Frjáls verslun


Frjáls verslun - 01.03.1989, Page 49

Frjáls verslun - 01.03.1989, Page 49
ggg finpi v. .. | gg .. > ^ Jónas Ólafsson: Stundum eru fundirnir það margir að maður hefur ekki tíma til að sinna daglegum verkefnum sínum. Lýður Friðjónsson: Þeir fundir sem ég hef sótt hafa yfirleitt verið of langir og þeim illa stjórnað og þar af leiðandi tafsamir og slæmir. Mark H. McCormach: Fundir eru grunnur allra mikilvægrar ákvarðanatöku. Þrátt fyrir það bera flestir fundir engan árangur, eru gagnslausir með öllu og eyða tíma allra viðstaddra til einskis. þess kannski að komast tímanlega á næsta fund.“ HVAÐ SEGJA BÆKUR? í bókum um stjómun og rekstur fyrirtækja er iðulega minnst á fyrir- bærið fundi og hvemig beri að nota þá sem stjómtæki í rekstri. Það er at- hyglisvert að í mörgum slíkum bókum eru menn sérstaklega áminntir um að meðhöndla fyrirbærið á réttan hátt og mörg varnarorð látin falla í tengslum við umræðuna um fundi. Þetta gefur tilefni til þess að ætla að fundir séu vandamál um víða veröld en ekki bara hér á þessari litlu og fámennu eyju. Til fróðleiks fyrir lesendur fylgja hér á eftir nokkur heilræði í sambandi við fundi og fyrirkomulag þeirra. Það er athyglisvert hversu vel þessi heilræði og vamaðarorð staðfesta það sem fram hefur komið í máli þeirra manna sem blaðið talaði við. „Ekki kalla saman fund aðeins til að koma af stað tengslum og rabba við fólk. Ef þú hefur ekkert sérstakt fram að færa skaltu sleppa því að boða fund,“ segir Mark H. McCormach í bók sinni: WHAT THEY DONT TEACH YOU AT HARVARD BUSI- NESS SCHOOL. McCormach segir ennfremur: „Fundir innan fyrirtækja og með starfsfólki er nauðsynlegur sam- skiptamáti í rekstri flestra fyrirtækja. Þeir eru einnig grunnur allrar mikil- vægrar ákvarðanatöku. Þrátt fyrir þessa staðreynd bera flestir fundir engan árangur, eru gagnslausir með öllu og eyða tíma allra viðstaddra til einskis. Þar sem ógerningur er að útrýma fundum verða stjómendur að reyna að fækka þeim og stytta hvem fund fyrir sig. Flestir innri fundir hjá fyrirtækjum eru skipaðir fleira fólki en raunveru- lega þyrfti að vera viðstatt. Ef fundur er setinn af fleirum en 3 - 4 einstakl- ingum minnkar verulega möguleikinn á því að hann beri árgangur. Ástæða þess að of margir í einu sitja fundi hjá fyrirtækjum getur meðal annars verið sú að fólk dæmir mikilvægi starfa sinna eftir fjölda funda sem það mætir á. Þess vegna vill það sitja sem flesta fundi. Af framangreindum ástæðum geta fjölmennir fundir ekki leitt til niður- stöðu heldur þjóna þá miklu heldur þeim tilgangi að framkalla vellíðan hjá starfsfólki. Það fær að viðra skoðanir sínar og finnst það vera metið að verðleikum. Einfaldasta leiðin til þess að láta fund fara úr böndunum er að segja í upphafi fundarins að ákvörðun í ein- hverju máli verði að liggja fyrir í lok hans. Fundir eru fyrst og fremst hjálpar- tæki stjórnandans til ákvörðunartöku en ekki vettvangur sjálfrar ákvörð- unartökunnar.“ Og við látum Edwin C. Bliss eiga síðasta orðið í þessari umfjöllun um fundi en hann segir í bók sinni GETT- ING THINGS DONE sem í íslenskri þýðingu hefur hlotið nafnið Stunda- glasið: „Illa skipulagðir fundir undir slæmri stjórn eru einhver mesta tímaeyðsla sem hugsast getur. Hafðu það í liuga ef það er innan þíns verka- hrings að halda fundi. Spurðu sjálfan þig: „Er þessi fundur afsökun til þess að fresta einhverri framkvæmd? Get ég sjálfur tekið ákvörðunina án þess að ráðfæra mig við aðra? Því ekki það?“ Athugaðu hvort þú getur ekki notað símann ef nauðsynlegt er að ráðfæra þig við aðra. Reyndu að koma í veg fyrir fundinn, því hver mínúta sem fer til spillis, er margföld- uð með íjölda fundarmanna." 49

x

Frjáls verslun

Direct Links

If you want to link to this newspaper/magazine, please use these links:

Link to this newspaper/magazine: Frjáls verslun
https://timarit.is/publication/282

Link to this issue:

Link to this page:

Link to this article:

Please do not link directly to images or PDFs on Timarit.is as such URLs may change without warning. Please use the URLs provided above for linking to the website.