Frjáls verslun - 01.03.1989, Blaðsíða 44

STJÓRNUN
FUNDIR:
NAUBSYN,PLÁGUR
EBA OFNOTAB FORM?
„Nei, hann er því miður ekki
við. Hann er á fundi en er vænt-
anlegur eftir 2 tíma.“ Slíkt svar
er mjög algengt þegar spurt er
eftir stjómendum fyrirtækja
eða opinberra stofnana á Is-
landi. Fólk kvartar gjarnan und-
an þessu svari og segir að það sé
bókstaflega aldrei hægt að ná
sambandi við „vissa“ menn
vegna þess að þeir séu „alltaf“ á
fundum.
Þótt fundir séu mjög algengt form í
allri stjórnun stofnana og fyrirtækja á
íslandi eru menn alls ekki á eitt sáttir
um gagnsemi þessa forms. Sumir
segja fundi algjöra nauðsyn í öllum
rekstri hvaða nafni sem hann nefnist,
en aðrir segja fundi misnotað form í
íslensku þjóðlífi - hreinustu plágu. Og
það er ekki bara almenningur sem
kvartar undan því að í suma stjórn-
endur sé aldrei hægt að ná, stjórn-
endurnir sjálfir fárast yfir því að allt of
stór hluti af vinnutíma þeirra fari í
fundi og fundasetu og þess vegna sitji
ýmis önnur og brýnni verkefni á hak-
anum.
ERU FUNDIRILLA SKIPULAGÐIR?
En hver er ástæðan fyrir því að
margir stjórnendur kvarta undan því
að of mikill tími fari í að sitja fundi?
Gæti ástæðan verið sú að fundir séu
almennt ekki nægilega vel skipulagðir
hér á landi, að allt of mikill tími fari í
blaður og almennt snakk og árangur
fundanna þess vegna ekki sem
skyldi? Þessar vangaveltur leiða okk-
ur áfram og að þeirri spumingu hvort
fundum sé almennt illa stjómað?
Frjáls verslun spjallaði við marga
stjórnendur, bæði hjá hinu opinbera
og í einkageiranum, um fyrrgreind
atriði og voru flestir þeirra sammála
um að fundir væru yfirleitt misnotað
form á íslandi. Menn væru almennt
allt of fundaglaðir og sögðu margir
það heilmikið vandamál í sínum fyrir-
tækjum hversu langur tími í viku
hverri færi í fundasetur.
Fræðimaður og leiðbeinandi í
stjómun og rekstri fyrirtækja sagði í
samtali við blaðið að aðalvandamálið
væri ef til vill ekki fundirnir sjálfir
heldur hversu illa þeim væri stjómað.
Fundir gætu oft verið gagnlegir ef vel
væri að þeim staðið og þeir undirbún-
ir af kostgæfni. Fjölmennir fundir
væru hins vegar ekki líklegir til árang-
urs. Því fleiri sem á fundinum sitja
þeim meiri tímaeyðsla fyrir stóran
hóp fundargesta. Yfirleitt væru það
aðeins fáir sem væru raunverulega
virkir á fundunum, hinir sætu bara og
hlustuðu og fylgdust með af mismikl-
um áhuga en væm að öðra leyti alveg
óvirkir og hefðu ekkert til málanna að
leggja.
ÞÆGINDI
En hvers vegna er fundaformið
svona mikið notað ef það ber ekki
meiri árangur en raun ber vitni? „Það
hefur stundum hvarflað að manni að
það geti verið þægilegt fyrir stjóm-
endur og aðra að sitja fundi. Ef stjóm-
andi í ábyrgðarstarfi situr tvo tveggja
tíma fundi á dag - fundi sem eru jafn-
vel ekki mjög kerfjandi og erfíðir - er
hálfur dagurinn þegar farinn í funda-
setu, þ.e.a.s. tími sem annars hefði
farið í sffelld símtöl og afgreiðslu mála
sem krefjast mikillar einbeitingar og
orku,“ sagði þessi sami fræðimaður
og leiðbeinandi sem ekki vildi láta
nafns síns getið.
ÓSTUNDVÍSI
„Auk þess bera íslenskir stjórn-
endur ekki nægilega virðingu fyrir
mikilvægi tímans. Hver mínúta getur
skipt máli í rekstri fyrirtækja og þess
vegna er það vítavert að koma of
seint á fundi. En það er eins og ís-
lendingum finnist það ekkert alvar-
legt mál að láta bíða eftir sér í fleiri
mínútur. Það er einnig alveg baneitr-
að að tala í síma á meðan á fundi
stendur. Sumir stjórnendur tefja
fundarmenn í lengri eða skemmri
tíma vegna þess að þeir eru að af-
greiða einhver mál í gegnum síma á
meðan á fundi stendur. Það er algjört
virðingarleysi fyrir tíma annarra. Það
er stjórnandinn sem á að sjá til þess
að fundimir gangi hratt og vel fyrir
sig. Hann á einnig að sjá svo um að
þau mál séu afgreidd sem fyrir fundin-
um liggja og að tíminn fari ekki í tómt
blaður. Stjórnandinn á að vera leið-
toginn, fremstur meðal jafningja og ef
hann stjórnar fundi af röggsemi og
með sóma munu fundargestir taka
þannig á málefnum fundarins. Þar
með yrðu fundir gagnlegt tæki í
stjórnun," sagði fræðimaðurinn og
leiðbeinandinn ennfremur.
Hann var þá spurður að því hvort
TEXTI: KATRÍN BALDURSDÓTTIR TEIKNING: BÖÐVAR LEÓS
44