Árbók Háskóla Íslands - 31.12.1999, Page 32

föngum. m.a. með opnun heimasíðu. Aðstoðað var við þróun og kynningu fjar-
kennslu, en haustið 1999 hófst fjarkennsta í ferðamálafræðum og hagnýtri ís-
tensku sem fólk á tæptega þrjátíu stöðum á tandinu átti kost á að nýta sér. Um
þrjátíu manns hófu fjarnám. Unnið var að undirbúningi kennslu í japönsku við
heimspekideild með verkefnishópi þaðan og styrkja aftað til kennslunnar frá
„Sasakawa-Foundation" (um 3 m.kr.) og sótt um tit „Japan-Foundation".
Erlent samstarf
Samskipta- og þróunarsvið sá um norræna ráðstefnu upptýsingadeilda háskóta í
Reykjavík íjúní. Ráðstefnuna sóttu 110 manns.
Skjalasafn
Háskóla íslands
Stjórn og starfslið
[ ársbyrjun var skipuð ný stjórn fyrir skjalasafn Háskólans. í henni eru Guðmund-
ur Jónsson lektor. formaður. Amalia Skúladóttir skrifstofustjóri og Ágústa Páls-
dóttir lektor. Magnús Guðmundsson, forstöðumaður skjatasafnsins, tók að futlu
við starfi í ársbyrjun á safninu eftir að hafa frá 1992 gegnt að hluta starfi deildar-
stjóra í upplýsingadeild samskiptasviðs. Kristín Edda Kernerup-Hansen. ritari
rektors. var í byrjun apríl ráðin í 60% starf til að hafa umsjón með skráningu í nýtt
skjatastjórnarkerfi, en hún hafði áður m.a. séð um bréfadagbók á rektorsskrif-
stofu. Kristján Pálmar Arnarson var ráðinn tit að skrá og flokka skjalasafn
Reykjavíkur Apóteks og skjalasafn Raunvísindastofnunar.
Nýtt hópvinnukerfi og ný málaskrá
[ árstok 1998 var gerður samningur við fyrirtækið Hugvit hf. um að taka upp
skjalastjórnar- og hópvinnukerfið Lotus Notes GoPro. Á árinu var kerfið sett upp
hjá yfirstjórn Háskólans í Aðalbyggingu en áður hafði það verið sett upp á skrif-
stofum verkfræði- og raunvísindadeilda. Altir starfsmenn fóru á námskeið til að
læra á hið nýja kerfi og skrifaðar voru verklagsreglur sem greina frá því hvernig
unnið skuti með mátaskrána. í þeim er gert ráð fyrir miðtægu skjalasafni
stjórnsýslu þar sem öll bréf eru skráð og flokkuð og send í tölvupósti til þeirra
sem eiga að afgreiða mátin. Hið miðlæga safn varsett upp í húsakynnum skjala-
safnsins og bréfalykill endurnýjaður. Þegar kerfið verður að fullu tekið í notkun
mun hraði og skilvirkni aukast, en vinnubrögð við dómnefndarstörf hafa þegar
batnað og kerfið skilað árangri. Umsjón með uppsetningu málaskrár var megin-
verkefni skjalasafnsins. en nefnd var að störfum sem hafði umsjón með verkinu.
Skil til skjalasafns Háskólans
Ýmsar stærri og smærri sendingar hafa borist skjalasafninu á árinu. Hér verður
aðeins talið það hetsta:
Þegar Reykjavíkur Apóteki var lokað tók skjalasafn Háskótans að sér að ftokka og
skrá skjalasafn apóteksins sem var í um 100 skjalaöskjum. Elstu skjölin voru frá
upphafi 19. atdar en þau yngstu frá 1999. Safninu verður komið til varðveislu í
Lyfjafræðisafni íslands í Nesi. Frásögn af safninu er í 3. tbl. 21. árg. af Fréttabréfi
Háskólans. Fjögur bréfabindi með gögnum komu frá formanni lögskýringar-
nefndar, Guðmundi Jónssyni, með gögnum frá 1988-1998. Þrír stórir kassar með
skjölum bárust frá Maríu Jóhannsdóttur á skrifstofu heimspekideitdar með skjöl-
um deildarinnar. Nítján öskjur af skjölum komu frá námsbraut í sjúkraþjálfun frá
árunum 1976-1997. Átta kassar komu frá Atþjóðaskrifstofu. mest gögn sem vörð-
uðu Comett-áættun Evrópusambandsins. Teikningabókin „Hús Háskólans" barst
frá rektorsskrifstofu. Fjögur bréfabindi komu frá sagnfræðiskor með skjölum frá
árunum 1988-1996. Nokkrir hillumetrar bárust frá Nemendaskrá og var þeim
raðað í öskjur.
Ýmiss konar þjónusta
Talsverð eftirspurn er frá stjórnsýstu eftir eldri skjölum til útláns en lítið er um að
utanaðkomandi skoði skjöl Háskólans nema tit að fá tánaðar tjósmyndir. Aðallega
er teitað eftir skjölum sem eru eins tit fimm ára. fyrir mál sem ennþá eru í
vinnslu. Forstöðumaður veitti ýmsum skrifstofum og kennurum leiðbeiningar og
miðtaði skjalabúnaði af ýmsu tagi s.s. fórum. miltiblöðum. öskjum o.fl. í árstok
var keyptur nýr stálskápur undir teikningar. veggspjöld og kort. Forstöðumaður
sá um Árbók Háskólans 1998 ásamt Magnúsi Diðriki Batdurssyni. aðstoðarmanni
rektors. og kom hún út í október.
28