Bókasafnið - 01.06.1996, Page 48

sjálfbeina hefur verið skráð og skráningu rita þjóðdeildar
skilar vel áfram. Skráning sérsafna er langskemmst á veg
komin. f tímaritahaldi er unnið að því að setja staðsetningu
tímarita inn í bókfræðifærslur.
Beinlínuflutningur fœrslna úr gagnabönkum
Aðföng safnsins eru skráð jafnóðum og þau berast í safn-
ið. íslensk rit þarf að frumskrá en fyrir mikinn hluta er-
lendra rita er unnt að sækja færslur tölvuleiðis í erlendan
gagnabanka, OCLC, og flytja þær yfir í marksnið Gegnis
með nokkrum lagfæringum. Afritun færslna úr OCLC
hófst í október 1992 og lætur nærri að meðaltal leitar-
heimta hafi verið fimm sjöttu þennan tíma. Öll aðildarsöfn
Gegnis hafa aðgang að OCLC. Síðla árs 1995 opnuðust
svo möguleikar á flutningi færslna yfir í Gegni úr fleiri
gagnabönkum, m.a. á öðrum málsvæðum. Tekinn hefur
verið upp samskiptastaðallinn Z39.50 og nú er t.d. unnt að
tengjast gagnabanka SLS í Bristol og norska kerfinu BIB-
SYS. Safnið mun í framtíðinni notfæra sér alla þá flutnings-
möguleika á færslum sem bestar heimtur gefa og gerir sam-
anburð á milli þeirra í því skyni.
Tengsl aðfangadeildar og skráningardeildar
í altölvuvæddu safni sem þessu eru mikil tengsl milli
skráningardeildar og aðfangadeildar. Aðfangafærslur verða
til í aðfangadeild en yfir þær er jafnharðan farið í skráning-
ardeild, m.a. með tilliti til nafnmyndaskráa. Talsverð vinna
fer daglega í að viðhalda nafnmyndaskrám kerfisins, þannig
að nafnmyndir eintaklinga og stofnana séu ávallt notaðar á
sama veg en gerðar tilvísanir frá afbrigðum. í skráningar-
deild eru færslurnar fyrir nýpöntuð rit lyklaðar svo að unnt
sé að fletta þeim upp í kerfinu og sjá hvaða rit eru í pönt-
un eða hvar rit er á vegi statt í meðhöndlun eftir að það hef-
ur borist safninu. Kjalmiðar eru prentaðir út úr Gegni.
Tekin var sú ákvörðun að láta aðila utan safnsins sjá um
prentun strikamiða, a.m.k. meðan safnið hefur ekki meiri
mannafla á að skipa en nú er.
Eintaksfierslur og strikamerkingar
Samhliða tölvuskráningu í Gegni hafa rit safnsins verið
strikamerkt, en hver strikamiði ber einstakt númer fyrir
rit/eintak rits, þ.e. eintaksnúmer. Gerðir voru fortengdir
strikamiðar móti öllum erlendum færslum sem véllesnar
voru inn í kerfið, öðrum en tímaritafærslum, og voru þeir
afhentir í flokkaðri röð innan hverrar safndeildar, þ.e. í
sömu röð og rit sem raðað var í Deweyröð. Gekk álíming-
in mjög hratt fyrir sig þar sem nákvæmlega var raðað en var
seinlegri þar sem röðun var grófari, svo sem í geymslusöfn-
um. Alíming strikamiða hefur nýst sem eignatalning, en
ákveðið var að leggja ekki vinnu í eignatalningu fyrirfram,
þar sem ekki var mannafli fyrir hendi til slíks, og auk þess
talið að slík vinna yrði kostnaðarsamari í launagreiðslum en
aukaeintök strikamiða á móti glötuðum ritum og reyndist
það mat rétt.
Gagnasafnskerfið Greinir
íslenskar færslur í Gegni hafa að nokkru marki fengið
efnisorð á íslensku en mun meira hefur verið lyklað með ís-
lenskum efnisorðum í hliðarkerfinu Greini. Greinir er
gagnasafnskerfi fyrir tímarits- og blaðagreinar og var unnið
að skilgreiningu og uppsetningu á því á árinu 1992. í
Greini eru fyrst og fremst skráðar afturvirkri skráningu og
samtímaskráningu tímaritsgreinar úr völdum íslenskum
tímaritum, en þar er einnig hafin skráning greina eftir ís-
48 Bókasafnið 20. árg. 1996
lendinga í erlendum ritum og erlendra greina um ísland og
íslensk málefni. Afturvirk skráning greina er umfangsmik-
ið langtímaverkefni. Ætlunin er að gefa að vissu marki for-
gang skráningu greina sem tengjast tilteknum hópum sér-
fræðinga, en þar er svo sem vænta mátti talsverð skörun við
skráningu greina í sérfræðitímaritum. Samkvæmt þessari
áætlun var hafin í ársbyrjun 1995 markviss skráning greina
eftir bókasafnsfræðinga og aðra bókaverði og einnig kenn-
ara og aðra háskólamenntaða starfsmenn við Háskóla Is-
lands. F.kki verður kallað eftir efni í þessu skyni frá einstak-
Iingum fyrr en flest hefur verið skráð sem heimildir eru
finnanlegar um, en öllum ábendingum um vantanir eða ný
skrif verður vel tekið hvenær sem er.
Skönnun
Hagkvæmni í vinnubrögðum skipdr miklu máli þar sem
verkefnin eru mörg og stór miðað við mannafla. Til þess að
spara innslátt í greinasafnskerfi verða útdrættir tímarits-
greina skannaðir inn í Greini en lítið hefur verið gert af því
ennþá. Ekki hefur verið unnt lykla samtímis það sem skráð
hefur verið Greini. Grófflokkun greina og lyklun fer fram
eftir á og er hvert tímarit þá lyklað í heild. Reynslan hefur
sýnt að þannig næst betri yfirsýn yfir orðaforðann á hverju
sviði, en þarfirnar eru mjög sérhæfðar í stóru safni með fjöl-
breydlegan efniskost á öllum sviðum. Greiniskráning safn-
rita fer fram í Gegni en átak á því sviði heyrir ekki til for-
gangsverkefna enn. Skönnun verður beitt á fleiri sviðum,
svo sem vegna skráningar mynda, korta o. fl. Þá flýtir
skönnun fyrir vinnu við endurskoðun texta sem ekki eru
til/handbærir í tölvutæku formi, og var þeirri aðferð t.d.
nýlega beitt á íslenskan kafla í alþjóðlegri handbók sem
kemur brátt út í endurútgáfu.
Samruni í reynd
Segja má að fyrsta starfsárið í Þjóðarbókhlöðu hafi ein-
kennst af samfelldu þróunar-, samvinnu- og skipulagsstarfi.
I skráningardeild var áfram unnið að átaksverkefnum sem
mislangt voru á veg komin í gömlu söfnunum. Talsverð
vinna fór í samræmingu á flokkun erlendra rita sem komu
úr söfnunum báðum og fóru á sjálfbeina. Ekki var fengist
við endurflokkun í geymslum safnsins. Við flokkun ís-
lenskra rita gildir sú regla í nýja safninu, að öll eintök rits
fá sömu marktölu, hvar svo sem þau eru staðsett í því, og
miðast hún við alþjóðlega útgáfu DDC (Dewey decimal
classification), en lengd marktölu er hæfir þörfum íslenskr-
ar bókaskrár tekur mið af Flokkunarkerfi (ísl. þýðing styttr-
ar útg. DDC). Við áframhaldandi endurflokkun safnkosts
og samræmingu verður stuðst við 21. útg. DDC en hún er
væntanleg á markað í júlí 1996.
Stefnumótun og samráð
Auk hefðbundinna daglegra starfa, svo sem flokkunar,
skráningar og frágangs safnefnis, er nokkuð unnið að gerð
kerfisbundinna efnisorðaskráa og Iyklun í deildinni. Öllu
þarf að skipa í tiltekna forgangsröð og reynt hefur verið að
láta ekki langtímaverkefni og framtíðarsýn drukkna í dag-
legum verkefnum sem þola síður bið, en vinna jöfnum
höndum að því sem ekki skilar eins auðsæilegum afrakstri
fyrr en síðar. Þar sem safnið er svo ungt reynir mjög oft á
stefnumótandi ákvarðanatöku. Samráðsfundir, innan
deildar og með öðrunt deildum, eru því nokkuð tíðir.
Samskrár Gegnis og aðildarsöfn
Samvinna við önnur söfn er hluti af daglegu starfi og