Frjáls verslun - 01.05.2003, Blaðsíða 18

FJÁRDRÁTTUR í FYRIRTÆKJUM
Ótrúleg fréttabomba
Það þarf í sjálfu sér ekki
mörg orð um föstudaginn 23.
maí sl. Það er langt síðan jafn
stórri bombu hefur verið
varpað yfir bjóðlífið og þegar
fréttir bárust um meintan fjár-
drátt aðalgjaldkera Landssímans, Sveinbjörns Kristjáns-
sonar, og að hann ásamt tveimur af kunnustu mönnum
viðskiptalífsins, frumheijunum á Skjá einum, þeim Árna
Þór Vigfússyni og Kristjáni Ra(gnari) Kristjánssyni,
bróður aðalgjaldkerans, hefðu verið hnepptir í gæsluvarð-
hald vegna málsins. Fjórði maðurinn, frændi þeirra
Kristjáns Ra og Sveinbjörns, Ragnar Orri Benediktsson,
var einnig hnepptur í varðhald nokkrum dögum síðar.
Þeir eru allir lausir úr haldi. FV
bókhaldskerfið var höfð opin. En til er tölvutækni sem læsir
svarskránni svo gjaldkerar kornist ekki inn í hana.
Vissulega hefúr það líka vakið athygli að það var fyrirspurn
frá skattrannsóknarstjóra sem kom mönnum fyrst á sporið.
Flestum finnst íjárhæðin, sem skotið var undan, óvenju há, en
hún nemur að minnsta kosti 250 milljónum króna. Aðrir hafa
hins vegar sagt sem svo að sé þessi upphæð sett í samhengi við
umsvif Landssímans og virði hans, sem er um 50 milljarðar
króna, sé þetta dropi í hafið. Sitt sýnist hveijum!
Eru vinnusvik fjárdráttur? Almenningur leggur misjafnan
skilning í orðið ,jjárdrátt“. Flestir líta á hann sem „hvítflibba-
brot“, það að stjórnendur og skrifstofufólk dragi sér fé út úr
fyrirtæki. En er þetta réttur skilningur? Er ekki fjárdráttur hvers
kyns þjófnaður? Allt frá því að vera þjófnaður úr vöruhúsi í það
að stela peningum? Eru ekki skattsvik líka þjófnaður?
Það eru ekki mörg ár síðan forstjórar gerðu beinlínis ráð
fyrir ákveðinni vöruiýrnun í vöruhúsum og verslunum vegna
þjófnaðar starfsmanna og viðskiptavina. En er það eitthvað
annað að starfsmaður steli vörum af lager fyrirtækis eða
peningum af bankareikningi? Varla. Hvort tveggja er tjárdráttur.
Sumir ganga svo langt að segja að vinnusvik í fyrirtækjum séu
lika tjárdráttur. Viðhorfin eru mörg.
Margir sjá fyrir sér tjárdrátt þannig að einhver hvítflibbi
stingi peningum inn á sig. Það er myndin. Núna gerist þetta
hins vegar oftast í gegnum bankalínur þar sem bókhalds- og
greiðslukerfi eru núna tölvuvædd. Oftast eru peningarnir milli-
færðir inn á prívatreikninga sem oftar en ekki eru eyrnamerktir
stórum viðskiptavinum, og sem svindlarinn hefur stofnað í
nafni þeirra, svo að svindlið blasi ekki við þeim sem lesa
greiðsluyfirlitið frá viðskiptabanka fyrirlækisins.
Númer eitt: Aðgreínið störf bókara og gjaldkera En hvernig
geta stjórnendur minnkað líkurnar á að starfsmenn þeirrra
stundi Jjárdrátt? Númer eitt er að aðgreina störf bókara og gjald-
kera. Það er fyrsta málsgreinin í fræðiritum urn endurskoðun
og innra eftirlit og breytist aldrei þótt tækninni í bókhalds-
kerfum fleygi fram. Þessi aðgreining er og mun alla tíð verða
aðalatriðið - hversu smá sem fyrirtækin eru. Sé þetta gert er
mjög erfitt að „koma glæpnum fyrir“. Bókarinn er varnaglinn
sem tekur gjaldkerann í bakaríið. Samt sem áður er misbrestur
á þessu prinsippi í litlum fyrirtækjum. Stjórnendum finnst oft
ekki taka því að skilja þetta að og láta sér fátt um finnast þótt
Tuttugu varnaglar (frh.)
bókhaldskerfið. Þetta ætti raunar að vera fylgihlutur í öllum
bókhaldskerfum. Ekki var læsing á svarskránni í tilviki
Símans og hjálpaði það aðalgjaldkeranum.
11. AÐ HAFA ÞAÐ Á BAK VIÐ EYRAÐ að enginn starfs
maður getur dregið sér fé nema hann njóti sérstaks
trúnaðar og trausts stjórnenda. Þess þá heldur þurfa eftir-
litskerfin að vera í lagi.
12. AÐ VERA Á VARÐBERGI gagnvart því að starfsmaður
stíli falsaðan reikning á fyrii'tækið og sjái svo um að greiða
hann og koma honum fyrir í bókhaldinu til að hylja slóðina.
13. AÐ VERA GAGNRÝNINN á reikninga yfir vörukaup.
Finni gjaldkeri - og hugsanlega viðskiptavinir líka - að það
sé slælegt eftirlit gæti hann freistast til að setja inn falsaðan
reikning. Viðskiptavinir geta sömuleiðis hækkað reikn-
ingana án þess að eftir því sé tekið.
14. AÐ KOMA UPP ÖFLUGU samþykktarkerfi. Það þýðir
að yfirmaður eða yfirmenn (tveir) verða að samþykkja alla
reikninga sem gjaldkeri greiðir. Þetta torveldar gjaldkcr-
anum að smeygja inn fölsuðum reikningum.
15. AÐ HAFA HUGFAST að endurskoðendur hafa aldrei
gefið það út að til sé fullkomin vörn gegn tjárdrætti í fyrir-
tækjum. Það er t.d. mjög erfitt ef tveir, þrír eða Jjórir yfir-
menn; gjaldkeri, bókari, innheimtustjóri og gjaldkeri byija
í samkrulli að svindla.
16. AÐ HALDA VÖKU SINNI gagnvart tjármálastjórum
sem hafa víðtæka heimild til að taka lán í bönkum og veita
viðskiptavinum lán. Munið: Það kunna ekki aliir að fara
með traustið. Og hugtakið „viðskiptavinur" getur orðið ansi
teygjanlegt.
17. AÐ ÞJÓFNAÐUR úr birgðageymslum er líka tjárdráttur -
þó ekki sé um stuld á beinhörðum seðlum að ræða.
18. AÐ SETJA ÞAÐ í REGLUR gagnvart starfsmönnum að
hinn minnsti tjárdráttur verði kærður til lögreglu. Það er
vitað að menn hafa verið reknir fyrir misferli en ekki
kærðir.
19. AÐ FJÁRDRÁTTUR er ekkert síður móralskt tjón fyrir
fyrirtækin en tap á peningum. Hann kemur fyrirtækjum
yfirleitt illa - sálrænt. Og flest fyrirtæki telja það skaða hags-
muni sína að svona mál komist í fjölmiðla þar sem ímynd
þeirra í hugum almenings dettur niður tímabundið og upp
kemur sú hugsun að fyrirtækin séu illa rekin og að þar sé
óreiða á hlutum.
20. AÐ NÓTULAUS VIÐSKIPTI koma í veg fyrir allt eftirlit
með þjófnaði starfsmanna. B3
18