Gerðir kirkjuþings - 01.01.2014, Page 125

125

Reglur um störf nefnda sem kosnar eru eða skipaðar af kirkjuþingi, kirkjuráði,
biskupi Íslands eða starfa samkvæmt lögum og starfsreglum

I. Verkefni
Verkefni nefndar eru yfirleitt skilgreind á grundvelli einhverra eftirfarandi heimilda:
Lögum, starfsreglum, ályktunum kirkjuþings, ákvörðun kirkjuráðs eða biskups Íslands.
Verkefni eru jafnan skilgreind í skipunarbréfi til nefndarmanna og vitnað til þeirrar heimildar sem nefndarskipanin
byggist á.

II. Gagnaöflun nefnda
Ef nefnd þarf að afla gagna eða upplýsinga frá Biskupsstofu vegna nefndarstarfa skal formaður beina skriflegu erindi
þess efnis til biskups Íslands. Öll gögn sem afhent eru nefndum eru eign Biskupsstofu og skal þeim skilað þangað aftur
að nefndarstörfum loknum. Nefndir sem þurfa að fá gögn eða upplýsingar á rafrænu formi geta fengið aðgang að
þeim á þjónustuvef kirkjunnar.

III. Trúnaðarskylda
Nefndarmönnum ber að gæta trúnaðar um hvaðeina sem þeir verða áskynja um í störfum sínum. Trúnaðarskylda
helst þótt nefndarstarfi sé lokið. Nefndarmenn og starfsmenn nefnda skulu undirrita trúnaðareiða.

IV. Verkaskipti nefndarmanna
Í skipunarbréfi nefndar er jafnan kveðið á um hver sé formaður nefndar. Ef annað er ekki tekið fram boðar formaður
fundi nefndar, ákveður lengd þeirra, stýrir þeim og ákvarðar fundarstað svo og hvort um fjarfund verði að ræða ef við
á. Formaður nefndar er í fyrirsvari fyrir nefndina og kemur fram út á við fyrir hennar hönd, nema nefndin ákveði
annað.
Ef ekki er kveðið á um hver sé formaður nefndar er eðlilegt að nefnd komi sér saman um það hver kalli nefndina
saman og leiði nefndarstarfið. Framkvæmdastjóri kirkjuráðs eða biskupsritari, eftir því sem við á, kallar þá nefnd
saman til fyrsta fundar og felur nefndinni að taka ákvörðun um formann eða þann sem leiði nefndarstarfið.
Nú forfallast aðalmaður í nefnd og kallar þá formaður eða sá sem leiðir starf nefndar varamann til nefndarstarfa.
Víkja má þó frá þessu ef um forföll á einum fundi er að ræða. Skal kalla varamenn inn eftir þeirri röð sem þeir voru
kosnir til nema skilgreint sé sérstaklega hvaða varamaður leysi tiltekinn aðalmann af.

V. Fjármál
Nefndir skulu ávallt halda sig innan samþykktra fjárheimilda í fjárhagsáætlun starfsárs. Nefndarlaun eru greidd
samkvæmt gjaldskrá þóknananefndar kirkjunnar. Þegar nefnd hefur lokið störfum og skilað af sér sendir formaður
Biskupsstofu samþykkt yfirlit yfir fjölda og tímalengd funda og vinnu nefndarmanna utan funda og þá hvort um er að
ræða sérhæfða vinnu eða almenna (eins og fram kemur í gjaldskrá þóknananefndar.
Að jafnaði skal taka ákvarðanir um vinnu nefndarmanna milli funda fyrirfram og bóka þær í fundargerð. Sama á við
um kaup á ráðgjöf og annarri þjónustu.
Gætt skal fjárhagslegs aðhalds í nefndarstarfi í hvívetna og ber formanni nefndar sérstaklega að fylgjast með
áföllnum og áfallandi kostnaði vegna starfa nefndar og að hann sé innan fjárheimilda.

VI. Fundaraðstaða og önnur þjónusta
Nefndir geta fengið fundaraðstöðu og veitingar á Biskupsstofu ef óskað er enda sé slíkt pantað með hæfilegum
fyrirvara. Gjaldkeri á Biskupsstofu annast flugpantanir og pantanir bílaleigubíla fyrir nefndarmenn ef við á.
Unnt er að halda fjarfundi (símafundi) á Biskupsstofu og er hvatt til þess að slíkt sé gert ef unnt er, ef það lækkar
ferðakostnað og sparar tíma nefndarmanna.
Formaður, eða sá sem leiðir nefndarstarf, ábyrgist að haldin sé skrá yfir fundi, fundartíma og vinnu nefndarmanna
milli funda. Enn fremur að ritaðar séu fundargerðir eða minnispunktar um nefndarfundi.
Njóti nefnd ekki þjónustu sérstaklega tilkvadds ritara utan nefndarinnar skal nefndin ákveða hver úr hennar hópi sé
nefndarritari.
1. mál Fskj. K