Frjáls verslun - 01.10.1946, Blaðsíða 19

um að kaupa fleiri auglýsingar en nú eru lofað-
ar, fyi'r en næsta vor. En ef þér viljið skilja eftir
augiýsingataxtann og eitt eintak af blaði yðar,
skal ég koma því á framfæri við forstjórann.
Hann mun svo hringja til yðar, ef hann óskar
að tala við yður“. Verði erindi gestsins betur
afgreitt í einhverri annarri deild fyrirtækisins,
skaltu skýra honum frá því að forstjórinn ann-
ist ekki viðkomandi mál, en þú skulir reyna að
koma honum í samband við þann, sem það gerir.
Þegar þú vísar gesti til annarrar deildar, verð-
urðu að vera viss um, að þú sendir hann á rétta
staðinn, því að mjög er ergjandi fyrir aðkornu-
mann að vera lirakinn úr einum stað í annan.
Ef þú álítur að forstjórinn vilji gjarnan hafa
tal af gestinum, geturðu tilkynnt honurn strax
urn komu hans, nema hann hafi gefið þér aðrar
reglur að fara eftir. Þeim, sem kornnir eru til
að fá einhverjar almennar upplýsingar, er
sjaldnast veitt áheyrn forstjórans, en þú mátt
samt sem áður aldrei neita þeim beinlínis um
viðtal við hann. Þú getur sagt, að forstjórinn
geti ekki tekið á móti gestum, eins og sakir
standa, og síðan boðið frarn aðstoð þína. Það
er lítil hætta á öðru en þú gerir komumanninn
ánægðan, ef þú sýnir áhuga fyrir erindi hans,
hlýðir með athygli á það og veitir honum hjálp
og upplýsingar eftir beztu getu, þannig að hann
finni til öryggis og trúnaðartrausts. Þetta verður
oftast til þess, að liann telur sig hafa rekið erindi
sitt eins vel og hann hefði haft tal af forstjóran-
um sjálfum.
Láttu ekki lienda júg þá skyssu, að flana að
ákvörðunum þínum. Hugsum okkur t. d. að
komumaður óski viðtals við forstjórann og fái
þér nafnspaid sitt. (Nafnspjöld eru reyndar lítið
notuð hérlendis. Alltof lítið. — Þýð.) Á spjald-
inu lestu að hann sé verðbréfasali. Enda þótt
forstjórinn liafi fyrirskipað þér að vísa ekki þess-
konar sölumönnum inn til sín, réttlætir það ekki
hranalega eða fljótfærnislega framkomu við
manninn, heldur ber þér að nota aðferðina, sem
hér var lýst að framan. Á hinn bóginn getur
hinn aðkomni verið kunningi forstjórans og
erindi hans verið eingöngu persónulegt. Að því
geturðu komizt með kurteislegum sjrurningum
og forðast þannig öll gönuhlaup.
KOMUMENN KYNNTIR.
Þegar forstjórinn tilkynnir, að hann óski að
taka á móti komumanni, skaltu segja við hinn
síðarnefnda: „Forstjórinn er reiðubúinn að taka
FRJÁLS VERZLUN
á móti yður. Gjörið þér svo vel“. Síðan gengurðu
á undan honurn, en nokkuð til hliðar við hann,
og vísar honurn leið inn í skrifstofu forstjórans.
Þegar þangað kemur, dregur þú þig í hlé, en
hafi forstjórinn ekki hitt komumann fyrr, ligg-
ur beint við að þú kynnir þá. Að því búnu geng-
urðu út úr skrifstofunni og lokar dyrununt
hljóðlega á eftir þér, nema þær hafi áður staðið
opnar.
Ef maður, sem áður hefur pantað viðtal við
forstjórann, hittir svo á, að annar maður er inni
hjá honum á þeim tíma, skaltu lningja til for-
stjórans- og minna hann á hið lofaða viðtal eða
ganga til skrifstofu lians og segja sem svo: „Jón
Jónsson er kominn að finna yður, samkvæmt
fyrra urntali. Á ég að segja honum að þér séuð
reiðubúnir að taka á móti honurn eftir svolitla
stund?“.
Það er sjálfsögð kurteisi af forstjóranum að
rísa úr sæti sínu, þegar aðkomandi maður kem-
ur í skrifstofu hans, einkurn ef það er kona.
Hann á að heilsa henni með virktum, draga
fram stól handa henni og bíða, unz hún liefur
setzt. Hann á að veita erindi gestsins óskipta at-
hygli, jafnvel þótt liann verði að takmarka tím-
ann, sem til samtalsins fer. Þegar gesturinn býst
til brottfarar, ber forstjóranum að fylgja honum
til dyranna á skrifstofu sinni.
Meðan gestur er staddur inni hjá forstjóran-
um, verður þú að gæta þess að trufla þá eins
lítið og framast er kostur. Sé spurt um forstjór-
ann í síma, skalt þú taka niður nafn þess. sem
hringir, og hringja síðan til lians, þegar forstjór-
inn hefur ekki annað viðbundið. Þetta er algikl
regla, nerna símtalið sé bráðáríðandi. Sértu beð-
in fyrir mikilvæg skilaboð til forstjórans, skaltu
skrifa þau niður á blað og fara svo með það inn
til hans og biðja um leið afsökunar á truflun-
inni. Skrifleg skilaboð valda að jafnaði minni
truflun á samtalinu heldur en munnleg. Að því
er þetta varðar verður þó að fara eftir óskurn
forstjórans. Ef hann vill að þú gefir honum taf-
arlaust samband við hvern þann, sem hringir til
hans, er ekkert við því að segja. Og kjósi hann
heldur að þú tilkynnir honum skilaboð í sím-
ann, í stað þess að fá þau skrifleg, ferðu að sjálf-
sögðu að vilja hans.
Þegar svo ber undir, að síminn hringir meðan
verið er í viðræðum við annan mann, er nauð-
synlegt að afsaka truflunina við hann,. áður en
svarað er. Þetta er einkum áríðandi fyrir for-
stjórann að muna, þegar óviðkomandi maður er
179