Bókasafnið - 01.06.1996, Qupperneq 5

Þórdís T. Þórarinsdóttir
Kerfisbundnar efnisorðaskrár
Uppbyggmg og notagildi við lyklun heimilda
YFIRLIT
Lyklun heimilda er skilgreind. Upphaf og þróun kerfisbundinna efn-
isorðaskráa rakin stuttlega. Fjallað um uppbyggingu og gerð slíkra skráa
og sagt frá helstu stöðlum um gerð þeirra. Borinn saman stýrður og frjáls
orðaforði sem lyklunarmál. Sagt er frá nýútkominni íslenskri kerfisbund-
inni efnisorðaskrá. Notagildi kerfisbundinna efnisorðaskráa íyrir efnis-
orðagjöf og heimildaleitir rakið. Rætt um verklag við lyklun heimilda,
stefnumörkun við efnisorðagjöf, gæðastjórnun við heimilda, samkvæmni
í lyklun og nákvæmni leitarheimta. Lagt til að stofnuð verði Efnisorða-
nefnd bókasafna sem móti stefnu um lyklun heimilda hér á Iandi.
Inngangur
í bókasafns- og upplýsingafræðum hefur skapast sú hefð
að tala um bókfræðilega stjórn heimilda. Er þá átt við að
hafa yfirlit yfir hvað gefið hefur verið út á hverjum tíma og
að gera slíkar upplýsingar aðgengilegar. Einnig mætti á
sama hátt tala um nokkurs konar efnislega stjórn heimilda
í þeirri merkingu að hafa yfirlit um hvert efnisinntak rita
er. í því sambandi er nauðsynlegt að gera sér grein fyrir
hvaða aðferðum skuli beita við efnisgreiningu, þ.e. við val
efnisorða og gerð efnisorðaskráa. Er hér einkum átt við
kerfisbundnar efnisorðaskrár (e. thesaurus) sem byggðar
eru upp til að nota við lyklun heimilda og ennfremur til að
styðjast við á leitarstiginu, þ.e. við almennar upplýsinga-
leitir.
Lyklun heimilda: Skilgreiningar
í alþjóðlega staðlinum, ÍSTISO 5963:1985, er lyklun
(e. indexing) skilgreind sem: „Sú athöfn að lýsa heimild eða
greina hana samkvæmt efnisinntaki hennar" (grein 3.8, s.
8). í ISO staðlinum ÍST90 hljóðar skilgreiningin svo: „Val
heita til að lýsa efni heimildar“ (grein 3.2.1, s. 8).
Lyklun heimilda er yfirleitt skilgreind nánar sem með-
höndlun og greining þeirrar þekkingar, sem í heimildum er
fólgin, ennfremur kerfisbundin framsetning þekkingarinn-
ar á lyklunarmáli oft með hjálp kerfisbundinnar efnisorða-
skrár í því skyni að tryggja markvisst aðgengi að upplýsing-
um þeirra heimilda sem Iyklaðar eru.
Heimildir eða gögn (e. document) í skilningi lyklunar
eru skilgreind samhljóða í ofangreindum stöðlum sem:
„Öll gögn sem skráð verða og lykluð, prentuð eða á öðru
formi" (grein 3.1 í báðum). Auk þess er ítrekað í stöðlun-
um að skilgreiningin tekur til upplýsinga á hvaða formi
sem þær birtast, ennfremur til hvers konar hluta í þ'rívídd
að meðtöldum sýnum úr ríki náttúrunnar.
Efnisgreining heimilda: Samspil flokkunar
og lyklunar
Meginmarkmiðið með efnisgreiningu bókakosts safna
almennt, hvort sem um er að ræða flokkun eða lyklun (efn-'
isorðagjöf), er að skipuleggja safnkostinn og gera efni hans
aðgengilegt notendum. Hér á landi fólst efnisgreining safn-
kosts til skamms tíma nær eingöngu í efnisflokkun sam-
kvæmt flokkunarkerfi viðkomandi safns, í flestum tilfellum
samkvæmt Dewey-kerfmu. Sú hefð skapaðist á íslenskum
bókasöfnum þar sem Dewey-kerfi var beitt að jafnframt því
sem hverri heimild var gefin flokkstala í samræmi við aðal-
efni heimildar, sem sagði til um röðun í hillu, var víkjandi
efnisþáttum, einum eða tveim eftir atvikum, oft gefnar svo-
kallaðar aukamarktölur eða plúsmarktölur. Aukamarktöl-
urnar komu þannig að nokkru leyti í stað efnisorða og
spjöldum fyrir þær var raðað inn í flokkaðar spjaldskrár
safna. Með þessu móti var reynt að auka nákvæmni efnis-
greiningarinnar. Til að stuðla að frekari nákvæmni gerðu
söfn sér oft á tíðum far um að flokka mjög nákvæmt sem
aftur hafði þann galla í för með sér að flokkunartölur urðu
gjarnan mjög langar. Hvaða brögðum sem beitt er við efn-
isgreiningu heimilda samkvæmt flokkunarkerfi getur að-
eins verið um gróft niðurbrot efnisþátta að ræða miðað við
þá möguleika til nákvæmni sem efnisgreining heimilda
með efnisorðagjöf í tölvukerfum nútímans býður upp á.
Fyrir tilkomu tölvuvæddra spjaldskráa tíðkuðust aftur á
móti víða erlendis svokallaðar orðasafnsskrár (e. dictionary
catalog). I slíkum skrám er spjöldum fyrir efnisorð raðað
inn í hefðbundnar stafrófsraðaðar spjaldskrár eins og þær
hafa tíðkast hér á landi. Minni áhersla er þá lögð á efnis-
flokkuðu skrána, ekki notaðar aukaflokkstölur og yfirleitt
ekki flokkað eins nákvæmlega og annars er gert. Flokkaða
skráin gegnir í slíkum tilvikum oftast aðeins hlutverki
hillulista (nokkurs konar eignaskrá) sem almennir notend-
ur hafa jafnvel ekki aðgang að. Slíkar skrár náðu ekki fót-
festu hér á landi nema helst á læknisfræðibókasöfnum og
voru þá einkum notuð ensk efnisorð.
Með tilkomu tölvutækninnar á bókasöfnum hérlendis
hefur skapast möguleiki á að beita bæði grófri og nákvæmri
efnisgreiningu heimilda. Með því er átt við að með tilkomu
tölvuvæddrar efnisorðagjafar er ekki lengur nauðsynlegt að
flokka eins nákvæmlega og áður þótti æskilegt, sérstaklega
á stærri söfnum. Notendur geta þannig notið kosta beggja
aðferða, þ.e. fengið í gegnum flokkunina heildaryfirlit yfir
einstaka efnisflokka og með hjálp efnisorða dregið út
þrengri svið safnkostsins.
f stuttu máli sagt býður tölvuvædd efnisgreining heim-
ilda með efnisorðum upp á miklu fjölbreyttari leitarmögu-
leika en áður tíðkuðust og stuðlar að betri nýtingu safn-
kosts. Sérstaklega á þetta við um efnisgreiningu fjölefnisrita
sem hafa t.d að geyma greinasöfn um mismunandi efnis-
þætti (sbr. Þórdís, 1992, s. 14).
Kerfisbundnar efnisorðaskrár í Ijósi sögunnar
Kerfisbundnar efnisorðaskrár eru sem slíkar tiltölulega
ný fyrirbæri í heimi upplýsingaskipulagsins. Fyrsta kerfis-
bundna skráin sem gerð var sem hjálpartæki fyrir efnisorða-
gjöf og upplýsingaleitir var tekin saman árið 1959
(Lancaster, 1985, s. 13). A sjöunda áratugnum komu síð-
an margar slíkar skrár út, einkum í Bandaríkjunum. Fyrstu
leiðbeiningarnar um gerð kerfisbundinna efnisorðaskráa
voru gefnar út af Unesco árið 1970. Þær leiddu hins vegar
til útgáfu alþjóðlegs staðals um gerð kerfisbundinna efnis-
orðaskráa, ISO 2788, sem fyrst var gefinn út árið 1974, en
Bókasafnið 20. árg. 1996 5