Bókasafnið - 01.06.1996, Side 75

í þessari grein er eingöngu fjallað um fimmta og sjötta
hluta og lítillega um fyrsta hlutann.
Svörun, úrvinnsla gagna og trúnaður
Miðað við stofnanir var svörun 81.3% (13 af 16 svara)
og miðað við bókasöfnin var svörun 84.1% (37 af 44
svara).
Meira en helmingur þeirra bókasafna sem fengu send
könnunargögn eru innan sömu stofnunar Kaþólska háskól-
ans í Leuven. LIBIS-netið var upphaflega þróað fyrir þá
stofnun (Borm, 1991, S. 26) og þar hafa flestar færslur í
bókfræðigagnasafninu verið skráðar (LIBIS-Net, 1994).
Viðbúið þótti að svör frá bókasöfnum innan Kaþólska há-
skólans í Leuven yrðu frábrugðin svörum frá bókasöfnum
utan þeirrar stofnunar. Jafnframt því að unnið er úr svör-
um allra bókasafna er því unnið sitt í hvoru lagi úr svörum
frá bókasöfnum innan Kaþólska háskólans og utan hans.
Svarendur voru beðnir um að gefa til kynna hvort þeir ósk-
uðu eftir því að með svör þeirra yrði farið sem trúnaðarmál.
Meirihluti um 65% svarenda óskaði ekki eftir því að með
svör þeirra yrði farið sem trúnaðarmál, 24% óskaði hins
vegar eftir því og um 11 % gáfu það ekki til kynna.
II Notagildi beildaryfirlits (Conspectus) við
uppbyggingu safnkosts
Heildaryfirlit eða Conspectus var þróað um 1980, af
RLG ( Research Libraries Group) hópi rannsóknarbóka-
safna í Bandaríkjunum, sem tæki til þess að meta safnkost
rannsóknarbókasafna (Ferguson, 1988, Gwinn & Mosher
1983). Heildaryfirlit yfir safnkost hvers bókasafns var tal-
inn grundvöllur að samstarfi um uppbyggingu safnkosts
þar í landi. A þeim tíma var ekki sjálfgefið að skrár bóka-
safna væru tölvuvæddar, eins og nú er. Til dæmis var
spjaldskrá ennþá notuð bæði í bókasafni Columbia háskóla
í New York og einnig í bókasafni State University of New
York at Stony Brook (SUNY) á árunum 1982-1983, en þá
stundaði ég nám við Columbia háskóla og notaði einnig
mikið bókasafn SUNY. Ákvörðun um tölvuvæðingu bóka-
safns Columbia háskóla var reyndar tekin á þeim tíma.
Orðið Conspectus á bæði við matsaðferðina sem ég kýs
að kalla heildarmat og einnig við útkomuna sem ég kýs að
kalla heildaryfirlit. Heildarmatið er upphaflega þróað fyrir
bókasöfn sem aðeins hafa spjaldskrá þannig að erfitt er að
fá heildaryfirlit yfir safnkost þeirra. Fyrir heildarmatið er
safnkosti skipt í tiltekna efnisflokka, t.d. samkvæmt
Dewey-flokkunarkerfinu eða samkvæmt Library of Con-
gress flokkunarkerfinu. I heildarmatinu er magn efnis í
hverjum flokki metið með tilliti til fyrirfram skilgreindra
söfnunarstiga, í fortíð og nútíð. Framtíðaráform um söfn-
unarstig hvers efnisflokks eru einnig skráð, svo og tungu-
mál rita og fleiri atriði. I upphafi níunda áratugarins var
gerður hugbúnaður til þess að skrá í mat frá þátttökubóka-
söfnunum og var því hægt að fletta upp í beinlínuleit eða á
prenti til þess að sjá hve ýtarlega hverjum efnisflokki var
safnað á hverju bókasafni um sig (Ferguson, 1988, Gwinn
& Mosher 1983) og hvert væri því helst að leita með beiðn-
ir um millisafnalán á tilteknu efni eða helst að sækja með
rannsóknir á tilteknum sviðum. Fleiri slík verkefni hafa síð-
an verið unnin víða um lönd, byggð á aðferð RLG við
heildarmatið (Ferguson, Forcier, 1988, Hanger, 1987,
Matheson, 1987;1990, Milne, 1989, Heany, 1990 ).
Þegar ég gerði könnun mína vorið 1994 var einmitt ver-
ið að ljúka við heildarmat á safnkosti flæmskra rannsóknar-
bókasafna, sem unnið var á vegum Flæmska bókasafnaráðs-
ins (The Flemish Library Council: VOWB) undir stjórn
Jan Braeckmans yfirbókavarðar Bókasafns félagsvísinda við
Kaþólska háskólann í Leuven í Belgíu. Verkefni þetta var
unnið sem tilraunaverkefni (VOWB Conspectus piloot-
project 1994).
Ég ákvað því að kanna viðhorf svarenda til heildarmats-
ins sem tækis við sameiginlega uppbyggingu safnkosts. Sjö
af þeim 35 sem svöruðu spurningum um notagildi heildar-
yfirlits við uppbyggingu safnkosts höfðu tekið þátt í heild-
armati Flæmska bókasafnaráðsins og eitt í heildarmati á
sviði félagsvísinda í Belgíu (Social Sciences Conspectus
Project in Belgium). Þar sem a.m.k. tvö slík verkefni höfðu
verið unnin í Belgíu gerði ég ráð fyrir því að svarendur
þekktu til heildarmatsins og hefðu myndað sér einhverja
skoðun á notagildi heildaryfirlits við samvinnu um upp-
byggingu safnkosts enda þótt þeir hefðu e.t.v. ekki tekið
þátt í heildarmati sjálfir.
í könnuninni kom fram að álíka mörg bókasöfn innan
Kaþólska háskólans og utan hans höfðu tekið þátt í heild-
armati á safnkosti, en 35 (95%) bókasafna gerðu grein fyr-
ir hvort þau höfðu tekið þátt í heildarmati.
Notagildi heildaryfirlits fyrir uppbyggingu
safnkosts
í þessum þætti könnunarinnar var spurt almennt með
opinni spurningu um hvort svarendur teldu heildaryfirlit
nytsamlegt eða gagnslaust tæki við uppbyggingu safnkosts
á bókasafni sínu og hvers vegna. Þessari spurningu svöruðu
26 (70%) og flesdr rökstuddu svar sitt. Sumir merktu við
báða möguleikana.
Af 26 sem svöruðu þessari spurningu töldu 14 (54%) að
heildaryfirlit gæti verið nytsamlegt tæki við uppbyggingu
safnkosts, rökstuðningur þeirra var þessi:
• það er nauðsynlegt til þess að byggja upp safnkost í jafnvægi (2 svör)
• það er tæki til að þekkja betur safnkost annarra bókasafna
• heildaryfirlit er aðeins nytsamlegt við uppbyggingu tímaritakosts
• það er nytsamlegt vegna þess að við erum lítil stofnun í litlu landi
• það er nytsamlegt vegna þess að fjárhagur okkar er ekki eins góður og
hann var fyrir nokkrum árum, þegar við vitum t.d. að annað bókasafn
hefur tiltekið tímarit í áskrift getum við sagt því upp og tekið í stað-
inn áskrift að öðru tímariti sem e.t.v. ekkert annað bókasafn í
Belgíu hefur áskrift að
• það er nytsamlegt til þess að þekkja betur safnkost annarra bókasafna,
til þess að hafa betra yfirlit yfir heildarsafnkostinn, fylgja verður sér-
stakri stefnu um uppbyggingu safnkosts
• það er nytsamlegt til þess að öðlast betri þekkingu á eigin safnkosti
• það er nytsamlegt til þess að sjá hvernig mitt bókasafn er sett miðað
við önnur bókasöfn
• það er nytsamlegt vegna þess að við vinnu við heildarmatið myndast
vettvangur þar sem fólk með sama áhuga á uppbyggingu safnkosts
hittist, það deilir reynslu sinni hvert með öðru og leysir vandamálin í
sameiningu
• það er nytsamlegt til þess að öðlast betri skilning á hvar styrkur tiltek-
inna bókasafna liggur
• það er nytsamlegt til þess að öðlast þekkingu á hvar styrkur tiltekinna
bókasafna liggur.
14 (54%) töldu heildaryfirlit ekki gagnlegt við uppbyggingu safn-
kosts, rökstuðningur þeirra var þessi:
• vegna þess að aðföng okkar takmarkast við alger grundvallarrit sem
verða að vera til í öllum akademískum vísindabókasöfnum
• vegna þess að heildaryfirlitið er of almennt
• vegna þess að okkar bókasafn er of lítið
• vegna þess að fjárveitingar eru ekki í neinu samhengi við útgáfu rita
• heildaryfirlitið er óþarft, við flettum alltaf upp í LIBIS-netinu til þess
að sjá hvort tiltekið rit er til í öðru bóksafni
• vegna fjárhagsörðugleika
• vegna þess að ritakaupafé okkar er ekki nægilegt til þess að kaupa það
sem út kemur af ritum á sviði vísinda
• heildaryfirlit er aðeins gagnlegt fyrir uppbyggingu tímaritakosts
• heildaryfirlit er óþarft á okkar bókasafni vegna þess að við höfum unn-
Bókasafnið 20. árg. 1996 75