Frjáls verslun - 01.08.2003, Page 138

Ný og hagkvœm lausn
fyrirfyrirtœki og stofnanir
Undanfarin ár hefur rutt sér til rúms nýjung á greiðslukorta-
markaði: Kort sem gefa fyrirtækjum kost á að halda vel utan
um útgjöld og stýra þeim, en stuðla jafnframt að auknu hagræði.
Hér er um að ræða Fyrirtækjakort lcelandair og MasterCard, stund-
um kallað Corporate kort, og Innkaupakort MasterCard, stundum
kennt við Purchasing, en þróun þeirra hefur verið mjög hröð und-
anfarin ár. Við ræddum um kortin við Einar Pál Tómasson, mark-
aðsstjóra MasterCard.
Corporate kortið
„Corporate kortið er ekki bara hefð- (OTpOrdtB
bundið viðskiptakort heldur er það 3Í33 -J.
einnig öflugt útgjaldastjórntæki fyrir *" mmwm
stærri fyrirtæki og stofnanir," segir Einar
Páll. „Hægt er að fylgjast með notkun kortanna jafnharðan og fá við-
bótarupplýsingar með færslum tengdum ferðalögum. Það hentar sér-
lega vel ef starfsmenn fyrirtækis eru mikið á faraldsfæti, og hefur
reynslan af því síðustu fjögur ár verið mjög góð. Til dæmis bera Marel
og Össur því vel söguna eins og sjá má hér til hliðar."
ingartexta. Þessar upplýsingar er svo hægt að sækja og færa rafrænt í bók-
hald, sem sparar auðvitað gríðarlega vinnu frá því sem var," segir Einar og
bætir svo við: „Þetta þýðir oft að tvískráning er úr sögunni."
Þægindi á ferðalögum
Kortinu fylgja mjög öflugar ferðatryggingar, m.a. bílaleigutrygging, sem
getur sparað stórfé, til dæmis í Bandaríkjunum, þar sem tryggingarnar
kosta gjarnan álíka mikið og bíllinn. Öll notkun Corporate kortsins inn-
anlands veitir ferðapunkta í Vildarklúbbi lcelandair. „Svo hefur Corpora-
te kortið þá sérstöðu að það er eina fyrirtækjakortið sem veitir aðgang
að betri stofu lcelandair í Leifsstöð," segir Einar.
„Nýlega fórum við að bjóða fyrirtækjum aðgangskortið Priority Pass
sem veitir handhafa aðgang að yfir 450 betri stofum í rúmlega 80 lönd-
um," heldur hann áfram, „menn sem þurfa stundum að bíða tímunum
saman eftir tengiflugi meta það mikils. Loks má ekki gleyma því að hver
handhafi Corporate kortsins getur fengið Einkakort án sérstaks árgjalds,
því það er innifalið í kjörum þess fyrrnefnda. Einkakortið er MasterCard
gullkort og er einungis ætlað til einkanota. Það tengist fyrirtækinu á engan
hátt."
Gagnlegar viðbótarupplýsingar og gagnaflutningur í
bókhald
„Það getur sparað fyrirtækjum mikinn tíma og fyrirhöfn að fá nákvæm-
ar upplýsingar um ferðalög starfsmanna sinna frá ferðaskrifstofum
beint í bókhaldið. Þetta eru upplýsingar um flug, gistingu og bílaleigu-
bíla, sundurliðaðar eftir starfsmönnum og deildum. Fyrirtæki hafa
aðgang að þessum gögnum í gagnalind á færslusíðu MasterCard á Net-
inu og geta sótt þangað ýmsar gagnlegar upplýsingar, t.d. útgjöld
greind eftir birgjum, löndum og korthöfum."
„Allar færslur kortanna ásamt viðbótarupplýsingum er hægt að nálg-
ast á Netinu, en þar er ekki aðeins að finna yfirlit yfir færslur, heldur getur
korthafi sjálfur eða bókari bætt við viðföngum, tegundarnúmerum og skýr-
Innkaupakort MasterCard
„Innkaupakortið er að mörgu leyti svipað
að uppbyggingu og Corporate kortið,"
segir Einar, „en áherslurnar eru aðrar: Inn-
kaupakortið er frekar hugsað til hagræðing-
ar við smáinnkaup og önnur innkaup sem
ekki þarf að taka sérstakar ákvarðanir um, en eru sjálfsögð í rekstrinum.
Reynslan hefur sýnt að á meðan smáinnkaup eru oft á bilinu 3-8% af
heildarútgjöldum fyrirtækja fer allt að helmingur tíma starfsmanna og
bókara í umsýslu smáreikninga. Það tekur jafnlangan tíma að bóka reikn-
ing upp á 500 krónur og annan upp á 5 milljónir. Þessum tíma mætti ef-
laust verja betur í þágu fyrirtækisins."
Bergljót Hreinsdóttir og Kristín Andrea
Einarsdóttir, Össuri.
Hvers vegna tókuð þið upp Corporate
kort?
„Við völdum Corporate kortið vegna færslu-
síðunnar. Þegar við kynntum okkur kostina þá var
það aðallega færslusíðan, sem fylgdi Corporate
kortinu, sem réði úrslitum."
„Fœrslusíðan gerði útslagW
Hvernig notið þið kortið?
„Kortið er nær eingöngu notað á ferðalögum
erlendis. Starfsfólk okkar ferðast mjög mikið og
með því að nota Corporate kort getur hver starfs-
maður samþykkt færslur á sínu korti á færslusíð-
unni hvar og hvenær sem er."
Hafið þið notað kortið við áætlanagerð?
„Nei, við notum kortið nær eingöngu fyrir ferða-
kostnað starfsmanna erlendis og höfum reiknað
viðmiðunarreglur um kostnað við ferðalög út frá
fjárhagsbókhaldinu."
Beinn innlestur eykur öryggi
Svo það er ánægja með reynsluna af
kortinu?
„Já, tvímælalaust. Þegar við byrjuðum að nota
færslusíðuna fyrir 2-3 árum var hún reyndar mjög
hægvirk þegar verið var að samþykkja færslur,
það hefur lagast. En þetta er stór breyting frá því
sem var, áður þurfti að handskrá allar færslur, nú
fáum við færslurnar beint inn í fjárhagsbók-
haldið, sem minnkar hættu á villum og sparar
okkurmikinn tíma."
Engar áhyggjur af gengissveiflum
„Það er einnig ótvíræður kostur að sjá strax
hvaða fjárhæðir við erum að tala um eftir að þið
fóruð að reikna úttektir í íslenskar krónur á dag-
gengi og við þurfum ekki að hafa áhyggjur af
gengissveiflum."
Finnst ykkur færslusíðan aðgengileg?
„ Helsta vandamál okkar núna er að hún er ekki
138