Bókasafnið - 01.06.1996, Page 46

Guðrún Karlsdóttir
Úr eikarskúffum á alheimsnet
Skráningardeild Landsbókasafhs Islands - Háskólabókasafns
Veröld sem var
Þegar stærsta safn þjóðarinnar, Landsbókasafn fslands -
Háskólabókasafn, var opnað í Þjóðarbókhlöðu 1. desem-
ber, 1994, átti það sér orðið talsvert langa forsögu. Margir
höfðu um árabil beðið óþreyjufullir eftir tilurð þess og
sumir eflaust orðnir nær úrkula vonar undir lok síðasta ára-
tugar. En þá reyndust framundan ár mikilla framkvæmda í
hönnunar- og byggingarlegu tilliti og ekki síður í safn-
tæknilegum efnum. í gömlu söfnunum, Landsbókasafni fs-
lands í Safnahúsinu við Hverfisgötu og Háskólabókasafni í
aðalbyggingu Háskóla íslands, voru þrengsli orðin ótrúlega
mikil og húsnæði löngu sprungið utan af safnkosti og
mönnum.
Nýjar víddir
En samtímis því sem þrengdist um olnboga- og
geymslurými tók innri starfsemi safnanna á sig nýjar vídd-
ir. Á komst skipulagt samstarf til undirbúnings sameiningu
og tók það að lokum til allra meginþátta starfseminnar.
Markvisst var fylgst með því sem var að gerast annars stað-
ar í heiminum á skyldum sviðum og það sem við átti heim-
fært í þeirri mynd sem best hentaði aðstæðum og kröfum
hér heima. I kjölfar sannprófunar og ákvarðanatöku á
hverju sviði voru teknar saman margvíslegar verkefnislýs-
ingar. Gerðar voru voru forkannanir, verk- og kostnaðará-
ætlanir, áætlanir um aðstöðu-, fjár- og mannaflaþörf og
söfnin gengu svo sameiginlega til margvíslegra samninga
við þriðja aðila. Á þennan hátt fór t.d. í stórum dráttum
fram val á tölvukerfi fyrir safnið, ákvörðun um afturvirka
tölvutöku skráa, tölvuvæðingu skráningar og annarra þátta
starfseminnar. Forsvarsmenn og faghópar unnu svo einnig
að ítarlegum forsögnum um búnað á nýjum stað, legu og
tengsl starfsþátta í fyrirheitna landinu vestan Suðurgötu.
Tölvutœknin heldur innreið sina
Nokkrir áfangar á leið til nútímans í nýju safni eru öðr-
um minnisstæðari. Stórt framfaraskref var stigið í Lands-
bókasafni íslands árið 1980, þegar farið var að vinna
íslenska bókaskrá, sem er þjóðbókaskrá íslendinga, eftir
tölvuskráningarlegum forsendum, en það var skráin fyrir
árið 1979. Þá var fyrst farið að nota afbrigði af marksniði,
þ.e. beita tölvulæsilegri skráningu (MARC = Machine Rea-
dable Cataloguing) hér á landi. Margvísleg þróun hefur átt
sér stað síðan, en á árinu 1995 var skráin svo fyrsta sinni
unnin til útgáfu í tölvukerfinu Gegni. Á þessu fyrsta heila
starfsári safnsins voru þrír árgangar hennar, fyrir árin 1992,
1993 og 1994, dregnir út úr kerfmu til prentunar sam-
kvæmt þar til gerðu forriti. Stefnt er að því að skráin komi
hér eftir reglulega út um mitt árið, en prentskil fyrra árs
eiga að skila sér nokkurn veginn á fyrsta ársfjórðungi hvers
árs.
Byrjað að afrita fœrslur úr gagnagrunnum
Þá má minnast þess að á árinu 1986 var tekið annað
stórt stökk fram á við í tölvuvæðingar- og skráningarmál-
46 Bókasafnið 20. árg. 1996
um, þegar farið var í Háskólabókasafni að afrita erlendar
færslur úr gagnasafnskerfinu BiblioFile, en það er gefið út
á geisladisk- um af Library Corporation í Bandaríkjun-
um. BiblioFile er einnig unnt að nota til frumskráningar og
var sá möguleiki fljótlega hagnýttur í söfnunum báðum.
Fyrst í stað var tölvuvinnsla skránna aðeins ný aðferð til
skráningar og útprentunar spjalda og lista. Möguleikar
tölvuskráningar skiluðu sér því engan veginn til fulls fyrr en
færslurnar voru gerðar aðgengilegar notendum í tölvutæku
formi með öllum þeim nýju leitarmöguleikum sem þá buð-
ust, t.d. samsettum leitum (ítarleitum).
Afturvirk tölvutaka spjaldskráa
Þegar val á tölvukerfi fyrir Þjóðarbókhlöðusöfn stóð fyr-
ir dyrum á níunda áratugnum var það fyrirsjáanlegt að
kerfið yrði nær tómt fyrstu árin og áratugina nema sérstakt
afturvirkt átak yrði gert í tölvuskráningarmálum. Við þær
aðstæður var ljóst að kerfið myndi ekki nýtast nema að
hluta til og ekki væri t.d. unnt að taka útlánaþáttinn í notk-
un nema að takmörkuðu leyti meðan aðeins lítill hluti saf-
nefnis væri tölvuskráður. Töluleg yfirlit úr kerfinu næðu þá
einungis yfir hluta safnkostsins í stað þess að gefa heildar-
yfirlit yfir stöðu viðfangsefna og kerfisþátta.
Samið við Saztec
Til þess að koma í veg fyrir að þarna skapaðist vandi og
óhagkvæmni í safnrekstrinum var haustið 1988 að vel at-
huguðu ráði gengið til samninga við breska bókasafnsþjón-
ustufyrirtækið Saztec um tölvutöku spjaldskráa, og miðað-
ist samningurinn við meginhluta spjaldskráðs erlends efnis
safnanna beggja á þeim tíma, alls um 190 þúsund færslur.
Handskrifuð spjöld stóðu utan við þennan ramma, svo og
vélrituð og fjölrituð spjöld þar sem letur var fram úr hófi
dauft og illlæsilegt. Áður en til samningsgerðar við Saztec
kom var gerð verð- og gæðakönnun hjá fleiri aðilum. Þá
þurfti að taka afstöðu til þess á hvaða formi væri hentugast
að senda utan bókfræðilegar upplýsingar, en þar voru ýms-
ir valkostir fyrir hendi sem allir voru kannaðir. Reyndist
ljósritun spjaldskráa hagkvæmasti kosturinn.
Verkefnislýsingfyrir tölvutöku skráa erlendis
Áður en til framkvæmda kom um tölvutöku skráa var
tekin saman ítarleg forsögn um verktilhögun og samvinnu
Saztec við söfnin. Þar var einnig kveðið á um í hvaða formi
færslum yrði skilað að loknu verki og áfangar tímasettir.
Gerðar voru ýmsir hjálparskrár, svo sem íslensk-enskur listi
um skammstafanir, skilgreiningar atriða í spjaldfæti og
fleira. Samið var um að ensk efnisorð skyldu fylgja færslun-
um úr þeim gagnabönkum sem þær yrðu dregnar út úr, en
það sem ekki fyndist yrði slegið inn skamkvæmt forsögn.
Keypt tölvukerfi sem hlýtur nafhið Gegnir
Nú fóru hjólin að snúast hraðar. Fyrsti skammturinn af
tölvutækum bókfræðifærslum frá Saztec barst eins og um
var samið á segulböndum árið 1989. Sama ár var eftir ára-