Bókasafnið - 01.04.1994, Blaðsíða 22

Hulda Björk Þorkelsdóttir, bæjarbókavörður í Keflavík, Kristín Björgvinsdóttir,
Fjölbrautaskólanum við Armúla, Margrét Loftsdóttir, Flensborgarskóla og
Þórdís T. Þórarinsdóttir, Menntaskólanum við Sund
Grisjun og viðhald safnkosts
Samið sem vinnureglur, einkum var höfð hliðsjón af aðstœðum í
almenningsbóka- og framhaldsskólasöfnum.
Inngangur
Nauðsynlegt er að fylgjast jafnt og þétt með safnkosti
bókasafna. Ef stöðugt er bætt við efni, án þess að nokkuð
sé fjarlægt, nema það sem gengur úr sér, skemmist eða
hverfur, verður húsnæðið í flestum tilvikum yfirfullt áður
en langt um líður. I yfirfullu safni er safnkostur óaðgengi-
legur og notendur hverfa jafnvel frá án þess að finna efni
sem til er í safninu. Áður fyrr þegar safnkostur var lítill og
útgáfa hvers árs aðeins brot af því sem nú er, var tilhneig-
ing til að bæta við hillum eða stækka húsnæðið.
Á undanförnum árum hefur safnkostur vaxið örar en
áður, því margfalt meira efni er á boðstólum og meiri kröf-
ur eru gerðar til bókasafna. Auk þess úreldist safnkostur
hraðar í tæknisamfélagi nútímans en fyrr svo að stöðug
endurskoðun er nauðsynleg. Kostnaður við húsnæði er hár
nú á dögum þannig að ekki er talinn grundvöllur fyrir því
að öll söfn geymi efni sem Iítið eða ekkert er notað. Al-
mennt hafa fjárveitingar til bókasafna dregist saman, bóka-
safnsfræðingar hafa því gripið til enn markvissari innkaupa
og grisjunar eldra efnis í samræmi við markmið hvers safns.
Með grisjun er átt við það að fjarlægja efni úr hillum
safns. Um eftirfarandi tvö stig grisjunar er að ræða:
1. Setja í geymslu (á heimasafni eða í geymslusafn) efni
sem lítið eða ekkert er notað.
2. Eyða efni sem orðið er úrelt og/eða illa farið.
Efni sem sjaldan er notað má jafnvel fá í millisafnaláni
frá öðrum söfnum eða frá geymslusafni.
Vandamál við grisjun
Ymsar ástæður eru fyrir því að bókasafnsfræðingar hafa
verið tregir til að grisja safnkost og eru þessar helstar:
1. Stærstu söfnin hafa verið talin best án þess að huga að
notagildi safnkosts (stærstur=bestur).
2. Of fáir starfsmenn. Grisjun Iendir því oft neðarlega í
forgangsröð verkefna.
3. Kostnaður. Grisjun er tímafrekt og vandasamt verk.
4. Grisjun reynist oft erfið. Segja má að grisjun sé ein
hliðin á bókavali og þarf að sinna henni af sömu alúð.
Erfiðast er að eiga við sterka tilhneigingu til að varð-
veita efni sem einu sinni hefur verið keypt.
Verklag við grisjun
Nauðsynlegt er að grisja safnkost eftir ákveðinni áætlun.
Grisjun má framkvæma annaðhvort um leið og talningu
safngagna eða sem sjálfstæða aðgerð. Niðurstaðan er sú
sama, þ.e. að losna við ónotað eða úrelt efni úr safnkostin-
um og auka hillurými.
Eftirfarandi atriði eru gjarnan höfð í huga við grisjun
gagna:
* útlit og ástand
* eintakafjöldi
* eldri útgáfur
* stenst efnið kröfur
* aldur
* notkun
* hillurými
Lélegt ástand bóka er oft merki um mikla notkun. Meta
þarf hverju sinni hvort þær skuli endurnýja, lagfæra eða
fjarlægja. Bækur sem til eru í fleiri en einu eintaki (s.s.
gamlar metsölubækur) og eldri útgáfur rita, er sjálfsagt að
grisja. Nauðsynlegt gerur verið að kalla sérfræðinga til að-
stoðar þegar meta skal innihald bóka, hvort það sé hentugt
og hafi enn gildi.
Mismunandi er hversu oft og hve mikið þarf að grisja
einstaka efnisflokka. Yfirleitt þarf oftar að grisja efni á sviði
raunvísinda og tækni en á sviði félags- og hugvísinda.
Tímarit þarf einnig að grisja jafnt og þétt, sérstaklega er-
lend tímarit, ennfremur önnur safngögn s.s. úrldippusöfn.
Ymsar aðferðir hafa verið notaðar við að mæla notkun
gagna í bókasöfnum. Sem dæmi má nefna að bækur eru
merktar þegar þær koma úr útláni. Eftir ákveðinn tíma er
skoðað hvaða bækur hafa verið lánaðar út og þær sem ekk-
ert hafa hreyfst eru teknar úr hillum. Þetta á þó einkum við
um almenningsbókasöfn. Önnur aðferð er aldursgreining
gagna. Þessi aðferð er aðallega notuð við grisjun tímarita og
gagna á sviði tækni og raunvísinda, en síður í hug- og fé-
lagsvísindum. Sá hængur er þó þar á, að sígild verk má ekki
grisja, þrátt fyrir háan aldur.
Grisjun í almennings- og famhaldsskólasöfnum
Á almenningsbókasöfnum ætti einkum að vera efni sem
er í stöðugri notkun. Grisjun veldur því að safnkostur
minnkar en nýtist að sama skapi betur. Rannsóknir hafa
sýnt (sbr. Pors) að útlán aukast oft eftir grisjun. Lánþegar
eiga auðveldara með að fmna það sem þeir eru að leita að.
Safnkosturinn verður meira aðlaðandi þegar búið er að íjar-
lægja úrelt og úr sér gengið efni. Það er síðan hlutverk
geymslusafns að varðveita síðustu eintök tiltekinna bóka.
Skólasöfn eru ung söfn og sjaldan mikil að vöxtum. Því
fellur þar minna til af efni sem þarf að grisja. Notkun
safnefnis er þar einnig mælikvarði sem fara þarf eftir við
grisjun. Ef námsskráin breytist ætti safnkosturinn jafnframt
að breytast.
22 Bókasafnið 18. árg. 1994