Morgunblaðið - 01.11.1987, Blaðsíða 57

MORGUNBLAÐIÐ, SUNNUDAGUR 1. NÓVEMBER 1987
57
Reykjavíkur varðveitir myndasafn
sitt hér; það varð því ekki eldinum
að bráð þegar kviknaði í Iðnaðar-
mannahúsinu."
Svanhildur borgarskjalavörður
vildi ekki að svo komnu máli gefa
Morgunblaðinu upp nöfn „syndasel-
anna,“ vildi þó láta það koma fram
að borgarstjómin væri ekki í þess-
um hópi, þar væru skjalamálin til
fyrirmyndar. „Einnig er það vanda-
mál bæði hérlendis og erlendis að
sumir embættismenn gera ekki
greinarmun á pei-sónu sinni og
þeirri stofiiun, sem þeir veita for-
stöðu, og telja þar af leiðandi skjöl
embættis síns nánast vera sína per-
sónulegu eign. Það hefur hent,
þegar embættismenn hafa látið af
störfum og farið á eftirlaun, að
þeir hafa tekið heim til sín skjöl til
einkaafnota s.s. til að skrifa endur-
minningar sínar. Af þessu hafa
hlotist ótalin vandræði og leiðindi."
Eftir að skjal hefur gegnt sínu
hlutverki hjá viðkomandi borgar-
stofnun, er farið að „kólna", liggur
leið þess loks í Borgarskjalasafnið.
Þar er fylgt svonefndri uppruna-
reglu, þ.e.a.s. leitast er við að
geyma skjalasafn hverrar stofiiunar
sem sérstaka einingu, ekki má
stokka saman skjölum sem hafa
orðið til hjá tveimur eða fleiri að-
skildum stofiiunum. Þetta gildir
jafnt þótt skjölin kunni að vera efn-
islega skyld eða fjalli um sömu mál.
Borgarskjalavörður var inntur
eftir því hverjir væru helstu notend-
ur? „Borgarfulltrúamir líta alltaf
öðru hvoru inn, aðallega til að
kynna sér forsögu mála og hvaða
umfjöllun þau hafa áður fengið.
Einnig vilja þeir gjaman kjmna sér
afgreiðslu sambærilegra mála.
Starfsmenn borgarstofnana nota
lfka safnið töluvert. Almenningur
kemur hingað oftast til að kynna
sér gögn, sem snúa að sérhveijum
persónulega t.a.m. skjöl varðandi
húsnæðismál, skjöl byggingar-
nefndar eru t.d. mjög virk, einnig
má nefna íbúaskrár og manntöl.
Margir hagsmunaaðilar vilja líka
gjaman líta í fundargerðir borgar-
stjómar og ýmissa nefnda. Einnig
er stöðugur straumur af fræði-
mönnum og skólafólki sem vill kíkja
á nánast allt mögulegt. Fræðimenn-
imir og skólafólkið nota líka
prentaðar bækur skjalasafnsins, en
Borgarskjalasafnið á eitt besta
bókasafn um sögu Reykjavíkur.
Úrklippusafnið er einnig mikið not-
að. Mér finnst það bera vitni um
mikla framsýni hjá Lárusi Sigur-
bjömssyni að hafa gengist fyrir því
að safna kerfisbundið ýmsum mála-
flokkum úr dagblöðunum. Núna er
víst til fyrirtæki sem sinnir svipuð-
um verkefnum. Það má segja að
Láms hafi verið aldarfjórðungi á
undan sinni samtíð."
Einkalíf fólks á
að vera friðhelgt
Morgunblaðið spurði Svanhildi
hvort hver sem er hefði ftjálsan og
liðugan aðgang að öllum skjölum
safnsins. „Safnið er opið fyrir alla
sem vilja leita þar upplýsinga og
við reynum að aðstoða eftir bestu
getu, hins vegar verður líka að
hafa það hugfast að skjöl, sem
varða einkalíf manna, geta verið
friðhelg og því lokuð. Borgarskjala-
vörður tekur ákvörðun um aðgang
að skjölum, sem eru varðveitt í safn-
inu, ef ákvæði um það efni er ekki
að finna í lögum, reglugerðum eða
öðmm samþykktum. Og einnig get-
ur afhendingarskyldur aðili áskilið
sér einkarétt til þess að heimila
aðgang að skjölum, sem hann hefur
afhent safninu, í allt að tuttugu ár
frá afhendingu. Það má eiginlega
segja að það verði vart við tvö við-
horf um aðgang að upplýsingum
og skjölum. Annars vegar tala
menn um rétt almennings til upp-
lýsinga og um upplýsingaskyldu
stjómvalda. Hins vegar tala menn
um friðhelgi einkalífs og hafa stór-
ar áhyggjur og þungar af því að
Íiað verði fótum troðið. Héma á
slandi er hefðin frekar sú að hafa
aðgang mjög fijálsan, en í Banda-
ríkjunum em áhyggjumar um
friðhelgi einkalífsins sterkari. Með-
alvegurinn gullni er vandrataður,
en persónulega finnst mér aðgang-
ur manna að upplýsingum um
nágrannanna stundum vera full-
mikill."
Er logandi hrædd
í húsnæði safnsins á Skúlatúni 2
em einkum geymd þau skjöl og
gögn, sem mönnum er mjög annt
um, og svo þau skjöl sem talið er
að helst þurfi að hafa við höndina,
en eins og fyrr hefur verið getið
er stærstur hluti af Borgarskjala-
safninu geymdur á Korpúlfsstöðum,
nánar tiltekið í gamla flósinu. Svan-
hildur var spurð hvort það gæti
ekki hent að spurt væri um tiltölu-
lega nýlegt skjal sem væri þegar
til ætti að taka í geymslu á Korp-
úlfsstöðum? Svaraði hún því til að
því miður gerðist þetta allt of oft
„en á meðan plássið er er nú eins
og það er em svona tilfelli óhjá-
kvæmileg. Við neyðumst til biðja
viðskiptavininn afsökunar og ná í
skjalið við fyrsta tækifæri. Þetta
veldur óhagræði og tímaeyðslu
bæði fyrir okkur og kúnnann."
Morgunblaðið innti borgarskjala-
vörðinn eftir því hvort hann teldi
geymsluaðstöðuna á Korpúlfsstöð-
um ömgga, t.d. með tilliti til
vatnsleka, en það slys gerðist þama
á síðasta ári að heitavatnsinntak
gaf sig. Svanhildur sagði að svona
slys væm vissulega áhyggjuefni,
vatn, eldur og ryk væm martröð
skjalavarða. Þessu næst innti Morg-
unblaðið Svanhildi eftir því hvort
það væri rétt að gashylki væm
geymd í kjallaranum undir skjala-
geymslum höfuðborgarinnar? „Eftir
flestu tekur Mogginn. Jú, þetta er
rétt og ég er að sjálfsögðu logandi
hrædd við þetta. Ef svo má að orði
komast nálægt gashylkjum."
Plastmöppur sem
eyðileggja letrið
Morgunblaðið spurði Svanhildi
borgarskjalavörð hvemig umbúnaði
skjala væri háttað bæði hér á landi
og erlendis? „Þetta er eiginlega
tvíþætt spuming, hvemig ætti þetta
að vera og hvemig er það. Skylda
okkar er auðvitað sú að ganga
þannig frá skjölunum að þau
skemmist ekki og varðveita þau
eins lengi og þurfa þykir. Sum skjöl
em það merkileg að við viljum helst
varðveita þau til endaloka veraldar.
Allir vita að venjuleg skjöl úr pappír
er oftast geymd í möppum, öskjum
og kössum, annaðhvort úr pappa
eða plasti. En þetta er ekki nóg,
umbúðimar verða að vera sým-
lausar líka. Sennilega vita það
fæstir, en nútímapappir hefur þann
galla að hann er of súr og eyðist á
nokkram áratugum. Ef ekkert er
að gert gulnar pappírinn og verður
brothættur og molnar að lokum.
Hér á safninu em t.d. þrátíu ára
gömul skjöl sem em verr farin held-
ur en skjöl sem em þó meira en
aldargömul. Hér á landi em ekki
framleiddir sýmlausir kassar og
umbúðir og er það mjög slæmt fyr-
ir skjalasöfn. Skjalasafninu hafa oft
verið afhent skjöl í plastmöppum
sem em þeirrar náttúm að losa
vélritað letur frá pappímum. Þessar
möppur era algengar í verslunum
hér á landi. Auðvitað er ekki allt
plast skaðlegt, t.d. sýnist mér plast-
umbúnaður, sem er fáanlegur f
ljósmyndavöraverslunum, yfirleitt
vera í lagi.
Borgarskjalavörður var spurður
hvort brana- og þjófavamir væm í
nógu góðu lagi í íslenskum skjala-
söfnum. Svanhildur sagði að í
þessum efnum væri víða pottur
brotinn. „Það er eins og menn telji
það vera næga vöm að við geymum
ekki peninga eða gull á skjalasöfn-
unum, en ef illa fer er tjónið
óbætanlegt eins og gefur að skilja."
Skjalaverðir mættu
grisja meira
Morgunblaðið spurði Svanhildi
Bogadóttir um hver væri stefnan
varðandi eyðleggingu skjala?
„Hingað til finnst mér þetta hafa
verið stefnuleysi. Það hefur vantað
reglur um hvaða skjöl mætti eyði-
leggja, allra handa bréf og pappírar
hafa safnast fyrir og enginn þorir
að fleygja neinu. Skjölunum er svo
hent ofan í kassa og þeim svo drösl-
bréf fyrir Reebslager-húsinu.
að uppá háaloft eða ofan í kjallara.
Tíu til tuttugu ámm seinna drífur
kannski einhver framtakssamur
maður í „vorhreingemingu" og
keyrir allt „draslið" á hauganna.
Svona harmsaga þarf ekki að ger-
ast ef skipulega er að málum
staðið." Svanhildur sagði að borgar-
stjóm Reykjavíkur hefði sett reglur
um ónýtingu skjala hjá borginni og
stofnunum hennar, árið 1983. I
þeim er reynt að velja það merkileg-
asta úr öllum skjalabunkunum til
varðveislu, t.d. er þar kveðið á um
að heimilt sé að eyðileggja fylgi-
skjöl bókhalds og önnur undirgögn
átta ámm eftir lok reikningsárs.
„Þetta tekur svosem nóg pláss
samt, fylgiskjölin frá borgarbók-
haldi og borgarsjóði em t.a.m.
næstum 400 kassar árlega af allra
handa reikningum. Það sér það
hver heilvita maður að ekki er
hægt að geyma öll þessi ósköp."
Aðspurð tjáði Svanhildur Morgun-
blaðinu að hún teldi að fslenskir
skjalaverðir mættu að skaðlausu
vera mun stórtækari við grisjun
skjala.
Þyrnirós hlýtur
að hafa rykfallið
Morgunblaðinu lék hugur á að
fræðast nánar um nám Svanhildar
í Bandaríkjunum og ástand skjala-
mála þar í landi. Hún tjáði Moigun-
blaðinu að það væri mjög gott að
læra skjalafræði í Bandaríkjunum.
Bandaríkjamenn stæðu framarlega
á tæknisviðinu og þeir litu oft á
hlutina frá öðmm sjónarhóli heldur
en Evrópumenn, þeir hefðu mikinn
metnað fyrir því að gera söfnin
góð, aðgengileg og umfram allt lif-
andi.
Svanhildur tjáði Morgunblaðinu
að skjalasafn Trinity Church væri
það allra fullkomnasta, sem hún
hefði séð, t.a.m. væm allar skjala-
geymslur eldvarðar og með sjálf-
virkum raka- og hitastillum, einnig
væri safnið mjög vel búið með til-
liti til tölvu- og hugbúnaðar.
Svanhildur starfaði þama við að
skrá þrjú hundmð ára gamla land-
leigusamninga kirlqunnar og gera
þá aðgengilega fyrir fasteigna- og
lögfræðideild kirkjunnar. Trinity '
Church mun eiga álitlegan flölda
lóða á Manhattan-eyju, m.a. lóðina
undir World Trade Center. Svan-
hildur starfaði einnig með náminu
við skjalasafn YMCA (Kristilegt
félag ungra manna) í New York.
Aðspurð hafði hún ekki nema gott
eitt um þann félagsskap að segja.
Samtökin væm mjög öflug í New
York, hefðu 400 þúsund meðlimi
og tvö þúsund starfsmenn og væm
rekin eins og stórfyrirtæki. Hreyf-
ingin stæði að margháttaðri þjóð-
þrifastarfsemi. Það sem kom henni
mest að óvart var að í YMCA væri
nú fólk úr öllum trúflokkum, þótt
samtökin hefðu upphaflega verið
trúarleg hreyfing mótmælenda.
Svanhildur sagði að annars væri
erfitt að segja mikið um fyrstu ár
YMCA í New York þar eð þeirra
dýrmætustu og merkilegustu skjöl
um frumbýlingsárin hefðu rétt ný-
lega orðið aðgengileg. Svanhildur
var óðara spurð hvort starf YMCA
væri svo viðkvæmt að þörf væri á
ártuga skjalaleynd? Hún sagði svo
ekki vera, fór undan í flæmingi, en
tjáði Morgunblaðinu að lokum, að
sagan af skjölum þessum væri gott
dæmi um að öryggið gæti gengið
út f öfgar.
Tildrög málsins vom þau, að New
York-deild YMCA byggði nýjar að-
alstöðvar árið 1902. I byggingunni
miðri var byggð skjalageymsla eða
öllu heldur bankahvelfíng. Var
hvelfing þessi hin rammbyggileg-
asta og henni ætlað að standast
eld, vatn, sprengjur og ryk. New
York-deild YMCA kom þama fyrir
öllum sínum merkustu og dýrmæt-
ustu skjölum og hugði nú vel fyrir
séð. Dyr vom þrefaldar og var þeim
innstu læst með tveimur talnalásum
og varð að kunna skil á þeim báðum
til að opna dymar. Aðeins tveir
menn varðveitu talnaformúlumar í
minni sér. Nú vildi svo ólánlega til
að báðir féllu frá með skömmu
millibili, bar andlát þeirra svo brátt
að, að þeim gafst ekki ráðrúm til
að kenna öðmm talnaformúlumar
góðu. Smásaman fækkaði þeim sem
vissu um skjalageymsluna lokuðu.
Næst ber það til tíðinda, að fímmtíu
ámm síðar finnur yfirskjalavörður
YMCA í New York heimildir um
skjalageymsluna og innihald henn-
ar. Var nú gengið að þvf verki að
finna einhvem þann mann sem
kunnáttu hefði til þess að opna
dymar rammgerðu. Ekki var talið
ráðlegt að nota sprengiefni. Skjölin
gætu orðið fyrir hnjaski og þar að
auki væm aðferðir bankaræningja
tæpast við hæfi virðingarverðra
samtaka. Eftir mikla leit tókst að
hafa upp á lásasmið, sem gat ráðið
talnaformúlumar, og í febrúar á
þessu ári vom dymar opnaðar af
yfirskjalaverði New York-deildar
YMCA ásamt næstráðanda hans,
Svanhildi Bogadóttur. „Nú skil ég
hvemig prinsinum í ævintýrinu um
Þymirós hefur liðið þegar hann leit
sitt dýrmætasta yndi augum, hvílík
vonbrigði; hvelfingin átti að vera
rykheld en þama var allt svart af
ryki. Eg trúi ekki öðm en því að
eitthvað hafi fallið á Þymirós, á,
hundrað áram í tuminum."
TEXTI: PÁLL LÚÐVÍK
MYNDIR: SVERRIR VILHELMS-
SON
Starfsmenn Borgarskjalasafns, talið frá vinstrí: Ester Westlund, Hildur E. Pálsson og Svanhildur Boga-
dóttir borgarskjalavörður.
Reynt er að geyma minna notuð skjöl á Korpúlfsstöðum.