurða. Þar sem böm hafa af þess-
um sökum ekki fengið nafnnúmer
fyrr en við 12 ára aldur hefur
fæðingamúmerum þjóðskrár sums
staðar verið beitt sem auðkennis-
tölum, einkum í heilbrigðiskerfinu.
f reynd hafa því verið tvö opinber
auðkennistalnakerfi í notkun hér á
landi og er æskilegt að á því verði
breyting.
Nýja númerakerfið
Númerakerfið sem tekið verður
í notkun um næstkomandi áramót
sem auðkennistalnakerfi, byggist
sem fyrr segir á svonefndum fæð-
ingamúmerum þjóðskrár. Ástæð-
umar fyrir því að fæðingamúmerin
hafa orðið fyrir valinu, era m.a.
þær, að þetta talnakerfi er til (allir
fslendingar eiga sitt fæðingamúm-
er), því er þegar beitt af sjúkrasam-
lögum, sjúkrahúsum, f skólakerfínu
og í ýmsum nafnaskrám rannsókn-
arstofnana. Þá er talan stutt og
því auðlærð. Ýmsa aðra kosti má
nefna: Auðvelt er að gefa númerið
og forðast árekstra þegar ný númer
era gefín. Auðvelt er að koma við
sérauðkennum í númeram eftir því
sem þörf er á. Númeram einstakl-
inga má raða í rökrétta röð, þ.e.
rétta fæðingartímaröð. Hægt er að
skilja á milli einstaklinga og fyrir-
tækja. Þá fellur þetta kerfí vel að
þjóðskréirvinnslunni, eins og hún
hefur verið. Loks næst með þessu
sá mikli ávinningur, að eitt og sama
talnakerfíð mun gilda fyrir alla og
vera notað jafnt af öllum aðilum.
Fæðingamúmer era nú sett
saman úr fæðingardegi, mánuði og
ári (táknað með tveggja stafa tölu,
þ.e. 86 í stað 1986) og þriggja stafa
númeri aftast. Númerið er því nú
alls 9 stafir en við breyiinguna
verður einum staf bætt við. Númer-
ið verður því alls 10 stafir. í þriggja
stafa númerinu, sem nú kemur
aftan við fæðingarárið, era tveir
fyrstu stafimir hlaupandi tölur frá
01 upp í 99. Þriðji stafurinn er
svonefhd vartala, en í henni felst
prófun á stafína átta sem á undan
koma. Fjórði stafurinn, sem við
bætist og verður tíundi og aftasti
stafurinn í tölunni í heild sinni,
táknar fæðingaröld. Þannig verður
talan 9 aftasti stafur ( auðkennis-
tölum allra þeirra, sem fæddir era
á þessari öld, talan 8 verður aftasti
stafur í tölum þeirra, sem fæddir
era fyrir síðustu aldamót, og stafur-
inn 0 verður aftasti stafur í auð-
kennistölum þeirra sem fæðast
munu eftir að árið 2000 er gengið
í garð. Sem dæmi um hin nýju
númer einstaklinga má nefna, að
auðkennistala einstaklings sem
fæddur er 17. febrúar 1986, gæti
orðið 170286-1289. Einstaklingur
með sama fæðingardag á síðustu
öld gæti hins vegar haft númerið
170286-1288.
Auðkennistölur fyrirtækja, stofn-
ana og félaga, verða með sama
hætti og tölur einstaklinga. Þær
verða þó frábragðnar að því leyti,
að þær munu aldrei byija á lægri
tölu en 41, en númer einstaklinga
byija á tölum á bilinu frá 01-31
eftir fæðingardegi.
Breytingarnar í
framkvæmd
Sem fyrr segir munu hinar nýju
auðkennistölur verða teknar í notk-
un í þjóðskrá hinn 1. janúar 1987.
í samráði við ríkisskattstjóra hefur
verið ákveðið, að í stað nafnnúmera
verði auðkennistölumar nýju á
skattframtali 1987 vegna tekjuárs-
ins 1986. Ríkisskattstjóri hefur
jafnframt ákveðið, að við öll skatt-
skil vegna ársins 1987, sem m.a.
era gerð á launaskatts- og sölu-
skattsskýrslum á því ári og á launa-
miða- og skattframtölum 1988,
skuli hinum nýju auðkennistölum
beitt. Við skattskil vegna ársins
1986 verða gömlu nafnnúmerin
hins vegar notuð.
Ljóst er, að upptaka nýrra auð-
kennisnúmera krefst mikils undir-
búnings, bæði hjá opinberum aðil-
um og einkafyrirtækjum, sem notað
hafa nafnnúmer í viðskiptum sínum
og bókhaldi. Þar sem ætla má að
það geti reynst tímafrekt að breyta
hinum ýmsu tölvukerfum mun
Hagstofan færa nafnaskrá þjóð-
skrár með tvennu móti um nokkurt
skeið eftir breytinguna. Verður
nafnaskráin þá bæði með gamla
laginu, þ.e. miðuð við nafnnúmer,
en einnig með nýju lagi og nýjum
auðkennistölum. Ekki er gert ráð
fyrir, að skráin verði færð með
gamla laginu lengur en til ársloka
1988, og raunar mun hún úreldast
fyrr af ýmsum ástæðum, sem nánar
verður rakið hér á eftir. Er því
brýnt, að þeim tölvuskrám, sem
byggjast að einhveiju leyti á þjóð-
skrá og núverandi nafnnúmeram,
verði breytt sem fyrst. Tekið skal
fram, að Hagstofan hyggst semja
við nokkrar tölvustofur um að þær
verði reiðubúnar að taka að sér að
snúa nafnnúmeram yfír í hinar nýju
auðkennistölur til hægðarauka fyrir
stofnanir, fyrirtæki og félagasam-
tök, sem þess kunna að óska.
Áuk breytinga á tölvuskrám og
tölvuforritum veldur upptaka nýs
auðkennistalnakerfís því, að óhjá-
kvæmilegt verður að breyta öllum
eyðublöðum og því um líku, þar sem
nú er gert ráð fyrir að nafnnúmer
sé skráð. Jafnframt verður nauð-
synlegt að setja hinar nýju auð-
kennistölur á prentuð bréfsefni,
reikninga, kvittanir og þess háttar,
í stað núverandi nafnnúmera. Nú
er unnið að því að úthluta öllum
sem era á fyrirtækjaskrá nýjum
auðkennistölum og mun Hagstofan
tilkynna sérstaklega þegar því verki
er lokið. Það verður væntanlega í
aprílmánuði.
Þá mun verða gefin út ný skrá
yfír þau fyrirtæki, stofnanir og fé-
lög, er hafa sérstakt auðkennisnúm-
er og munu þar koma fram bæði
núverandi nafíinúmer og hinar nýju
auðkennistölur. Að því er einstakl-
inga varðar verða núverandi fæð-
ingamúmer stofn hinna nýju auð-
kennistalna. Fæðingamúmerin era
prentuð á nafnskírteini og sjúkra-
samlagsskírteini og auk þess era
þau prentuð á skattframtöl ársins
1986 og verða á álagningarseðlum
síðar á árinu. Einstaklingar geta
fundið hinar nýju auðkennistölur
sínar með því að taka þessi fæðing-
amúmer og bæta við þau sem aft-
asta staf tölunni 9 fyrir þá sem
fæddir era á þessari öld, og tölunni
8 fyrir þá sem fæddir era fyrir
aldamót.
Sem fyrr sagði, era níu stafa
fæðingamúmer þegar víða notuð í
stað nafnnúmera. Slíkar skrár
munu ekki eyðileggjast þótt auð-
kennistölur verði tíu stafir frá 1.
janúar nk. Er ástæðan sú, að tíundi
stafurinn, aldartáknið, kemur fyrir
aftan vartölu númersins. Þeir sem
nota þessar skrár fá þannig heldur
meira svigrúm en aðrir til breytinga
á tölvukerfum sínum, en Hagstofan
mun allt fram til ársloka 1988 leit-
ast við að haga úthlutun auðkennis-
talna þannig, að engir tveir aðilar
fái sama númerið, þótt fæddir séu
hvor á sinni öldinni. Þrátt fyrir
þetta er vitaskuld æskilegast að
þeim tölvuskrám sem nú hafa 9
stafa fæðingamúmer, verði sem
fyrst breytt og tíunda stafnum
bætt við.
Aðrar breytingar á
þjóðskrá
Eins og fram kemur í inngangi
þessarar greinargerðar er breyting
á auðkennistalnakerfínu aðeins einn
liður í þeirri endurskipulagningu
þjóðskrár og fyrirtækjaskrár, sem
að hefur verið unnið að undanfömu.
Breytingin á auðkennistalnakerfinu
er sú sem beinast snýr að almenn-
ingi en aðrar breytingar, sem á
döfínni era skipta einnig máli.
1. Sívinnsla. Á þessu ári mun
Hagstofan taka upp sívinnslu
við færslu þjóðskrár og fyrir-
tækjaskrár, þ.e. að farið verður
að tölvuskrá allar breytingar,
sem verða á skránum jafnóðum
og tilkynningar og gögn um þær
berast, en fram að þessu hefur
mest áhersla verið lögð á árlega
færslu skráa miðað við 1. desem-
ber ár hvert. Fyrst í stað mun
þetta ná til breytinga á lög-
heimili en frá og með næsta ári
mun sami háttur hafður á við
öll skráningaratriði í þjóðskrá.
Með þessari breytingu vinnst
tvennt. Annars vegar mun vinn-
an við skráningu dreifast jafnt
á árið. Hin venjubundna ársloka-
skráning verður æ erfiðari við-
fangs, vegna þess hve breyting-
um á skráningu hefur fjölgað
gífurlega undanfarin ár, einkum
vegna síaukinna flutninga fólks.
Hins vegar er þess vænst, að
þjóðskráin verði eftir þetta rétt-
ari á hveijum tíma og jafnframt
haldbetri heimild en nú er um
breytingar á skráningaratriðum.
Þetta mun auka notagildi henn-
ar að mun fyrir alla þá sem
byggja skrár sínar á þjóðskrá
eða fyrirtækjaskrá. Upptaka sí-
vinnslu krefst veralegra breyt-
inga á tölvuvinnslu svo og nýs
tækjabúnaðar. Sívinnslan mun
leysa ýmis vandamál á Hagstof-
unni en henni fylgja önnur. Þessi
þáttur endurskipulagningar
snýst raunar ekki fyrst og
fremst um nýja tækni, heldur
fremur um breytt vinnubrögð
og endurskipulagningu gagna-
meðferðar og gagnasöfnunar.
2. Stækkun nafnsviðs. Fyrir-
hugað er að breyta tölvuskrám
þjóðskrár með ýmsum hætti.
Meðal annars verar nafnsvið
þjóðskrár stækkað úr 23 stöfum
í 31 staf. Nafnsviðið er nú svo
þröngt, að oft verður að skamm-
stafa nöfn meira en góðu hófi
gegnir og verður útkoman þá
stundum illskiljanleg eða óvið-
felldin. Þessu á nú að verða
unnt að breyta.
3. Skráning umboðsmanns. Ætlun-
in er að gefa fólki sem býr er-
lendis, t.d. námsfólki, kost á að
tilgreina umboðsmann hér á
landi. Þetta er gert í því skyni,
að ýmis opinber gögn komist til
skila, þótt viðkomandi sé ekki á
íbúaskrá. Er með þessu reynt
að koma til móts við ýmsar óskir,
sem Hagstofunni hafa borist um
þetta, einkum frá námsmönnum
erlendis og aðstandendum
þeirra.
4. Heimilisföng í þágufalli. Eins
og nú háttar era heimilisföng,
þ.e. heiti gatna, húsa eða býla,
aðeins skráð í nefnifalli. Þetta
hefur verið gagnrýnt og hafa
margir bent á að notkun neftii-
falls í heimilisföngum á bréfum
o.þ.h. sé andstæð íslenskri mál-
venju. Því hefur nú verið ákveðið
að tölvuskrá heimilisföng bæði
í nefnifalli og þágufalli þannig
að við útskriftir eða útsendingar
megi velja um hvort fallið sé
+