Frjáls verslun - 01.09.1979, Blaðsíða 89

helstu viðfangsefnum starfs-
manna og hvernig þau flytjast til
eða á milli starfsmanna, verkefni
eru skilgreind og sýnt hvernig þau
fara á milli frá byrjun til enda,
boðleiðir eru skráðar, upplýsinga-
miðlun og geymsla upplýsinga,
t.d. skjala, er kortlögð, þjónusta og
afgreiðsla viðskiptavina er könnuð
og hvaða leiöir eru notaðar. Á
grundvelli svona forkönnunar, en
hún tekur ef til vill 3—4 daga, er
hægt að draga upp útlínur fyrir
væntanlegt skipulag og er þá
kominn grundvöllur fyrir skipu-
leggjanda, stjórnendur og starfs-
fólk, sem notaður er til þess að
byggja upp grunnmynd skrifstofu
og vinna að henni í samstarfi allra
aðila.
Byrjað er á því að hluta svæðið
niður í ákveðnar einingar, t.d. eftir
deildum eða ákveðinni greiningu
starfseminnar. Þær deildir sem
oftast er talið æskilegt að aðgreina
eru: stjórnun, söludeild og vélrit-
un. Þetta á sér ákveðnar skýringar
sem koma fram hér á eftir.
Næsta skrefið er að ákveða
plássþörf hvers og eins en hún
getur verið mjög mismunandi eftir
eðli starfans. Þó er hægt að gefa
vísbendingu um stærð með því að
talið er að lágmarksrými eins
starfsmanns sé gólfflötur 3,2 X1,8
m fyrir skrifborð, skjalaskáp og tvo
stóla. Er þá reiknað með opinni
innréttingu þar sem skilrúm eru
1,4—1,5 m á hæð og aðgönguleið
er innifalin.
Um stærð einstaklingsskrifstofa
gildir engin altæk regla en það
sem takmarkar stærð er að sjálf-
sögðu húsrými og það sem getur
takmarkað eða stýrt legu eru
lagnir, sími, Ijós, stigar o.fl. o.fl.
Það kemur ef til vill mörgum á
óvart að við ákvörðun á stærð
vinnurýmis er forstjórinn yfirleitt
látinn mæta afgangi og fær þá það
sem eftir er og yfirleitt eru þeir einu
starfsmennirnir sem sætta sig við
þá lausn málsins hvað sig snertir.
Hvort sem um er aö ræða opna
innréttingu þar sem afmörkun er í
formi skerma eða skrifstofuskipu-
lag uppá gamla mátann, eða
blöndu af báðu, þá er staðareign-
un nokkuð sem verður aö taka mið
af. Þannig er að hverjum einstakl-
ingi er eiginlegt, á sama hátt og
dýrum, að afmarka sér athafna-
svæði. Þessi eðlislæga tilhneiging
er mjög sterk og sé henni ekki
fullnægt koma strax upp vanda-
mál.
Hver aöili þarf aö geta séð hvar
hans „áhrifasvæði" á sér mörk, án
þess finnst honum sem hann sé
staddur úti á víðavangi. Til þess að
fullnægja þessum kröfum eru ótal
aðferðir, aðalatriðið er að staðar-
eignun sé viðurkennd sem stað-
reynd, enda er hún vísindalega
sönnuð og þekkt.
Innréttingar
Á undanförnum árum hafa mikl-
ar framfarir átt sér stað á sviði
skrifstofu- og starfshúsgagna.
Hönnun hefur í auknum mæli
byggst á vísindalegum vinnurann-
sóknum, eiginleikum mannslíkam-
ans og líffærafræði. Erfitt er að
gefa einhver skynsamleg ráð í
sambandi við val á húsgögnum en
þó er hægt að benda á að erlendis
hafa verið settir staðlar um gerð
starfshúsgagna svo sem borða og
stóla, slíkir staðlar eru til á Tækni-
bókasafni löntæknistofnunar og
fást Ijósritaðir. í Svíþjóð eru skrif-
stofuhúsgögn metin að gæðum
eftir „varufakta" og er hægt að fá
afrit af slíkum upplýsingum fyrir
milligöngu Neytendasamtakanna.
Þegar íslenzk húsgögn eiga í hlut
er hægt að bera þau saman við
þessa staðla, en þeir eru eina
raunhæfa matið sem hægt er að
leggja á slík húsgögn þegar
ákvörðun er tekin.
Núorðið þykja opnar innrétting-
aryfirleitt hagkvæmasti kosturinn.
Þær bjóða uppá líflegt umhverfi,
sveigjanleika og yfirleitt sparnað.
Þótt einhverjum kunni að þykja
þær dýrar í innkaupum kemur í Ijós
við nánari skoðun, aö þær afskrif-
ast sem innbú en ekki sem nagl-
fastar innréttingar, en það hefur
talsvert að segja. Algengur mis-
skilningur í sambandi við opnar
innréttingar er sá að þær geri það
að verkum að starfsmenn hafi ekki
nægilegt næði, allt sem talað er
heyrist á milli og þar fram eftir
götunum. Þetta er ekki rétt því
vandaðar innréttingar eru þannig
úr garði gerðar aö þær skerma af
hljóð á mjög virkan hátt og þeir
sem hafa vanist þeim vildu fæstir
breyta yfir í herbergjaskipulag.
í sambandi við innkaup á
skjalaskápum og öðrum hlutum úr
málmi er vert að athuga að þessa
hluti má oft fá með sérstakri máln-
ingu sem kemur í veg fyrir stöðu-
straum, þ.e. þegar neisti hleypur á
milli fingurgóms og skáps við
snertingu.
Hljóðburður
Hávaði frá skrifstofuvélum hefur
minnkað verulega sem betur fer.
Þessi tæki hafa ekki eins hátt nú
og áður tíðkaðist. Engu að síður er
nauðsynlegt að taka með í reikn-
inginn við skipulag að dregið sé úr
hávaða eftir föngum.
Það er staðreynd að hávaði
dregur sjálfur úr hávaða. Hvað við
89