Frjáls verslun - 01.03.1989, Blaðsíða 49

ggg finpi v. .. | gg .. > ^
Jónas Ólafsson:
Stundum eru fundirnir það margir að
maður hefur ekki tíma til að sinna
daglegum verkefnum sínum.
Lýður Friðjónsson:
Þeir fundir sem ég hef sótt hafa yfirleitt
verið of langir og þeim illa stjórnað og
þar af leiðandi tafsamir og slæmir.
Mark H. McCormach:
Fundir eru grunnur allra mikilvægrar
ákvarðanatöku. Þrátt fyrir það bera
flestir fundir engan árangur, eru
gagnslausir með öllu og eyða tíma allra
viðstaddra til einskis.
þess kannski að komast tímanlega á
næsta fund.“
HVAÐ SEGJA BÆKUR?
í bókum um stjómun og rekstur
fyrirtækja er iðulega minnst á fyrir-
bærið fundi og hvemig beri að nota þá
sem stjómtæki í rekstri. Það er at-
hyglisvert að í mörgum slíkum bókum
eru menn sérstaklega áminntir um að
meðhöndla fyrirbærið á réttan hátt og
mörg varnarorð látin falla í tengslum
við umræðuna um fundi. Þetta gefur
tilefni til þess að ætla að fundir séu
vandamál um víða veröld en ekki bara
hér á þessari litlu og fámennu eyju.
Til fróðleiks fyrir lesendur fylgja hér á
eftir nokkur heilræði í sambandi við
fundi og fyrirkomulag þeirra. Það er
athyglisvert hversu vel þessi heilræði
og vamaðarorð staðfesta það sem
fram hefur komið í máli þeirra manna
sem blaðið talaði við.
„Ekki kalla saman fund aðeins til að
koma af stað tengslum og rabba við
fólk. Ef þú hefur ekkert sérstakt fram
að færa skaltu sleppa því að boða
fund,“ segir Mark H. McCormach í
bók sinni: WHAT THEY DONT
TEACH YOU AT HARVARD BUSI-
NESS SCHOOL.
McCormach segir ennfremur:
„Fundir innan fyrirtækja og með
starfsfólki er nauðsynlegur sam-
skiptamáti í rekstri flestra fyrirtækja.
Þeir eru einnig grunnur allrar mikil-
vægrar ákvarðanatöku. Þrátt fyrir
þessa staðreynd bera flestir fundir
engan árangur, eru gagnslausir með
öllu og eyða tíma allra viðstaddra til
einskis. Þar sem ógerningur er að
útrýma fundum verða stjómendur að
reyna að fækka þeim og stytta hvem
fund fyrir sig.
Flestir innri fundir hjá fyrirtækjum
eru skipaðir fleira fólki en raunveru-
lega þyrfti að vera viðstatt. Ef fundur
er setinn af fleirum en 3 - 4 einstakl-
ingum minnkar verulega möguleikinn
á því að hann beri árgangur. Ástæða
þess að of margir í einu sitja fundi hjá
fyrirtækjum getur meðal annars verið
sú að fólk dæmir mikilvægi starfa
sinna eftir fjölda funda sem það mætir
á. Þess vegna vill það sitja sem flesta
fundi.
Af framangreindum ástæðum geta
fjölmennir fundir ekki leitt til niður-
stöðu heldur þjóna þá miklu heldur
þeim tilgangi að framkalla vellíðan hjá
starfsfólki. Það fær að viðra skoðanir
sínar og finnst það vera metið að
verðleikum.
Einfaldasta leiðin til þess að láta
fund fara úr böndunum er að segja í
upphafi fundarins að ákvörðun í ein-
hverju máli verði að liggja fyrir í lok
hans.
Fundir eru fyrst og fremst hjálpar-
tæki stjórnandans til ákvörðunartöku
en ekki vettvangur sjálfrar ákvörð-
unartökunnar.“
Og við látum Edwin C. Bliss eiga
síðasta orðið í þessari umfjöllun um
fundi en hann segir í bók sinni GETT-
ING THINGS DONE sem í íslenskri
þýðingu hefur hlotið nafnið Stunda-
glasið: „Illa skipulagðir fundir undir
slæmri stjórn eru einhver mesta
tímaeyðsla sem hugsast getur. Hafðu
það í liuga ef það er innan þíns verka-
hrings að halda fundi. Spurðu sjálfan
þig: „Er þessi fundur afsökun til þess
að fresta einhverri framkvæmd? Get
ég sjálfur tekið ákvörðunina án þess
að ráðfæra mig við aðra? Því ekki
það?“ Athugaðu hvort þú getur ekki
notað símann ef nauðsynlegt er að
ráðfæra þig við aðra. Reyndu að
koma í veg fyrir fundinn, því hver
mínúta sem fer til spillis, er margföld-
uð með íjölda fundarmanna."
49