Árbók VFÍ/TFÍ - 01.01.1996, Page 183

Stefnumótun 181
alltaf á þátt í að stjórna gerðum þeirra. Það virðist manninum nauðsyn að eiga sér einhvers
staðar styrkar rætur. Þess vegna er það yfirleitt vanhugsað að byggja stefnumótun á því að
„byrja algjörlega upp á nýtt“ eins og fortíðin sé ekki til.
10 Fundir
Fundir eru það mikilvægur þáttur í stefnumótun að ekki verður hjá því komist að víkja stutt-
lega að þeim.
Hér skal aðeins lögð áhersla á eftirfarandi atriði:
• Fundi þarf aö undirbúa vandlega. Markmið meö hverjum fundi og tímasett dagskrá þarf
aö liggja fyrir í upphafi hans.
• Tilgangurinn meö þeim er ekki aö vinna aö stefnumótuninni (þaö á aö gera milli funda)
heldur á einungis aö taka fyrir eftirfarandi málefni:
Fyrst: Stööu verkefnisins og einstakra þátta þess.
Næst: Lausn vandamála sem hentugt er aö vinna aö sameiginlega I hópnum og
ákvaröanataka um verkefniö í heild og einstaka þætti þess.
Aö lokum: Fjallaö um skipulagningu verkefnisins og skipt verkum til næsta eöa næstu
funda.
• Sjá um aö fundirnir veröi stuttir en árangursríkir, m.a. meö notkun hugarflugs þegar þaö
á viö og aö einhvers konar línurit séu lögö fram í staö talnaruna. Langar fundarsetur þarf
að varast. Samkvæmt reynslu eru allir orðnir meira eða minna uppgefnir eftir 2. klst. fund.
• Fundir eiga aö hefjast nákvæmlega á boöuðum tíma.
• Þeim á að Ijúka ekki síöar en á boöuöum tíma.
11 Kynning stefnunnar
Kynning þarf að fara fram á flestum eða öllum þáttum stefnunnar fyrir öllum starfsmönnum
fyrirtækisins. Meginþætti hennar er oft rík ástæða til að kynna eða jafnvel auglýsa opinber-
lega.
Um hana má rita langt mál. Hér skal aðeins drepið á eftirfarandi:
Kynning fyrir starfsmönnum er oftast margfalt viðameira mál en flestir stjórnendur ímynda
sér. Það getur reynst til lítils að móta stefnu og skipuleggja ef margir þolendur og framkvæm-
endur hennar skilja ekki inntakið.
Kynningin er miklum mun lorskildari þeim sem ekki unnu að henni. Ekki er nóg að halda
einn kynningarfund. Einnig þarf að taka góðan tíma í hana á deildarfundum og í persónulegum
viðtölum. í viðbót þarf eftir því sem mögulegt er að sjá til þess að allir, eða sem flestir, starfs-
menn taki þátt í framkvæmd stefnunnar. Að lokum þarf að gæta þess í stefnumótuninni að sem
flestir þættir hennar sameini hagsmuni fyrirtækisins og starfsliðsins. Reynslan sýnir að það
bæði eykur skilning og auðveldar framkvæmd stefnunnar. Dæmi um sameiningu hagsmuna
eru t.d. eftirfarandi:
• Gæði.
• Góður árangur af starfsemi deildarinnar eöa fyrirtækisins.
• Fyrirtækiö með góöa ímynd inn á viö eöa út á viö.
• Góður andi (framfaraandi).
• Verðlaun fyrir góöan árangur.