Morgunblaðið - 10.12.1985, Blaðsíða 30

30
MORGUNBLAÐIÐ, ÞRIÐJUDAGUR10. DESEMBER1985
Stjórn Evrópusamtaka ritara. Frí vinstri: Vilborg Bjarnadóttir varaformaöur, fslandi, Johanne Sörensen ritari,
Danmörku, Elizabeth Hawtin formaöur, Englandi, Violaine Villard formaður, Frakklandi, Joke Snijders gjald-
keri, Hollandi og Meg Didricksen blaöafulltrúi, Svíþjóð.
Samtökin nauðsynleg
til að styrkja stöðu
ritara í Evrópu
— segir Vilborg Bjarnadóttir varaformaður Evrópusamtaka ritara
MorKunblaðið/Guðlaugur T. Karlsson.
íslensku þátttakendurnir á ráöstefnunni í San Remo í september. Frá vinstri Vigdís Bjarnadóttir, Guörún
Snæbjörnsdóttir, Guðbjörg Ársælsdóttir, Jóna Kristinsdóttir, Margrét Örnólfsdóttir, Katla Smith Henje, Alda
Guðmundsdóttir, Vilborg Bjarnadóttir, Jóna Bjarkan, Snjólaug Sigurðardóttir, Svava Guðmundsdóttir og Hild-
ur Guðbjörnsdóitir.
VILBORG Bjarnadóttir ritari var
kjörin varaformaður Evrópusam-
taka ritara á aðalfundi samtak-
anna sem haldinn var í San Remo
á Ítalíu í september sl. Blaðamað-
ur Morgunblaðsins ræddi við Vil-
borgu á dögunum til þess að fræð-
ast nánar um samtökin.
„Samtökin voru stofnuð í
Zurich árið 1974 af 16 riturum
frá 9 Evrópulöndum" sagði Vil-
borg. „Fyrsti formaður samtak-
anna var ensk kona búsett í
Frakklandi, Sonia Vanular. Þess-
ir ritarar sem stofnuðu samtökin
töldu að þörf væri á að bæta
starfsstöðu ritara, auka sam-
heldni þeirra, og örva þá til að
nýta hæfileika sína og hafa vett-
vang til að koma á framfæri
áhugamálum sínum. Nú starfa
samtökin í 14 Evrópulöndum og
eru félagar tæplega 800. Fyrir-
tæki og stofnanir sem hafa
áhuga á starfsemi ritara eru
styrktaraðilar samtakanna.
Klúbbur ritara er eini styrktar-
aðilinn hér á landi.
Samtökin nefnast á ensku
European Association of Pro-
fessional Secretaries, skamm-
stafað EAPS. EAPS er stjórnað
af sex kvenna yfirstjórn, en í
henni sitja tveir formenn, vara-
formaður, gjaldkeri, ritari og
kynningarfulltrúi. Fulltrúaráð
er síðan skipaö stjórnum EAPS
í hverju landi fyrir sig ásamt
þremur fulltrúum vinnuveitenda
og þremur fulltrúum ritaraskóla.
Á hverju ári eru haldnir fjórir
stjórnarfundir og tveir fulltrúa-
ráðsfundir. Samtökin gefa út
blaðið Today’s Secretary fjórum
sinnum á ári.“
— Hver eru inngönguskilyrði
í samtökin?
„Eins og ég minntist á starfar
EAPS í 14 iöndum og hefur hvert
land sína stjórn. EAPS-félag var
stofnað hér á landi 9. nóvember
1983 og eru félagsmenn níu.
Hvert land hefur sín lög og inn-
gönguskilyrði þótt þau séu í stór-
um dráttum þau sömu í öllum
löndum. Inntökuskilyrði eru þau
að stjórnunarritarinn hafi þá
þekkingu og reynslu sem ætlast
er til að ritarar forstjóra og
framkvæmdastjóra hafi. Auk
þess er í lögum EAPS á íslandi,
sem samþykkt voru í ágúst sl.,
farið fram á að viðkomandi sé
virkur félagsmaður í Klúbbi rit-
ára og hafi verið það í a.m.k.
þrjú ár og einnig að hafa starfað
sem stjórnunarritari í a.m.k.
fimm ár. Stjórn EAPS á íslandi
skipa nú Katla Smith Henje
formaður, Hildur Guðbjörns-
dóttir gjaldkeri og Vigdís
Bjarnadóttir kynningarfulltrúi“.
— En markmið samtakanna.
Hver eru þau?
„Markmiðin eru að vera sam-
tök fyrir stjórnunarritara í Evr-
ópu; að fá viðurkenningu á því
að þeir séu nauðsynlegir við
framkvæmdastjórn fyrirtækja;
að vera til ráðgjafar um menntun
ritara og hvetja þá til að nýta
þekkingu sína og hæfileika á sem
bestan hátt og að koma á tengsl-
um og hvetja til samheldni,
skilnings og samvinnu stjórnun-
arritara í Evrópu."
— Er þetta þarfur félagsskap-
ur?
„Já. Samtök sem þessi eru
tvímælalaust nauðsynleg til aö
styrkja stöðu stjórnunarritara í
Evrópu. Þetta er vettvangur til
að koma á framfæri málum sem
þá varða og einnig til að koma á
framfæri fræðsluefni fyrir rit-
ara. í tengslum við • aöalfund
samtakanna eru haldnar ráð-
stefnur um efni sem talin eru
áhugaverð. Þá hafa samtökin
staðið fyrir könnunum í aðildar-
löndunum, t.d. á notkun og út-
breiðslu hraðritunar nú þegar
tæknin eykst, og á samanburði á
vinnu og vinnuaðstöðu í hinum
ýmsu löndum.
En það sem hefur að mínu
mati verið nauðsynlegasta verk-
efni samtakanna undanfarin ár
er samræming á starfsstigslýs-
ingum ritara í Evrópu. Þessar
starfsstigslýsingar hafa Norð-
Vilborg Bjarnadóttir varaformaður
Evrópusamtaka ritara.
urlöndin unnið í sameiningu.
Þær hafa verið kynntar af EAPS
í Evrópu, þó mest á hinum Norð-
urlöndunum, og hefur þeim verið
vel tekið. Nauðsynlegt er að að-
laga þær aðstæðum í hverju
landi fyrir sig því aðstæður eru
ótrúlega ólíkar. Félagar í Klúbbi
ritara og EAPS á lslandi hafa
unnið að gerð starfsstigslýsingar
fyrir íslenska ritara og er það
verk nú á lokastigi. Reiknað er
með að leggja starfsstigslýsing-
arnar fram og kynna fyrir við-
komandi aðilum, svo sem vinnu-
veitendum, ráðningafyrirtækj-
um, hagsmunasamtökum o.s.frv.
Orðið „ritari" er svo almennt
notað sem starfsheiti að full þörf
er á að skilgreina það betur.
Ritarinn er aðili sem vinnur fyrir
einn eða fleiri yfirmenn. Til þess
að ná sem bestum árangri í starfi
sínu þarf hann að hafa ákveðið
starfssvið og stöðu innan fyrir-
tækisins. Þessi atriði eru að
sjálfsögðu mismunandi eftir því
hver starfsemi og stærð fyrir-
tækisins er.
í íslensku lýsingunum á starfs-
heiti ritara eru þrjú stig, en þau
eru A: ritari, B: einkaritari og
C: stjórnunarritari og í hverju
stigi fyrir sig er kveðið á um
menntun, starfslýsingu, ábyrgð
og staðsetningu innan fyrirtæk-
isins.
Annað mikilvægt verkefni sem
nú er í vinnslu og nauðsynlegt
er að takist vel er endurskoðun
á lögum samtakanna. Kosin var
laganefnd með fulltrúum frá
Svíþjóð, Bretlandi, Frakklandi,
Grikklandi og Noregi til að koma
með tillögur og samræma skoð-
anir. Noregur sagði sig úr nefnd-
inni og var ísland kosið í þess
stað og er ég fulltrúi í nefndinni."
— Þú minnist á Klúbb ritara.
Getur þú sagt nánar frá honum?
„Klúbbur ritara var stofnaður
árið 1981 af nokkrum riturum,
sem verið höfðu á námskeiði á
vegum Stjórnunarfélags íslands
og hefur klúbburinn starfað i
tengslum við það. Ritarar sem
hafa starfað í a.m.k. þrjú ár í
fullu starfi geta sótt um inn-
göngu. Fundir eru haldnir einu
sinni í mánuði yfir vetrartímann
og hafa m.a. verið fengnir aðilar
utan klúbbsins til að flytja erindi
um mál sem áhugaverð eru
hverju sinni.
Þess má geta að Klúbbur rit-
ara heldur jólafundi í desember
ár hvert og bjóða ritarar yfir-
mönnum sínum á þann fund.
Meðal dagskrárliða á jólafundum
hefur verið „Þáttur yfirmanns".
Ragnar Halldórsson forstjóri
ÍSAL, Andrés Svanbjörnsson
framkvæmdastjóri Virkis hf. og
Matthías Johannessen ritstjóri
og skáld hafa flutt þennan þátt.
Nú í desember mun Ingimundur
Sigfússon forstjóri Heklu hf. sjá
um þáttinn."
— Hve lengi hefur þú starfað
sem ritari og hvernig er ritara-
starfið?
„Störf ritara eru jafn misjöfn
og ritarar eru margir. Mér þykir
starfið skemmtilegt og fjöl-
breytt. Ég vinn fyrir góða yfir-
menn og þótt starfið sé oft krefj-
andi leiðist mér aldrei í vinnunni.
Ég hóf störf hjá Flugfélagi ís-
lands fyrir 20 árum og starfa nú
fyrir Sigurð Helgason forstjóra
Flugleiða og Sigurð Helgason
stjórnarformann Flugleiða."
— Aðalfundur EAPS verður
haldinn hér á landi á næsta ári.
Hvaða mál verða tekin fyrir á
ráðstefnunni sem haldin verður
í tengslum við hann?
„Ráðstefnan verður haldin
19.—22. september 1986. Þar
mun dr. Ingjaldur Hannibalsson
forstjóri Iðntæknistofnunar fs-
lands fræða okkur um svokallaða
gæðahringi. Gæðahringir eru
4—10 manna hópar starfsmanna
sem taka sig saman um að vinna
markvisst að því að auka gæði
og framleiðslu og bæta starfsað-
ferðir innan fyrirtækja. Er ætl-
unin að kanna hvort og hvernig
ritarar geti nýtt þetta fyrir-
komulag í sínu starfi.
Einnig mun Valgerður Bjarna-
dóttir hjá Flugleiðum gera grein
fyrir áætlanagerð fyrirtækja og
forsendum þeirra.
íslenskir ritarar hafa sótt ráð-
stefnur EAPS undanfarin þrjú
ár og hafa íslenskir yfirmenn
sýnt þessu velvild og styrkt sína
ritara til að sækja þessar ráð-
stefnur. En þannig er það ekki
alls staðar. Ein af itölsku stúlk-
unum á ráðstefnunni í haust
þurfti t.d. að halda því leyndu
fyrir yfirmanni sínum að hún
væri að fara á ráðstefnuna. Hún
hélt að hún yrði rekin ef hann
vissi um það“ sagði Vilborg
Bjarnadóttir að lokum.