Frjáls verslun - 01.03.1977, Síða 34

Bandarísk ráðgjöf:
Enginn er ómissandi nema
góður einkaritari
Sagt frá kenningu Dr. Alec IVIackenzie rekstrarráðgjafa
og stjórnfræðings
Það hefur margoft verið
sýnt og sannað að störfium
lilaðnir stjórnendur fyrirtækja
geta margfaldað vinnuafköst
sín með því að nýta betur
starfskrafta og aðstöðu einka-
ritara sinna. Hér verða birtar
leiðbeiningar bandarísks rekstr-
arráðgjafa um hvemig stjórn-
endur geti létt sér störfin með
þessu móti.
„Ef ég ætti að gefa einhverj-
um störfum hlöðnum forstjóra
eitt einfalt ráð til að auka af-
köst sín verulega, væri það að
fá sér færan, skilningsríkan og
tillitssaman einkaritara, gera
hana síðan að samstarfsaðila,
sem væri ekki aðeins hægri
hönd hans, heldur einnig sem
framlenging hægri handar,“
segir W. R. Harris, aðalfram-
kvæmdastjóri Pacific Western
Airlines í Ameríku.
Dr. Alec Mackenzie, rekstrar-
ráðgjafi og stjórnfræðingur,
hefur sett saman nokkrar ein-
faldar leiðbeiningar um hvern-
ig eigi að fara að því að gera
einkaritarann að virkum þátt-
takanda í stjórnun fyrirtækja.
HVAÐ GETUR EINKARITAR-
INN GERT?
Dr. Mackenzie telur eftirfar-
andi þætti vera í aðalverka-
hring einkaritarans:
• Halda nákvæma skrá um
tíma forstjórans, Þetta inni-
felur að skipuleggja tíma
fram í tímann, skrá fundar-
tíma, sérstök verkefni og
ýmis minnisatriði. Raða
verkefnum í forgangsröð,
taka saman nauðsynleg
skjöl og gögn og raða þeim
saman fyrir hvern fund eða
málefni.
• Ræða vikulega við forstjór-
ann um starfsemi skrifstof-
unnar, veita upplýsingar
um gang mála og draga at-
hygli hans að þeim atriðum,
sem bæta þarf úr, eða sér-
stökum vandamálum, sem
réttast væri að hann annað-
ist.
• Tryggja vinnufrið forstjór-
ans til hins ýtrasta með því
að beina frá símtölum, sem
ekki eru nauðsynleg, viðtöl-
um og málefnum, sem aðrir
í fyrirtækinu gætu annast,
og málefnum, sem hreinlega
mega bíða.
• Fara í gegnum póst og
flokka bréf eftir mikilvægi,
beina bréfum til annarra, sé
það hægt og jafnvel svara
sjálf þeim bréfum sem eru
augljós.
• Virka sem miðlari milli for-
stjórans og annarra starfs-
manna með minnisblöðum,
ábendingum og samtölum.
® Mæta á starfsmannafundum
sem einn af fulltrúum fyrir-
tækisstjórnarinnar.
• Halda lista yfir lesefni sem
forstjórinn þarf að lesa eða
kynni að hafa áhuga á.
EINKARITARINN ÞARFNAST
HJÁLPAR
Ef einkaritaranum á að tak-
ast að halda þannig á spöðun-
um að starf hennar skili full-
um árangri verður hún að hafa
vitneskju um flest það sem
fram fer í fyrirtækinu. Dr.
Mackenzie segir: „Einkaritar-
inn verður að þekkja gang
allra mála hjá fyrirtækinu og
ekki nóg með það, hún verður
ennfremur að vita nákvæmlega
afstöðu forstjórans til hinna
ýmsu málaflokka, ábyrgð hans,
vita hvað honum er illa við og
hvað honum geðjast að, vita
um fordóma hans, venjur og
kæki og jafnvel hvernig hann
hugsar, ef hún á að geta komið
að fullu gagni“. (Dr. Mac-
kenzie gengur vitaskuld út frá
því að konur hafi, eðlis síns
vegna, algera yfirburði yfir
karlmenn í starfi sem þessu).
Þótt flestir einkaritarar séu
tilbúnir til þess að axla aukna
ábyrgð munu fæstir þeirra fara
fram á það að fyrra bragði.
Forstjórinn verður sjálfur að
benda á þá staðreynd, að ef
þeim eigi að takast í samein-
ingu að vinna jöfnum höndum
að stjórnunarstörfunum sé for-
senda þess sú að verksvið og
34
FV 3 1977