Bókasafnið - 01.06.1996, Qupperneq 24

Jóhanna Gunnlaugsdóttir
Gangskör 10 ára
Fyrirtækið Gangskör sf. var stofnað þann 26. apríl 1986 og á því tíu
ára afmæli um þessar mundir. Stofnendur fyrirtækisins voru bókasafns-
fræðingarnir Eydís Arnviðardóttir, Guðrún Eggertsdóttir, Hólmfríður
Magnúsdóttir, Jóhanna Gunnlaugsdóttir, Kristín Ólafsdóttir, Ólöf Bene-
diktsdóttir og Þóra Gylfadóttir.
Hólmfríður sagði skilið við fyrirtækið skömmu eftir stofnun þess og á
árunum 1987 til 1988 hurfu þær Eydís, Guðrún, Ólöf og Þóra að mestu
til annarra starfa, en Eydís haíði reyndar verið í fullu starfi annars staðar
allt frá stofnun fyrirtækisins. Við Kristín höfum starfað samfellt hjá fyrir-
tækinu frá stofnun þess og erum nú þær einu í fullu starfi hjá Gangskör.
Rekstrarform
Gangskör var stofnað sem sameignarfélag bókasafns-
fræðinganna sjö og í félagssamningi er m.a. kveðið á um til-
gang félagsins, hlut hvers félaga, hvernig hagnaði skuli
skipt, hvernig ákvarðanir um vinnuframlög skuli teknar og
hvernig slíta beri félaginu. Sameignarfélagsformið hentaði
vel þar sem því fylgir óveruleg áhætta og krafan um eigið fé
er lítil. Meginþörfin var að félagarnir hefðu vettvang til
þess að útvega verkefni og skipta þeim á milli sín, deila með
sér sameiginlegum rekstrarkostnaði og skiptast á hugmynd-
um.
I félagssamningi kemur fram að tilgangur félagsins er að
skipuleggja bóka-, skjala- og önnur gagnasöfn og annast
ráðgjöf og þjónustu varðandi safnamál. Félagarnir skuld-
binda sig til þess að leggja félaginu til starfskrafta sína eftir
því sem nauðsynlegt er og um semst þeirra á milli. Tekjur
félaganna eru í samræmi við vinnuframlag þeirra og telur
hver fram tekjur sínar til skatts sem einstaklingur þar sem
félagið er ekki sjálfstæður skattaðili.
Þörfin fyrir þjónustuna
Mikil og vaxandi þörf er fyrir þá þjónustu sem Gang-
skör veitir. Helstu ástæðurnar eru í fyrsta lagi að skjala-
magn hjá fyrirtækjum eykst stöðugt þrátt fyrir spár um hið
gagnstæða. I öðru lagi hafa þarfir fyrir skjótan aðgang að
upplýsingum aukist og í þriðja lagi fata kröfur um hag-
kvæmni í rekstri fyrirtækja vaxandi.
A síðustu árum hefur gæðastjórnun hjá fyrirtækjum haft
umtalsverð áhrif á þörfina fyrir þjónustu Gangskarar og
höfum við unnið fyrir nokkur fyrirtæki sem vinna að því að
fá vottun fyrir vöru eða þjónustu. Til þess að öðlast viður-
kenningu þurfa fyrirtækin að skipuleggja og skrásetja hvað
þau ætla að gera, starfa síðan samkvæmt þeim fyrirætlun-
um en fari eitthvað úrskeiðis þarf að vera hægt að finna út
hvers vegna. Mikilvægur hluti af þessu starfi er gott skipu-
lag skjalamála og greiður aðgangur að skjölum.
Rekstrarkostnaður
Mestöll vinna sem við innum af hendi fyrir viðskipta-
vininn fer fram í viðkomandi fyrirtæki. Hins vegar fer öll
tölvuvinnsla fram á skrifstofum okkar en við Kristín rekum
hvor sína skrifstofu og höfum lagt metnað okkar í að vera
með allan nauðsynlegan búnað svo sem fullkominn tölvu-
búnað, síma, símsvara, símboða, farsíma og faxtæki auk
vandaðs bréfsefnis, límmiða og nafnspjalda. Þá eru fagbæk-
ur og tímarit talsvert stór kostnaðarliður hjá okkur.
Markaðssetning og viðskiptavinir
Markaðssetningin hefur einkum verið með þrennu
móti. í fyrsta lagi með beinum bréfaskriftum, í öðru lagi
námskeiðshaldi og ritun greina í blöð og tímarit og í þrið-
ja lagi er það orðsporið sem fer af okkur og vinnu okkar.
A u.þ.b. tveggja ára fresti höfum við skrifað völdum fyr-
irtækjum bréf þar sem við bjóðum fram þjónustu okkar á
sviði skjala- og annarra upplýsingamála. Bréfunum fylgjum
við síðan eftir með símtölum. Ef tengsl komast á milli okk-
ar og viðskiptavinar vinnum við greinargerð um ástand
þessara mála hjá honum og komum ennfremur fram með
tillögur um úrbætur. Kostnaðaráætlun ásamt tímaáætlun
eru látnar fylgja greinargerðinni. Mislangur tími fer í vinnu
hjá einstökum viðskiptavinum eða allt frá nokkrum vikum
upp í marga mánuði.
Þegar viðskiptum hefur verið komið á er verkefnið
kynnt fyrir starfsmönnum jafnt yfirmönnum sem öðrum
starfsmönnum en með því móti verða starfsmenn mun já-
kvæðari gagnvart hinu nýja fyrirkomulagi. Að lokinni
kynningu er síðan hafist handa við að vinna hina ýmsu
verkþætti sem fram koma í greinargerðinni. Suma verk-
þætti vinnum við alfarið sjálfar, aðra í samvinnu við starfs-
menn fyrirtækisins en suma verkþætti þjálfum við starfs-
menn til þess að vinna. í lok verksins eru svo haldin nám-
skeið um hið nýja fyrirkomulag. Þegar verkefnum er lokið
bjóðum við upp á viðhaldsþjónustu t.d. annað eða þriðja
hvert ár. Hún er oft þegin einkum varðandi bókasafnsþátt-
inn.
Við höfum gert talsvert af því að halda námskeið um
skjala- og önnur upplýsingamál. Á námskeiðin kemur fólk
víðs vegar úr atvinnulífinu og oft komast á viðskipti milli
okkar og þeirra fyrirtækja sem þetta fólk vinnur hjá. Á síð-
ari árum höfum við ennfremur skrifað greinar um þessi
mál í blöð og tímarit og í ljós hefur komið að það hefur
haft áhrif áeftirspurn eftir þjónustu okkar.
Því fleiri sem viðskiptavinir okkar verða þeim mun víð-
ar berst orðsporið af vinnu okkar og oft er haft samband
við okkur vegna þess. Við erum jafnframt oft spurðar fyrir
hverja við höfum unnið áður og þá er gott að geta bent á
eldri viðskiptavini en þeir koma úr flestum geirum at-
vinnulífsins.
Á þeim tíu árum sem við Krisu'n höfum unnið saman
hafa fjölmörg fyrirtæki nýtt sér þjónustu okkar. Alls eru
viðskiptavinir okkar nú orðnir u.þ.b. 50 talsins.
Höfundur er bókasajhsfrizðingur, rekur eigiðfyrirtœki Gang-
skör og er í framhaldsnámi við háskólann í Aberystwyth.
SUMMARY
Gangskör - lOth Anniversary
The business Gangskör was set up as a partnership in 1986 by seven
professional librarians. Shortly afterwards five of the founders left the
business. The remaining two have run Gangskör since, both on full time
basis. The aim of the firm is to organize information, e.g. in libraries and
archives, and act as a consulting service in the field of organization of in-
formation as laid down in the firm’s charter. An increasing need is
perceptible in the society for the services rendered by Gangskör, a.o.
because of increasing amount of documents and the impact of quality
management, which requires well organized documentation. The proce-
dures of the services are described, where most of the work, other than el-
ectronic data processing, takes place at the client’s site. The marketing of
Gangskör is delineated, e.g. by direct marketing and holding courses.
24 Bókasajhið 20. árg. 1996