Morgunblaðið - 01.11.1987, Blaðsíða 56

56
MORGUNBLAÐIÐ, SUNNUDAGUR 1. NÓVEMBER 1987
SKJALASAFN
ER EKKI ^
GRAFHYSI
Svanhildur Bogadóttir skoðar gamla bréfabók.
SPJALLAÐ VIÐ SVANHILDIBOGADÓTTUR, NÝJAN BORGARSKJALAVÖRÐ
ar sjálfar og fyrir almenning og
fræðimenn. Gildi skjala er marg-
þætt, í fyrsta lagi er það lagalegt
og í þessu safni má t.d. nefna reglu-
gerðir og samninga borgarinnar við
ýmsa aðila. í öðru lagi er það stjóm-
unarlegt, t.d. skjöl sem veita
upplýsingar um ákvarðanir sem
hafa verið teknar og á hvaða for-
sendum þær vom teknar, einnig
má nefna ýmis skjöl varðandi
starfsmannahald. í þriðja lagi er
það fræðilegt gildi skjalanna við
rannsóknir, einkanlega á sviði sagn-
fræði og félagsvísinda. Skjalasafn
er ekki grafhýsi skjala eins og ansi
margir virðast halda, Borgarslq'ala-
safnið á að vera lifandi stoftiun til
að þjóna Reykvíkingum og ég vil
sjá sem flesta þeirra hér.“
30. apríl 1954 var skjalasafn
Reykj avíkurbæj ar viðurkennt sem
héraðsskjalasafn og 7. október
sama ár samþykkti bæjarstjóm
Reykjavíkur stofnun Minjasafhs
Reykjavíkur og ráðningu skjala- og
minjavarðar. Fram að þeim tíma
var skylt að afhenda Þjóðskjala-
saftii eldri skjöl borgarinnar til
varðveislu, en við stofnun hérað-
skjalasafns fluttust skjöl borgarinn-
ar yfir til þess. Árið 1967 var skjala-
og minjasafninu skipt í tvö aðskilin
söfn. Minjasafnið var síðar flutt upp
í Árbæ og er kennt við þann stað.
Skjala- og minjavörður fram til árs-
ins 1967 var Lárus Sigurbjömsson.
Fyrsti borgarskjalavörður var Láms
H. Blöndal og gegndi hann stöð-
unni fram til ársins 1971. Þá tók
Geir Jónasson við og var hann borg-
arskjalavörður fram til 1976. Jón
E. Böðvarsson varð borgarskjala-
vörður það sama ár og veitti hann
safninu forstöðu til 10. september
á þessu ári. Jón er m.a. kunnur
fyrir skrif sín og fræðsiustarf á
vegum Sambands íslenskra sveitar-
félaga, hann hefur auk þess samið
bréflykla til efnisflokkunar á skjala-
söfnum.
Við Borgarskjalasafn Reykjavík-
ur starfa auk borgarskjalavarðar 2
aðrir starfsmenn, en heimild er fyr-
ir 4 stöðugildum alls.
Borgarskjalasafnið er staðsett í
Skúlatúni 2, en húsrými þar rúmar
aðeins fimmtung af þeim skjölum
sem í safninu em; hefur orðið að
flytja allar stærri skjalasendingar í
geymslur á Korpúlfsstöðum. Hlýst
af þessu margvíslegt óhagræði
bæði fyrir starfsfólk og safngesti.
Hillupláss Borgarskjalasafnsins er
3500 metrar. Fyrirhugað er að
tölvuvæða og tölvuskrá safnið á
næsta ári.
Það reynist mörgum erfitt að greina hismið frá kjarnanum í
pappírsflóði nútímans. Hvað verður að geyma og hveiju má
fleygja? Pappírsflóðið hefur undanfama áratugi farið sívaxandi
og virðist lítið lát verða á. Tölvuvæðingin gefur fyrirheit um
„pappírslaust samfélag" en afraksturinn sýnist enn sem komið
er frekar vera tölvuútprent. í gegnum bréfalúgur heimilanna
flæðir alls konar „gluggapóstur", tilkynningar, reikningar og
reiknisyfírlit, einnig allra handa auglýsingabæklingar. Auk þess
verður fólk að hafa reiðu á kvittunum og samningum af ýmsu
tagi. Á heimilum landsmanna er rejmt að stýra þessu
pappírsflóði, sumir geyma þetta samviskusamlega í ýmsum
hirslum en oft hafa þessir pappírar stuttan stans á leiðinni í
ruslakörfuna.
ótt slík vinnu-
brögð dugi í
einkalífí er ljóst
að fyrirtæki og
stofnanir verða
að hafa annað
verklag. Opin-
berar stofnanir
ýmiss konar afgreiða „málin og
erindin" eftir ákveðnu ferli og til
þess er ætlast að málskjölin hafni
að lokum í skjalasafni. Er þá skjala-
safn ruslakarfa fyrir stofnanir og
fyrirtæki eða eitthvað annað og
meira? Til að svara þessu og fleiri
spumingum hafði Morgunblaðið
samband við Svanhildi Bogadóttur,
en hún er menntuð í stjóm og
rekstri skjalasafna frá New York
University Svanhildur veitir nú
Borgarskjalasafni Reykjavíkur for-
stöðu.
Svanhildur er úr Kópavogi, fædd
árið 1962, lauk BA-prófí í sagn-
fræði frá Háskóla íslands 1985.
Að því loknu hélt hún utan til
Bandaríkjanna til frekara náms og
lauk þar prófí í vor. Svanhildur er
að nokkm kunn fyrir afskipti sin
af málefnum námsmanna, hún er
nú varaformaður SÍNE (Samband
íslenskra námsmanna erlendis) og
fulltrúi fyrir þau samtök í stjórn
Lánasjóðs islenskra námsmanna. Á
námsámm sínum í Bandaríkjunum
starfaði hún í skjalasafni Trinity
Church í Wall Street, einnig var
hún næstráðandi við skjalasafn
New York-deildar YMCA (Kristi-
legt félag ungra manna), ennfremur
skráði hún og flokkaði bréf í sam-
eiginlegu skjalasafni verklýðshreyf-
ingar og ýmiss konar kvennasam-
taka og gyðinga. Sambýlismaður
hennar er Ríkharður H. Friðriksson,
tónskáld.
Skjalasafn er
ekki grafhýsi
Borgarskjalavörður var snöggur
til svars þegar Morgunblaðið innti
hann eftir hlutverki skjalasafna:
„Hlutverk skjalasafna er að varð-
veita og gera aðgengilegar ýmiss
konar upplýsingar fyrir stofnanim-
Það er ráðlegra að halda jafnvæginu á Borgarskjalasafni.
Vill ekki segja
til syndaselanna
Með orðinu skjal er átt við hvers
konar gögn sem geyma upplýsingar
er orðið hafa til við starfsemi á
vegum stofnunar, einkaaðila eða
eir.staklings, hvort sem þau em
skrifuð gögn, uppdrættir, ljósmynd-
ir, fílmur, örglæmr, hljóðupptökur,
tölvugögn eða önnur hliðstaeð gögn.
Yfirleitt er slqal á skjalasafni ein-
stakt, þ.e.a.s. um önnur eintök er
ekki um að ræða.
Ný og nýleg skjöl, sem em fyrst
og fremst notuð í daglegu starfí
og em „virk“, em geymd í skjala-
safni viðkomandi stofnunar. Til
þess að slq'öl nýtist sem best verður
að skipuleggja skjalavörslu og ekki
síður skjalamyndun vel strax í upp-
hafí. í samþykkt borgarstjómar um
Borgarskjalasafnið frá 1983 er gert
ráð fyrir því að safnið líti eftir
skjalasöfnum afhendingarskyldra
aðila og láti þeim í té leiðbeiningar
um skjalavörslu og ákveði um ónýt-
ingu skjala sem ekki er talin ástæða
til að varðveita. „Við emm til ráð-
gjafar og reynum einnig að sjá til
þess að eitthvert samræmi sé í
flokkun skjala víðs vegar í borgar-
kerfínu. Það er gert ráð fyrir því
að borgarstofnanir sendi safninu
þau skjöl sín sem em eldri en tutt-
ugu ára, miðað við síðustu inn-
færslu bókar eða síðasta bréf
afgreidds máls. í reynd er því mið-
ur allur gangur á þessu, stundum
em safninu send mun yngri gögn
en aðrir skila litlu eða engu. Það
verður ekki nógu oft brýnt fyrir
mönnum að skila inn skjölum þeirra
stofnana sem þeir starfa hjá, t.d.
var það lán í óláni að Leikfélag