Frjáls verslun - 01.03.1977, Blaðsíða 37

fáir eru hæfari til að dæma um
hvort þörf sé aðstoðar eða sér-
stakra ákvarðana frá forstjór-
anum en einmitt einkaritarinn,
að honum sjálfum frátöldum.
Sitji einkaritarinn þessa
fundi þá er hún í lykilstöðu
hvað varðar að fylgja ákveðn-
um málum eftir. Hér má nefna
sem dæmi, að ef það hefur
verið ákveðið að skýrsla um
ákveðið málefni ætti að vera
tilbúin til dreifingar á ákveðn-
um degi, þá getur einkaritarinn
fylgst með því verkefni og gert
þær ráðstafanir sem tryggja að
skýrslan sé tilbúin á réttum
degi og þannig sparað forstjór-
anum fyrirhöfn og áhyggjur.
VERKEFNALISTINN
Dr. Mackenzie hefur þetta að
segja um verkefnalista einka-
ritarans fyrir forstjórann. Verk-
efnalista fyrir hvern vinnudag,
eða eins konar dagskipun for-
stjórans, gerir einkaritarinn
með hliðsjón af þeirri yfirsýn
sem hún hefur um fundi,
stefnumót og tímasetningu ein-
stakra verkefna og þar að auki
með ákveðinni vissu um hvern-
ig forstjórinn vill halda á mál-
unum.
Forstjórinn fær ekki aðeins
listann upp í hendurnar, held-
ur öll þau skjöl sem hann þarf
á að halda viðvíkjandi hinum
ýmsu málefnum. Þau málefni
á listanum, sem sérstök gögn
fylgja, eru sérstaklega auð-
kennd með merki.
Ennfremur eru málefnin
flokkuð eftir forgangsröð, t. d.
2. eða 3.
Algengast og eflaust hag-
kvæmast er að setja saman
verkefnalista fyrir hvern vinnu-
dag, en í sumum tilvikum þar
sem forgangsröð verkefna get-
ur raskast með stuttum fyrir-
vara þarf að endurskoða verk-
efnaröðina jafnóðum.
HVERNIG ÚTILOKA MÁ
TÍMAÞJÓFA
Höfuðkosturinn við að virkja
einkaritarann sem einn aE
stjórnendum er sá tímasparnað-
ur, sem það hefur í för með
sér fyrir forstjórann.
Ef það á að takast til fulln-
ustu verða báðir aðilar að virða
gagnkvæmt tíma hvors annars
þannig að samvirkjunin skili
hámarksárangri í starfi beggja.
Um ónauðsynlega tímasóun
og hvernig komast megi hjá
slíku, segir Dr. Mackenzie að
nauðsynlegt sé að bæði einka-
ritarinn og forstjórinn geri
hvort um sig lista yfir þá þætti
í daglegum störfum, sem þau
telji hafa mesta tímasóun í för
með sér. Hvor listi ætti að inni-
halda að minnsta kosti 10 þætti
sem orsaka mesta tímasóun, 9
sem orsaka næst mesta og svo
koll af kolli niður í einn.
Síðan hafa þau skipti á list-
um svo hvort um sig geti séð
mat hins á tímaþjófunum.
Næsta skrefið er að gera einn
lista úr báðum með því að
leggja saman matstölur beggja
aðila, en þar með er kominn
nothæfur listi til að ganga eftir
við endurbætur.
Meðfylgjandi listi sýnir vel
hvað átt er við. Hann gerði Dr.
Mackenzie sjálfur ásamt einka-
ritara sínum yfir þá þætti, sem
mestri tímasóun ollu hjá báð-
um.
Eitt vandamál kemur oft
upp við gerð svona lista sem
óhjákvæmilega þarf að leysa.
Það er oft svo að annar aðil-
inn dregur við sig að nefna
ákveðna þætti sem valda tíma-
sóun ,sérstaklega þó einkaritar-
inn. Þessir þættir eru þess eðl-
is að hægt væri að túlka þá sem
gagnrýni á störf annarra, þótt
það sé að sjálfsögðu ekki ætlun-
in. í slíkum tilvikum byggist
það meir en ella á frumkvæði
forstjórans að vandinn leysist,
en það getur hann einna helst
gert með skírskotun til þess að
lausn vandans þjóni hagsmun-
um beggja aðila.
Dæmigerður listi yfir tímasóunarþætti og áhrifaröð þeirra.
Þættir Mat forstjóra Mat einka- ritara Samtals Röð
Ofrausn í tímaáætlunum 10 10 20 1
Frávik frá ákveðnum tíma- skammti verkefna 9 8 17 2
Breytingar á forgangi 8 7 15 3
Að geta ekki sagt nei 7 2 9 5
Pappírsmyllan 6 6 6
Samband við umheiminn (síminn) 5 3&6 14 4
Persónulegur skortur á skipulagi 4 5 9 5
Hik og tilhneiging til að fresta ákvörðunum 3 3 8
Að vantreysta öðrum 2 2 9
Ætlast til þess að aðrir haldi áætlun 1 1 10
Hlaupið frá hálfkláruðu verki 9 9 5
Þrælahald vanans 4 4 7
Rétt orðalag í bréfum og smámunasemi 1 1
Takið eftir því að margir
þeirra þátta, sem Dr. Mackenzie
nefnir hér eru ekki teknir með
á lista einkaritarans. Á hinn
bóginn telur einkaritarinn hér
tvo þætti, sem Dr. Mackenzie
taldi aðeins einn.
Þegar gera á einn lista úr
tveimur er nauðsynlegt að gera
ráð fyrir plássi fyrir þætti, sem
kynnu að koma hjá öðrum að-
ila en ekki hinum.
FV 3 1977
37