Morgunblaðið - 01.11.1987, Blaðsíða 56

Morgunblaðið - 01.11.1987, Blaðsíða 56
56 MORGUNBLAÐIÐ, SUNNUDAGUR 1. NÓVEMBER 1987 SKJALASAFN EREKKI GRAFHYSI WmmBSm Svanhildur Bogadóttir skoðar gamla bréfabók. SPJALLAÐ VIÐ SVANHILDIBOGADÓTTUR, NÝJAN BORGARSKJALAVÖRÐ Það reynist mörgum erfítt að greina hismið frá lg'arnanum í pappírsflóði nútímans. Hvað verður að geyma og hverju má fleygja? Pappírsflóðið hefur undanfarna áratugi farið sívaxandi og virðist lítið lát verða á. Tölvuvæðingin gefur fyrirheit um „pappírslaust samfélag" en afraksturinn sýnist enn sem komið er frekar vera tölvuútprent. í gegnum bréfalúgur heimilanna flæðir alls konar „gluggapóstur", tilkynningar, reikningar og reiknisyfirlit, einnig allra handa auglýsingabæklingar. Auk þess verður fólk að hafa reiðu á kvittunum og samningum af ýmsu tagi. Á heimilum landsmánna er reynt að stýra þessu pappírsflóði, sumir geyma þetta samviskusamlega í ýmsum hirslum en oft hafa þessir pappírar stuttan stans á leiðinni í ruslakörfuna. ótt slík vinnu- brögð dugi í einkalífi er ljóst að fyrirtæki og stofhanir verða að hafa annað verklag. Opin- berar stofnanir ýmiss konar afgreiða „málin og erindin" eftir ákveðnu ferli og til þess er ætlast að málskjölin hafni að lokum f skjalasafni. Er þá skjala- safn ruslakarfa fyrir stofnanir og fyrirtæki eða eitthvað annað og meira? Til að svara þessu og fleiri spurningum hafði Morgunblaðið samband við Svanhildi Bogadóttur, en hún er menntuð í stjórn og rekstri skjalasafna frá New York University Svanhildur veitir nú Borgarskjalasafni Reykjavíkur for- stöðu. Svanhildur er úr Kópavogi, fædd árið 1962, lauk BA-prófi í sagn- fræði frá Háskóla íslands 1985. Að því loknu hélt hún utan til Bandaríkjanna til frekara náms og lauk þar prófi í vor. Svanhildur er að nokkru kunn fyrir afskipti sín af málefnum námsmanna, hún er nú varaformaður SÍNE (Samband íslenskra námsmanna erlendis) og fulltrúi fyrir þau samtök í stjórn Lánasjóðs íslenskra námsmanna. Á námsárum sínum í Bandarikjunum starfaði hún í skjalasafni Trinity Church í Wall Street, einnig var hún næstráðandi við skjalasafn New York-deildar YMCA (Kristi- legt félag ungra manna), ennfremur skráði hún og flokkaði bréf í sam- eiginlegu skjalasafhi verklýðshreyf- ingar og ýmiss konar kvennasam- taka og gyðinga. Sambýlismaður hennar er Ríkharður H. Friðriksson, tónskáld. Skjalasafn er ekki graf hýsi Borgarskjalavörður var snöggur til svars þegar Morgunblaðið innti hann eftir hlutverki skjalasafna: „Hlutverk skjalasafna er að varð- veita og gera aðgengilegar ýmiss konar upplýsingar fyrir stofnanirn- Það er ráðlegra að halda jafnvæginu á Borgarskjalasafni ar sjálfar og fyrir almenning og fræðimenn. Gildi skjala er marg- þætt, í fyrsta lagi er það lagalegt og í þessu safni má t.d. nefna reglu- gerðir og samninga borgarinnar við ýmsa aðila. í öðru Iagi er það stjórn- unarlegt, t.d. skjöl sem veita upplýsingar um ákvarðanir sem hafa verið teknar og á hvaða for- sendum þær voru teknar, einnig má nefna ýmis skjöl varðandi starfsmannahald. I þriðja lagi er það fræðilegt gildi skjalanna við rannsóknir, einkanlega á sviði sagn- fræði og félagsvfsinda. Skjalasafh er ekki grafhýsi skjala eins og ansi margir virðast halda, Borgarskjala- safnið á að vera lifandi stofnun til að þjóna Reykvíkingum og ég vil sjá sem flesta þeirra hér." 30. aprfl 1954 var skjalasafn Reykjavíkurbæjar viðurkennt sem héraðsskjalasafn og 7. október sama ár samþykkti bæjarstjórn Reykjavíkur stofnun Minjasafns Reykjavíkur og ráðningu skjala- og minjavarðar. Fram að þeim tima var skylt að afhenda Þjóðskjala- safni eldri skjöl borgarinnar til varðveislu, en við stofnun hérað- skjalasafns fluttust skjöl borgarinn- ar yfir til þess. Árið 1967 var skjala- og minjasafninu skipt í tvö aðskilin söfn. Minjasafnið var síðar flutt upp í Árbæ og er kennt við þann stað. Skjala- og minjavörður fram til árs- ins 1967 var Lárus Sigurbjörnsson. Fyrsti borgarskjalavörður var Lárus H. Blöndal og gegndi hann stöð- unni fram til ársins 1971. Þá tók Geir Jónasson við og var hann borg- arskjalavörður fram til 1976. Jón E. Böðvarsson varð borgarskjala- vörður það sama ár og veitti hann safninu forstöðu til 10. september á þessu ári. Jón er m.a. kunnur fyrir skrif sín og fræðslustarf á vegum Sambands íslenskra sveitar- félaga, hann hefur auk þess samið bréflykla til efnisflokkunar á skjala- söfhum. Við Borgarskjalasafn Reykjavík- ur starfa auk borgarskjalavarðar 2 aðrir starfsmenn, en heimild er fyr- ir 4 stöðugildum alls. Borgarskjalasafhið er staðsett í Skúlatúni 2, en húsrými þar rúmar aðeins fimmtung af þeim skjölum sem í safninu eru; hefur orðið að flytja allar stærri skjalasendingar í geymslur á Korpúlfsstöðum. Hlýst af þessu margvíslegt óhagræði bæði fyrir starfsfólk og safngesti. Hillupláss Borgarskjalasafnsins er 3500 metrar. Fyrirhugað er að tölvuvæða og tölvuskrá safnið á næsta ári. Vill ekki segja til syndaselanna Með orðinu skjal er átt við hvers konar gögn sem geyma upplýsingar er orðið hafa til við starfsemi á vegum stofnunar, einkaaðila eða einstaklings, hvort sem þau eru skrifuð gögn, uppdrættir, ljósmynd- ir, filmur, örglærur, hljóðupptökur, tölvugögn eða önnur hliðstæð gögn. Yfirleitt er skjal á skjalasafni ein- stakt, þ.e.a.s. um önnur eintök er ekki um að ræða. Ný og nýleg skjöl, sem eru fyrst og fremst notuð í daglegu starfi og eru „virk", eru geymd í skjala- safni viðkomandi stofnunar. Til þess að skjöl nýtist sem best verður að skipuleggja skjalavörslu og ekki sfður skjalamyndun vel strax í upp- hafi. f samþykkt borgarstjórnar um Borgarskjalasafnið frá 1983 er gert ráð fyrir því að safnið líti eftir skjalasöfnum afhendingarskyldra aðila og láti þeim í té leiðbeiningar um skjalavörslu og ákveði um ónýt- ingu skjala sem ekki er talin ástæða til að varðveita. „Við erum til ráð- gjafar og reynum einnig að sjá til þess að eitthvert samræmi sé í flokkun skjala víðs vegar í borgar- kerfinu. Það er gert ráð fyrir því að borgarstofnanir sendi safninu þau skjöl sín sem eru eldri en tutt- ugu ára, miðað við sfðustu inn- færslu bókar eða síðasta bréf afgreidds máls. í reynd er því mið- ur allur gangur á þessu, stundum eru safninu send mun yngri gögn en aðrir skila litlu eða engu. Það verður ekki nógu oft brýnt fyrir mönnum að skila inn skjölum þeirra stofnana sem þeir starfa hjá, t.d. var það lán í óláni að Leikfélag
Blaðsíða 1
Blaðsíða 2
Blaðsíða 3
Blaðsíða 4
Blaðsíða 5
Blaðsíða 6
Blaðsíða 7
Blaðsíða 8
Blaðsíða 9
Blaðsíða 10
Blaðsíða 11
Blaðsíða 12
Blaðsíða 13
Blaðsíða 14
Blaðsíða 15
Blaðsíða 16
Blaðsíða 17
Blaðsíða 18
Blaðsíða 19
Blaðsíða 20
Blaðsíða 21
Blaðsíða 22
Blaðsíða 23
Blaðsíða 24
Blaðsíða 25
Blaðsíða 26
Blaðsíða 27
Blaðsíða 28
Blaðsíða 29
Blaðsíða 30
Blaðsíða 31
Blaðsíða 32
Blaðsíða 33
Blaðsíða 34
Blaðsíða 35
Blaðsíða 36
Blaðsíða 37
Blaðsíða 38
Blaðsíða 39
Blaðsíða 40
Blaðsíða 41
Blaðsíða 42
Blaðsíða 43
Blaðsíða 44
Blaðsíða 45
Blaðsíða 46
Blaðsíða 47
Blaðsíða 48
Blaðsíða 49
Blaðsíða 50
Blaðsíða 51
Blaðsíða 52
Blaðsíða 53
Blaðsíða 54
Blaðsíða 55
Blaðsíða 56
Blaðsíða 57
Blaðsíða 58
Blaðsíða 59
Blaðsíða 60
Blaðsíða 61
Blaðsíða 62
Blaðsíða 63
Blaðsíða 64

x

Morgunblaðið

Beinir tenglar

Ef þú vilt tengja á þennan titil, vinsamlegast notaðu þessa tengla:

Tengja á þennan titil: Morgunblaðið
https://timarit.is/publication/58

Tengja á þetta tölublað:

Tengja á þessa síðu:

Tengja á þessa grein:

Vinsamlegast ekki tengja beint á myndir eða PDF skjöl á Tímarit.is þar sem slíkar slóðir geta breyst án fyrirvara. Notið slóðirnar hér fyrir ofan til að tengja á vefinn.