Frjáls verslun - 01.03.1977, Blaðsíða 35

umboð einkaritarans sé alveg á
hreinu. Þau ættu því að byrja
á að ræða um gang mála al-
mennt á skrifstofu fyrirtækis-
ins þannig að sjónarmið hvors
þeirra sé ljóst og á grundvelli
þess ætti síðan að ákveða hvaða
málefni heyrði undir hvort
þeirra og hvaða málefni heyrði
undir þau bæði.
HÆFILEGT SJÁLFSTRAUST
MIKILVÆGT
Hvað einkaritaranum gengur
vel að aðlagast hlutverki sínu
á stjórnunarsviðinu er að sjálf-
sögðu mjög mismunandi og er
háð hæfni, starfsreynslu og
þekkingu einkaritarans á skap-
ferli og venjum forstjórans.
Hæfilegt sjálfstraust ræður
einnig miklu um hvernig til
tekst.
Dr. Mackenzie telur það vera
af og frá, sem oft er haldið
fram, að það sé svo erfitt að
hafa uppi á hæfum einkaritur-
um. Hann segir það vera
reynslu sína í gegn um árin,
að hæfni einkaritarans ráðist
öðru fremur af því hvað skipu-
lega sé að því staðið að sam-
hæfa störf hans og forstjórans,
en til að vel megi takast þarf
að koma til persónulegur áhugi
einkaritarans og vilji forstjór-
ans til þess að hjálpa henni
að njóta sín í starfinu. Feimin
og óframfærin skrifstofumær
getur orðið að drífandi og af-
kastamiklum einkaritara á lygi-
lega skömmum tíma, — ef hún
fær þann „móralska" stuðning
og starfsaðstoð sem nauðsynleg
er frá hendi forstjórans.
VERKASKIPTING
BREYTIST
Verkaskipting milli einka-
ritarans og forstjórans, sem
þau koma sér saman um í upp-
hafi samstarfsins, gildir að
sjálfsögðu ekki til eilífðar, en
breytist eftir því sem hæfa þyk-
ir með tíð og tíma.
Það eru einkum tvö atriði,
sem eru forsendur þess að
einkaritari geti valdið hlut-
verki sínu sem einn af stjórn-
unaraðilum fyrirtækis:
1. Forstjórinn þarf að taka sér
ákveðinn tíma í upphafi
hvers starfsdags til við-
ræðna við einkaritarann um
verkefnaskrá dagsins og
hvað sé framundan á næsta
leiti.
2. Forstjórinn verður að gefa
einkaritaranum ótakmark-
aða heimild til að hafa að-
gang að skrifborði, skjala-
skápum og skjölum sínum í
fjarveru forstjórans.
Það skiptir einu hve vel og
rækilega störfunum er skipt
milli forstjórans og einkaritar-
ans og hve gagnkvæmt traust
tekin væru skilaboð. Þegar
hann loksins náði tali af starfs-
mannastjóranum var erindið
það að fá einn af sínum starfs-
mönnum skráðan á ákveðið
námskeið. Starfsmannastjórinn
bað hann þá að hinkra við eitt
andartak því að hann æstlaði
að gefa honum samband við
einkaritara sinn, sem annaðist
þetta mál og öll önnur af sarna
toga. Og hér vill Dr. Mackenzie
leggja áherzlu á það að for-
stjórinn taki afdráttarlausa af-
„Einkaritar-
inn verður að
þekkja gang
allra mála hjá
fyrirtækinu
og vita af-
stöðu for-
stjórans til
liinna ýmsu
málaflokka.“
ríkir þar á milli því að það eru
alltaf aðrir aðilar, bæði starfs-
menn og utanaðkomandi, sem
ekki geta sætt sig við fyrir-
komulagið, — fólk, sem nauð-
synlegt er að hafa samskipti
við. Algengt vandamál er sá
sem hringir til forstjórans,
annað hvort starfsmaður eða
einhver utan fyrirtækisins, og
vill ræða um málefni, sem hann
eða hún segist eingöngu geta
rætt um við forstjórann þótt
það sé í verkahring einkaritar-
ans að annast. Dr. Mackenzie
nefnir eitt dæmi um slíkt
frá skrifstofu stórfyrirtækisins
General Food í New York. Þar
annaðist einkaritari starfs-
mannastjóra fyrirtækisins um
80% af símaerindum hans al-
gerlega uppá eigin spýtur. Ann-
ar stjórnandi í fyrirtækinu
hringdi nokkrum sinnum án
þess að starfsmannastjórinn
væri við, en þvertók fyrir að
stöðu til einkaritarans sem eins
af stjórnendum og fari því í
engu tilviki inn á starfssvið
hans, og ekki nóg með það,
heldur geri öðrum það ljóst
jafnframt.
STAÐA EINKARITARANS Á
STARFSMANNAFUNDUM
Allt of fáir forstjórar gera
ráð fyrir að einkaritari þeirra
sitji fundi þeirra með öðrum
stjórnendum eða starfsmönn-
um. Á þann hátt missa þeir
af þeim möguleika að gera
þessa fundi mun virkari með
hjálp einkaritarans.
Með setu sinni á fundinum
getur einkaritarinn skráð hjá
sér ýmis þau atriði, sem líkleg
eru til þess að létta starfsálag
forstjórans í ákveðnum verk-
efnum. Þessi atriði koma fram
hjá fundarmönnum eftir því
hvað ábyrga afstöðu þeir taka
til mála sem undir þá falla og
FV 3 1977
35