Morgunblaðið - 29.10.1996, Qupperneq 8

8 ÞRIÐJUDAGUR 29. OKTÓBER 1996
MORGUNBLAÐIÐ
FRÉTTIR
KARLINN í brúnni getur gengið hreykinn frá borði eftir langa og
stranga útivist í pólitísku smugunni. . .
traustur fjölskyldubill
láíhieintríabænivérði
— knaftmikil SO hestafla léttmálmsvél
— 1 B ventla og bein innspnautun
— hnaðatengt vökva- og veltistýni
— þjófavörn á naesingu
— nafdrifnar rúður og speglar
— viðarinnrétting í maelaborði
— 14 tommu dekkjastaerð
— útvarp og kassettutaeki
— styrktarbitar í hurðum
— sérstaklega hljóðeinangraður
— fáanlegur sjélfskiptur
— samlaesing á hurðum
— sportleg innrétting
— rúðuþurnka fynin afturrúðu
— fparmhijóladpifinn
— samlitip stuðapap
— höfuðpúðap fpaman og aftan
— haeöapstillanlegup
fpamljósageisli
— stafpæn klukka
— bpemsuljós í aftuppúðu
— eyösla 5,B I é 30 km/klst.
— -4,31 metpi ó lengd
— pyðvöpn og skráning innifalin
Framtíðarsýn skjalastjórnar
Sömu lögmál gilda
í skjalastjórn í
tölvum og á pappír
Byltingar-
KENNDAR breyt-
ingar eiga sér nú
stað í skjala- og upplýs-
ingamálum. Þar er eink-
um um að ræða áhrif tölv-
unnar á skjalastjórn. A
námstefnu sem haldin
var, á vegum Félags um
skjalastjórn, 24.-25. októ-
ber sl. fjallaði David O.
Stephens um framtíðar-
sýn í skjalastjóm, varð-
veislu og miðlun upplýs-
inga í tölvutæku formi.
Hvað felst í hugtakinu
skjalastjórn?
„Skjalastjóm er kerfís-
bundin stjórn á skjölum
frá því þau verða til í
stofnun eða fyrirtæki eða
berast að og þar til þeim
er eytt eða komið fyrir í
varanlegri geymslu.
Skjalastjóm felur í sér flokkun
og merkingu skjala, dreifíngu,
vistun, endurheimt og gerð örefn-
is. Ennfremur stjóm á fram-
leiðslu og notkun eyðublaða,
skýrslna, gerð geymslu- og ör-
yggisáætlana og fræðslu starfs-
fólks í stofnunum um skjalamál.
Almennt er talið að aðeins um
5% þeirra skjala sem verða til í
fyrirtækjum hafí sögulegt gildi
og beri að varðveita af þeim
ástæðum. Hér er ekki aðeins átt
við pappírsgögn heldur skjöl í
hvers kyns formi og sömu lögmál
gilda um rafræn gögn.
Undanfarin ár hafa fyrirtæki
og stofnanir í sífellt auknum
mæli skipt úr pappírsskjölum yfír
í rafræn gögn. Þar má þó aldrei
gleyma því að skjalastjóm á
tölvuskjölum fylgir sömu grund-
vallarhugmyndum og skjalastjóm
á pappírsskjölum. í stað þess að
pappírsskjöl hlaðist upp em tölv-
urnar byijaðar að yfirfyllast af
upplýsingum vegna þess hversu
lítil regla er á því hvaða skjöl
eigi að geyma og hver ekki.
Rannsóknir sýna að skjöl sem
geymd eru á tölvudisklingum og
í minni tölvunnar eru í flestum
tilvikum allt of fyrirferðarmikil
þar sem einungis em notuð oftar
en einu sinni 20% af þeim upplýs-
ingum sem geymdar em.“
Getur þú nefnt einhver dæmi
um hvað ætti ekki að geyma?
„Fólki hættir til að geyma
tölvupóstinn sinn von úr viti. Það
er kannski áskrifendur að mörg-
um póstlistum og í stað þess að
lesa póstinn sinn dag- --------
lega safnar fólk háum
haugum af tölvupósti
með tilheyrandi eyðslu
á minni tölvunnar.
Stór hluti þess efnis
David O. Stephens
►David O. Stephens er for-
stöðumaður ráðgjafadeildar
um skjalastjórn hjá Zasio Ent-
erprises inc. sem er leiðandi
fyrirtæki í ráðgjöf og hugbún-
aði fyrir skjalastjórn í Banda-
ríkjunum. Stephens er meðhöf-
undur fjórðu útgáfu bókarinn-
ar Information and Records
Management sem kom út á
árinu 1995 og er almennt talin
biblía skjalastjórnar í Norður-
Ameríku. Hann var forseti
skjalastjórnarsamtakanna
ARMA International 1989-90.
Hann hefur ritað fjölmargar
greinar um skjalastjórn og
kynnt sérstaklega skjalastjórn
í löndum utan Norður-Amer-
íku.
þarf innan hvers fyrirtækis og
stofnunar í samræmi við gildandi
lagaákvæði. Þegar viðkomandi
fyrirtæki eða stofnun hefur tekið
ákvörðun um hvað þarf að geyma
er nauðsynlegt að framfylgja
ákvörðuninni því annars er hætta
á að óþörf gögn hlaðist upp líkt
og áður gerðist í skjalaskápum
fyrirtækja.
Með því að hafa stjórn á gögn-
unum minnkar hættan á því að
yfirfylla minni tölvunnar og glata
mikilvægum upplýsingum.“
Hvað geta fyrirtæki og stofn-
anir gert til þess að forðast það
að glata mikilvægum gögnum?
„Vegna þeirrar hröðu þróunar
sem hefur orðið undanfarinn ára-
tug á hug- og vélbúnaði hafa oft
----------------- glatast gögn vegna
Pappír og ör- Þess að eidri hug- og
filmurhafa vélbúnaður er orðinn
u__* úreltur innan skamms
reynst best tfma j mörgum tilvik.
lögð
sem sent er með tölvupósti er ein-
ungis ætlaður til þess að lesa einu
sinni og hefur ekkert varðveislu-
gildi.
Annað mál er hvað fólk lætur
fara frá sér í tölvupósti og hverj-
um það sendir tölvupóst. í Banda-
ríkjunum er „nýjasta tískan“ í
lögsóknum vegna tölvupósts og
þess hve frjálslegt orðalag fólk
notar í honum. Ný kynslóð banda-
rískra lögfræðinga hefur komið
fram á sjónarsviðið sem hefur
atvinnu af því að lögsækja fólk
fyrir ummæli þess í tölvupósti.
íslendingar þurfa einnig að huga
að þessum málum því i tölvuheim-
inum eru engin landamæri.“
Hvaða skjöl á þá að gcyma?
„Það er nokkuð sem ákveða
um hefur verið
aðaláherslan á að endumýja hann
en gleymst að hugsa um hvað
eigi að gera við eldri upplýsingar.
Til þess að forðast þetta verða
fyrirtæki og stofnanir annaðhvort
að yfírfæra upplýsingar af td.
gömlum tölvudisklingum yfír á
nýja eða aðra miðla eða þá hrein-
lega geyma gamlan tölvubúnað
sem getur lesið gömul skjöl.
Ekki er komin nein reynsla á
hversu varanleg varðveisla raf-
rænna gagna er og ekkert hefur
reynst betur en pappírinn og ör-
fílmurnar. Unnið er að rannsókn-
um á því hvernig hægt verði að
geyma upplýsingar í allt að fimm
þúsund ár en hvort það er raun-
hæfur möguleiki verður tíminn
að leiða í ljós.“