Frjáls verslun - 01.10.1946, Blaðsíða 18

Skrifstoíumenning I.
Umgenpi við skrifstofugesti
EftirfarancLi grein er tekin upp úr bók-
inni „Modern Business Encyclopedia“, út-
gefinni í Ameriku drið Í942 af Ediuard N.
Teall. Bók pessi er afbragðs nákvæm og
yfirgripsmikil sem verzlunarhandbók, og
mun blaðið væntanlega siðar gripa niður i
liana aftur.
Fáir ná góðum árangri sem verzlunar- eða
kaupsýslumenn, ef þeir temja sér ekki fágaða
framkomu. Góð framkoma- stuðlar að því að
lileypa tækifærunum inn um dyrnar, vinna virð-
ingu og vinsældir bæði yfirmanna og samstarfs-
manna og gera öll verzlunarstörfin auðveldari
og ánægjulegri. Góðir verzlunarsiðir byggjast á
sömu grundvallarreglu og almennar kurteisis-
venjur, nefnilega tillitssemi við þá, sem við um-
göngumst. En þó eru allmargir þeir siðir, sem
ekki gilda í viðskiptalífinu, enda þótt þeir séu
taldir sjálfsagðir í almennum félagsskap. Til
dæmis er verzlunarmanni ekki skylt að standa á
fætur í hvert sinn, er starfsstúlka kemur inn í
skrifstofu hans, en þegar stúlka kemur þangað
sem gestur, er ekkert sjálfsagðara en hann rísi
á fætur og setjast ekki aftur, fyrr en hún hefur
tekið sér sæti. Það er því harla nauðsynlegt að
vita, hverjar kröfur eru gerðar til framkomu
verzlunar- og skrifstofumannsins.
FRAMKOMA VIÐ GESTI.
Ef þú hefur þann starfa með höndum, að taka
á móti gestum, er til skrifstofunnar koma, verð-
ur þú að temja þér kurteisi, lipurð og áhuga og
kappkosta að bera af þér vingjarnlegan og aðlað-
andi þokka. Hvort sem þú veitir gestinum leyfi
til viðtals við þann, sem hann ætlar að finna,
eða ekki, verður þú að koma þannig fram, að
hann hafi á tilfinningunni, að erindi hans hafi
fengið hina ákjósanlegustu afgreiðslu, a. m. k.
eftir atvikum.
178
Á samri stundu, er gesturinn stígur inn úr
dyrunum, ber þér að vera honum til þjónustu.
Þú skalt heilsa honum með viðfelldnu brosi og
bjóða honum „góðan daginn“. Ef þú átt hægt
með að standa á fætur, þá gerðu það. En eigirðu
eitthvað annríkt, t. d. við símaborðið, geturðu
kornið fram á sama hátt, þótt þú sitjir kyrr. Á
eftir ávarpskveðjunni geturðu sagt: „Hvers
óskið þér?“, eða „Hvað þóknast yður?“. Láttu
gestinn aldrei bíða, þar til þú hefur lokið við
línu, sem þú ert að vélrita, málsgrein í bók, sem
þú ert að lesa, eða samtal við samstarfsmann
þinn. Reyndu að forðast þreytulegt eð kæru-
leysislegt útlit og allt það, sem getur bent til
þess, að gesturinn sé óvelkominn. Ávarpaðu
liann aldrei í stuttaralegum tón eða setningum,
s. s. „Hvað viljið þér?“, eða með hvatskeytlegu
„Já?“.
Gesturinn spyr ef til vill: „Get ég fengið að
tala við forstjórann?“, en getur ekki um nafn
sjálfs sín. í slíkum tilfellum skaltu taka fram
blýant og rithefti og segja eitthvað á þessa leið:
„Forstjórinn er upptekinn í svipinn, en ef þér
viljið gefa mér upp nafn yðar og erindi, skal ég
reyna að útvega yður viðtal við hann“. Blýant-
urinn og ritheftið hefur sín áhrif, svo að að-
komumaðurinn færist vart undan að gefa þér
umbeðnar upplýsingar. Ef þú síðan kemst að
raun um, að forstjórinn vill ekki eiga viðtal við
gestinn, eftir að hafa heyrt nafn hans og erindi,
verður þú að reyna að mæta óskum hins síðar-
nefnda, eins og frekast er unnt, án þess að hann
nái tali af forstjóranum. Verið getur að forstjór-
inn biðji þig fyrir einhver skilaboð til hins að-
komna, en sé svo ekki, er ekki um annað fyrir
þig að ræða en taka málið í eigin hendur, t. d.
svona: „Ég held að þér hafið ekki gagn af við-
tali við forstjórann eins og stendur, því að hann
er þegar búinn að gera áætlun um auglýsingar
fyrirtækisins næstu mánuðina og kærir sig ekki
FRJÁLS VERZLUN