Bókasafnið - 01.06.1996, Page 11

Notkun kerfisbundinnar efnisorðaskrár tryggir sam-
kvæmi við lyklun. Upplýsingar um tiltekið efni dreifast
ekki undir mörg mismunandi efnisorð, heldur er ávallt fært
undir sama valorðið. Slík skrá er mikilvægt hjálpargagn við
lyklun, þ.e. við ákvörðun hentugra valorða og stuðlar enn-
fremur að samræmi í notkun valorða. Ef upplýsingar um
tiltekið efni eru lyklaðar undir fleiri en einu heiti er hætt
við að hluti upplýsinganna finnist ekki við heimildaleitir.
Kerfisbundin efnisorðaskrá segir fyrir um hvaða heiti
skuli nota. Fyrirmælin Notið og Notið fyrir (skammstafað
N og NF) leiða þann sem lyklar að því heiti sem nota skal
sem valorð.
Kerfisbundin efnisorðaskrá auðveldar notendum upp-
lýsingaleitir. Leiðir notendur sem nota mismunandi orð
fyrir sama fyrirbærið (þ.e. samheiti) að því heiti (þ.e. val-
orði) sem heimildir um það tiltekna fyrirbæri eru skráðar
undir. Ef ekki væri um slíkar tilvísanir að ræða væri hætta
á að hluti heimilda kæmi ekki fram við upplýsingaleitir og
nýttust þar af leiðandi ekki notendum.
Notkun kerfisbundinna efnisorðaskráa gerir upplýs-
ingaleitir markvissari og skilvirkari. Notendur eru
minntir á önnur skyld heiti sem gætu verið gagnleg við
heimildaleitir og gerir slík skrá heimildaleitir markvissari
og skilvirkari, þ.e. eykur nákvæmni í leitarheimtum.
Efnisorðagjöf með hjálp kerfisbundinnar efnisorðaskrár
bætir við leitarþáttum miðað við möguleika efnisflokkunar
sem eykur leitarmöguleika sem nýtast við heimildaleit-
ir. Aðgangsmöguleikum að heimildum fjölgar sem stuðlar
aftur að bættri nýtingu safnkosts. Hefðbundin efnisflokk-
un, t.d. samkvæmt Dewey-kerfi veidr einn leitarmöguleika
að hverri heimild eða í mesta lagi þrjá ef aukamarktölur eru
notaðar. Með efnisorðagjöf má bæta við eins mörgum leit-
arþáttum við og þurfa þykir hverju sinni. Ef um greinasöfn
er að ræða má efnisgreina hverja grein fyrir sig með hjálp
efnisorða. Greinasöfn um mismunandi efnisþætti hafa ein-
mitt oft verið n.k. feluefni á bókasöfnum eða grátt efni sem
oft hefur verið erfitt að nálgast. Efnisorðin lýsa þannig
upp gráu svæðin í safnkostinum og stuðla að betri nýt-
ingu hans.
Notkun efnisorða hefur ennfremur þann kost að heim-
ildaleitir samkvæmt þeim ganga þvert á efnisflokka flokk-
unarkerfa og virka líkt og efnislykill flokkunarkerfis (sbr.
efnislykil Dewey-kerfisins). Efnisorð safna þannig saman
efni sem dreifist við flokkun á mismunandi efnisflokka.
Umhverfismál er dæmi um efni sem dreifist á marga mis-
munandi flokka í Dewey-kerfi. Við tölvuvædda heimilda-
leit skipast efnið saman, þar sem efnisorðaleit gengur þvert
á efnisskiptingu flokkunarkerfisins.
Gœðastjórnun við lyklun heimilda
Gæði lyklunar helgast af því hversu nákvæmlega og
markvisst hefur tekist að skrá efnisinntak tiltekinnar heim-
ildar þannig að takast megi að finna hana með orðaforða
lyklunarmálsins þegar notendur þurfa á upplýsingunum að
halda.
í staðlinum ÍSTISO 5963:1985 er lögð áhersla á gæða-
stýringu (e. quality control) við lyklun heimilda. Gæði og
samkvæmni lyklunar eru þar m.a. talin velta á eftirfarandi
þáttum (grein 8.1, s. 10):
s) Hæfni og sérfræðiþekkingu þess sem lyklar.
b) Gæðum hjálpargagna við lyklun.
Það markmið er sett fram í sömu grein staðalsins að
samkvæmni milli efnisorða sem tiltekinni heimild er gefin
og sá ítarleiki sem næst fram við lyklun ættu að vera söm
og jöfn óháð því hver lyklar. Ennfremur ættu ofangreindir
þættir að haldast tiltölulega stöðugir meðan tiltekið lyklun-
arkerfi er í notkun. Hér eru sett fram háleit markmið, en
mikla nákvæmni og samræmingu þarf að viðhafa til að ná
þeim fram.
I staðlinum er einnig bent á að algjört hlutleysi af hálfu
þess sem lyklar sé nauðsynlegur þáttur í að ná fram sam-
kvæmni við lyklun (grein 8.2, s. 10).
Ennfremur er mælt með því að þeir sem lykli heimildir
hafi bein tengsl við notendur (e. end user) þar sem þeir geti
oft sagt til um hvort tiltekin heiti séu markviss miðað við
efnisinntak heimildar (grein 8.4, s. 10). I staðlinum er al-
mennt lögð rík áhersla á að koma til móts við þarfir not-
enda.
Til hagræðis mætti skrifa þau valorð sem hver heimild
fær á hana sjálfa (t.d. aftan á titilsíðu ef hún er fyrir hendi)
þannig að safnnotendur sjái hvaða efnisorðum tiltekinni
heimild hefur verið úthlutað og hafi þannig tækifæri til að
koma með tillögur um viðbætur eða breytingar. Greinar-
höfundi hefur reynst þetta verklag vel og í reynd stuðlar
það að samvinnu milli notenda og starfsfólks um ákvörðun
og þróun valorða.
Þá er bent á í staðlinum að gæði í lyklun séu einnig
komin undir viðtökuhæfni þess lyklunarmáls sem notað er.
(grein 8.5, s. 10). Lyklunarmál ætti hindrunarlítið að taka
við nýjum heitum eða breytingum á íðorðaforða og enn-
fremur að svara nýjum þörfum notenda. Litið er á það sem
grundvallaratriði að það lyklunarmál sem notað er hverju
sinni sæti tíðum endurskoðunum.
Samkvœmni í lyklun
Yfirlýst markmið með útgáfu alþjóðlega staðalsins IST
ISO 5963 er að stuðla að samræmdum starfsaðferðum við
lyklun (grein 1.4, s. 7):
a) Innan stofnunar eða stofnananets.
b) Milli mismunandi lyklunaraðila, sérstaklega þeirra sem skiptast á bók-
fræðilegum færslum.
í staðlinum er ennfremur lögð áhersla á að við lyklun
séu hugtök fengin úr heimildum með vitsmunalegri grein-
ingu (grein 4.2, s. 8) og þau síðan umorðuð sem efnisorð.
Bent er á að bæði við greiningu og umorðun ætti að styðj-
ast við hjálpartæki lyklunar svo sem kerfisbundnar efnis-
orðaskrár.
Lancaster (1986, s. 3) bendir á að til þess að hugtaka-
greiningin geti verið markviss þurfi sá sem lyklar að kunna
skil á efni heimildar, því lyklunarkerfi sem notað er og geta
gert sér góða grein fyrir þörfum væntanlegra notenda.
Því er ekki að leyna að erlendar rannsóknir sýna að erfitt
er að ná fram við lyklun fullri samkvæmni milli mismun-
andi lyklunaraðila þrátt fyrir að notuð séu sömu stöðluðu
efnisorðakerfin við lyldunina og stefnumörkun hafi verið
samræmd (sbr. Chan, 1989; Reich og Biever 1991).
Jafnframt kemur sterklega fram í ofangreindum rann-
sóknum að ekki dugi að láta deigan síga í þeirri viðleitni að
ná fram samræmingu og samkvæmni í lyklun heimilda þar
sem það sé einmitt eitt af lykilatriðunum við árangursríkar
leitarheimtur.
Heimildaleitir - Nákvœmni leitarheimta
Þegar leitað er heimilda í gagnabanka (Lancaster, 1991,
s. 3-4) er markmiðið ávallt að finna á markvissan hátt upp-
lýsingar sem uppfylla þarfir viðkomandi notanda (e. rel-
evant information) og helst ekkert umfram þær.
Bókasafhið 20. árg. 1996 11