Frjáls verslun - 01.05.2003, Page 19

sama manneskjan sé bæði gjaldkeri, bókari,
innheimtustjóri og jafnvel ijármálastjóri.
Þetta er kórvilla! A viðkomandi að hafa eftir-
lit með sjálfum sér? Það er engin ástæða til
að búa til bókhaldsumhverfi, sem er svo
sljótt og með svo lélegt eftírlit, að jafnvel
grandvarir og heiðvirðir menn falli í þá
gryflu að láta freistast Endurskoðendur hafa
klifað á nauðsyn þessa aðskilnaðar í mörg ár
- að það sé besta eftirlitskerfi sljórnandans.
Endurskoðendur leggja líka til að bókhald
sé fært mjög reglulega, helsta daglega.
Oreiða í bókhaldi er jarðvegur fyrir ijárdrátt.
Ennfremur brýna þeir fyrir yfirmönnum að
þeir fari ævinlega yfir útprentanir bókhalds.
Ráðning fólks. Ertu að ráða heiðarlegt fólk?
Fleiri varnaglar eru í gangi. Ráðning fólks er
þar efst á blaði. Forstjórai' þurfa að velta því
mjög alvarlega fyrir sér hvers konar fólk þeir
ráða í lykilstöður. Er það heiðarlegt? Það er
alltaf erfitt að eiga við óheiðarlegt fólk.
Stundum er sagt að sóst sé eftir þremur
eiginleikum við ráðningar; heiðarleika,
dugnaði og færni. Warren Buffett, ijárfestir í
Bandaríkjunum, sagði eitt sinn að frekar
vildi hann hafa latan, kláran og heiðarlegan
mann í vinnu heldur en óheiðarlegan og
eldkláran vinnuþjark. „Imyndið ykkur
hvernig er að eiga við slíkan mann og hvað
hann getur gert manni?“ bætti Buffett við.
Aðgangur að lykilorðum Strangar reglur
um aðgang að lykilorðum í bókhalds- og
greiðslukerfum eru bráðnauðsynlegar.
Hveijir eiga að vita lykilorðin og hafa aðgang
að kerfunum? Gjaldkeri má alls ekki hafa
lykilorðið að bókhaldinu til að komast inn í
það. Það sama á við um bókarann gagnvart
bankareikningnum. Báðir kunna að hafa
lykilorð sem tryggja þeim aðgang að upp-
flettílinum, svo þeir getí flett upp og skoðað
ákveðin yfirlit. Ekki meira. Þeir mega alls
ekki komast inn í kerfi sem er þeim óviðkom-
andi svo þeir geti krukkað í það. Það er ófrá-
víkjanleg regla. Fram hefur komið í fréttum
um Landssímamálið að aðalgjaldkerinn
komst inn í bókhaldskerfið og gat fiktað í því.
Sendið lyhllfólh í frí Sendið fólk í frí. Það
er afar mikilvægt að lykilfólk, eins og ijár-
málastjórar, gjaldkerar og bókarar taki þau
sumarleyfi sem þeir eiga inni - og helst sam-
fellt og yfir mánaðamót Það kunna að vera
,fyrstu merki um að eitthvað sé í gangi“ fari
TVær meginaðferðir
Starfsmaður, sem dregur sér fé, hefur
nokkrar leiðir tíl að „koma glæpnum
fyrir“ í bókhaldinu til fela svindlið. Sumir
nefna þetta spurninguna um „debet og
kredit"; að þjófurinn verði að finna rétta
„debetið" í bókhaldinu.
Meginlínurnar eru samt tvær og í
báðum tilvikum verður hrappurinn að
hafa aðgang að heftinu og geta krukkað í
bókhaldið.
1) HANN FALSAR REIKNINGA og
býr til útgjöld sem hann lætur fyrir-
tækið greiða, hvort sem hann færir þá
gjalda- eða eignamegin. Flestir þjófar
færa þetta líklegast gjaldamegin.
2) HANN STINGUR UNDAN
TEKJUM sem koma inn í fyrirtækið -
og lætur þær aldrei rata eðlilega leið
inn í bókhaldið heldur kemur þeim
fyrir undir liðnum afskrifaðar tekjur.
Ekki er verra fyrir hann að hafa sljóan yfirmann sem sefur á verðinum.
Dæmi um aðferðir til að svindla
Lítum betur á þetta með nokkrum dæmum. Forsendan er sú að gjaldkerinn
komist í bókhaldið eða að bókarinn komist í heftíð (bankalínuna). Að ekki sé
aðskilið ferli þarna á milli.
Dæmi eitt; Gjaldkeri er í aðstöðu til að taka við tekjum. Hann sér líka um að
innheimta kröfur. Hann gæti hugsanlega innheimt kröfu, sem mikil vandræði
hafa verið með, og látið sem að hún hafi tapast. Bókfærsla hans er þessi: Debet:
afskrifaðar tekjur. Kredit: afskrifaðar kröfur (inneign).
Dæmi tvö: ímyndum okkur að gjaldkerinn innheimtí vexti af þeim sem
skulda fyrirtækinu. Hann tekur við fénu en lætur líta svo út að vextirnir hafi ekki
verið innheimtir og að vonlaust sé að innheimta þá og því séu þeir tapað fé. Bók-
færsla hans er sú sama og áðan. Debet: afskrifaðar vaxtatekjur. Kredit: afskrif-
aðar inneignir.
Dæmi þrjú: Hann afgreiðir vöru til viðskiptavinar. Tekur við greiðslunni.
Skráir söluna og færir inn á bankareikning fyrirtækisins. Framhaldið er þá eins og
áður. Hann tekur féð út af bankareikningi og bókar það síðan sem tapaða sölu.
Dæmi fjtigur: Hann lætur greipar sópa og tekur fé út af bankareikningi fyrir-
tækisins (kredit) og nær að fela glæpinn sem vaxtagöld (debet) í bókhaldinu.
Þetta gæti t.d. verið fyrirtæki sem greiðir hundruð milljóna króna í vextí á ári og
menn eru orðnir sljóir fyrir vaxtagjöldunum. Hvað er milljón þá á milli vina?
Athugið! I þessum ímynduðu dæmum kemst gjaldkerinn upp með „galdra"
sína með því að vera bæði gjaldkeri og bókari, auk þess sem hann hefur yfirmann
sem nennfr ekki að lesa útprentanir úr bókhaldinu og er kærulaus við að skrifa
upp á reikninga. Þetta sleppur líka í gegnum endurskoðunina þar sem þessar
æfingar sluppu fram hjá úrtaksathugun endurskoðandans á bókhaldinu. SH
Margir sjá fyrir sér fjárdrátt
þannig að einhver hvítflibbi
stingi peningum inn á sig. Það
er myndin. IMúna gerist þetta
hins vegar oftast í gegnum
bankalínur.
19