Sveitarstjórnarmál - 01.03.1997, Blaðsíða 48

STJÓRNSÝSLA
vegar er gerð krafa til að beiðni um aðgang tiltaki það
mál eða þau gögn í máli sem leitað er eftir en það kemur
unt leið í veg fyrir að unnt sé að óska aðgangs að ótil-
teknum fjölda mála eða gögnum í ótilteknum málum af
ákveðinni tegund eða frá ákveðnu tímabili. Að öllum
líkindum hefur þessi afmörkun í för með sér að ekki er
t.d. liægt að óska aðgangs að fundargerðunt sveitar-
stjórna eða annarra stjórnsýslunefnda sem að jafnaði
hafa fleiri en eitt og óskyld mál til umfjöllunar á fundurn
sínum. Hins vegar myndar umfjöllun um mál í fundar-
gerð hluta af gögnum þess og væri því rétt að láta í té út-
drátt úr þeint hluta fundargerðar er mál varðar, ef að-
gangur er á annað borð heimill skv. 1. mgr. 3. gr.:’ Þessi
afmörkun er útfærð frekar í 1. mgr. 10. gr. uppl. og
verður nánar vikið að henni síðar. Jafnframt gerir sami
áskilnaður 1. mgr. 3. gr. uppl. almennt kröfu til að gögn
hafi verið búin til, lögð fram eða þeirra aflað vegní/ máls
sem er eða hefur verið til meðferðar eða afgreiðslu hjá
stjórnvöldum. Búi stjórnvöld yfir gögnum af öðru til-
efni, t.d. vegna framleiðslu á efni sem þau hafa að
geyma, standa líkur til að lögin eigi ekki við. Loks leiðir
sama afmörkun 1. mgr. 3. gr. til þess að lögin veita ekki
rétt til aðgangs að skrárn sem stjómvöld halda, ef frá er
talin undantekning 3. tölul. 2. mgr. 3. gr. um dagbókar-
færslur og ntálaskrár.
I 2. mgr. 3. gr. uppl. er nánar tiltekið til hvaða gagna
upplýsingaréttur 1. mgr. 3. gr. nær til. Ekki skiptir máli
hvenær gögn urðu til eða hvenær þau bárust stjómvöld-
um, sbr. 2. mgr. 24. gr. uppl.
Samkvæmt 1. tölul. 2. mgr. 3. gr. nær réttur til að-
gangs að gögnum til allra skjala sem mál varða og skv.
2. tölul. sömu málsgreinar til allra annarra gagna sem til
eru í máli. Meginreglan er samkvæmt þessu að upplýs-
ingaréttur almennings gildir án tillits til á hvaða formi
upplýsingar eru varðveittar innan stjómsýslunnar. Jafn-
framt gildir upplýsingarétturinn bæði um mál sem lokið
er og um þau sem enn eru til meðferðar. Rétturinn nær
hins vegar aðeins til gagna sem til eru þegar um þau er
beðið. A stjómvöld er því hvorki lögð skylda til að út-
búa gögn sem ekki eru til né heldur til að kynna eða
senda gögn sem eftir eiga að bætast við mál á síðara
tímamarki.
Réttinum til aðgangs að gögnum em þó sett tímamörk
í tvenns konar tilvikum. Annars vegar verður réttur til
aðgangs að afritum af bréfum sem stjómvald hefur sent
frá sér ekki virkur fyrr en ætla má að viðtakanda hafi
borist erindið skv. 1. tölul. 2. mgr. 3. gr. og hins vegar
má ekki veita upplýsingar um hverjir sótt hafa um opin-
berar stöður fyrr en umsóknarfrestur er liðinn skv. nið-
urlagi 4. tölul. 4. gr. uppl. Að því er fyrra atriðið varðar
kemur til álita hvort sú regla komi í veg fyrir að stjóm-
2) I úrskurði úrskurðarnefndar um upplýsingamál frá 30. janúar
1997 í málinu nr. A-3/1997 var hreppsnefnd gert að veita aðgang
að tilteknum bókunum í tveimur fundargerðum hreppsnefndar.
vald geti að eigin frumkvæði birt upplýsingar í slíkum
gögnum áður en viðtakanda er kunnugt um þær, en það
getur t.d. átt við urn það verklag sveitarstjóma eða fram-
kvæmdastjórna sveitarstjórna að tilkynna opinberlega
um ákvarðanir teknar á fundum þeirra þegar að þeim
loknum. Þessu svara upplýsingalögin ekki beint, enda
byggjast þau á frumkvæði almennings. Við upplýsinga-
miðlun að frumkvæði stjórnvalda gildir því eftir sem
áður sú óskráða meginregla stjómarfarsréttar að þeim sé
almennt heimilt að láta upplýsingar í té þegar reglur um
þagnarskyldu standa ekki í vegi fyrir því. Við afmörkun
þessarar heimildar væri stjómvöldum hins vegar rétt að
taka bæði mið af markmiðum upplýsingalaga, sem og
þeim takmörkunum sem undanþágur frá meginreglu
þeirra setja og eru yfirleitt hinar sömu og reglur um
þagnarskyldu standa fyrir þegar þær eiga við.
Þá er í 3. tölul. 2. mgr. 3. gr. uppl. veittur réttur til að-
gangs að dagbókarfærslum sent lúta að gögnum máls og
lista yfir málsgögn, en skv. 1. mgr. 22. gr. uppl. er
stjómvöldum skylt að færa skrá yfir mál sem þau fá til
meðferðar og varðveita málsgögn þannig að þau séu að-
gengileg. Vert er að árétta að þetta ákvæði veitir hins
vegar ekki alntennan aðgang að dagbók stjórnvalda,
þannig að hægt sé að kanna hvaða mál hafi kornið til af-
greiðslu hjá þeim, heldur einungis að þeim hluta hennar
sem geymir færslur um það mál sem tiltekið er í beiðni.
Með því að upplýsingalögin taka einungis til fyrirliggj-
andi gagna hjá stjómvöldum verður jafnframt að líta svo
á að aðgangur verði aðeins veittur að lista yfir málsgögn
ef hann er á annað borð til en leggi ekki skyldu á stjóm-
völd til að útbúa hann sérstaklega. Rétt er þó að benda á
að slíkir listar auðvelda mjög framkvæmd upplýsinga-
laga og stjómvöld ættu almennt að haga skjalastjórnun
sinni með þeim hætti að hún nýtist á hagkvæman hátt til
að leita að, fínna og láta í té gögn eftir þeim leiðum sem
upplýsingalögin bjóða. Er óhætt að fullyrða að það verð-
ur meðal þeirra atriða sem reglugerð, sem heimilað er að
setja í 2. mgr. 22. gr. uppl., um skjalastjómun í stjóm-
sýslu ríkisins, mun hafa að meginmarkmiði. Enda þótt sú
reglugerð muni að vísu ekki taka til skjalastjórnunar í
stjómsýslu sveitarfélaga er rétt að benda á að stofnunum
þeirra er jafnskylt og ríkinu að haga skjalastjómun sinni
með þeirn hætti að hún svari þeim lágmarkskröfum sem
upplýsingalög setja og heyra til vandaðra stjórnsýslu-
hátta.
Loks er í 23. gr. lögfest ein forsenda þess að upplýs-
ingalögin hafi tilætluð áhrif en það er reglan um skrán-
ingu upplýsinga urn málsatvik. Þessi regla kemur m.a. í
veg fyrir að stjómvöld fari í kringum upplýsingalögin
með því að koma því svo fyrir að stjómsýslumál séu ein-
göngu afgreidd á grundvelli munnlegra upplýsinga
þannig að ekki verði til nein gögn í máli sem almenning-
ur á rétt til aðgangs að. Þessi regla á þó eingöngu við urn
meðferð stjómsýslumála í skilningi stjómsýslulaga, en á
t.d. ekki við um þjónustustarfsemi, svo sem kennslu og
42