Frjáls verslun - 01.07.1977, Síða 37

komin á blað þarf að velta
þeim fyri,r sér og velja úr þau
sem talin eru mikilvægust, þ.e.
þau sem talin eru geta gefið
áreiðanlegasta vísbendingu.
Þau atriði, eru síðan sett á sér-
stakan lista (spjaldskrá), sem
haft er stöðugt auga með.
RÖKHYGGJA
Hér er byggt á líkum og
dregin af þeim ákveðin álykt-
un. Sem dæmi um þetta má
nefna hugsanagang á borð við:
Hvaða ástand er líklegast til að
skapast ef tafir verða á þessu
ákveðna stigi framkvæmdar?
Hvaða afleiðingar hafa hinar
ýmsu aðgerðir, sem tit greina
kemur að beita? Tökum annað
dæmi um innkaupastjórann.
Honum er ljóst að verkfall er
yfirvorfandi hjá einum við-
skiptaaðila innan fárra daga,
ef ekki tekst að semja á síð-
ustu stundu. Hann leggur dæm-
ið niður fyrir sér á eftirfarandi
hátt:
• Hefur þetta gerst áður?
— Hvernig var þá brugðist
við?
— Hvaða vandamál komu
upp?
—• Hvað hefði ekki átt að
gera?
• Hve mi'kill tími er til um-
ráða?
— Hve lengi á að bíða með
aðgerðir?
— Hvaða staða kæmi upp
ef verkfaliið kæmi öllum
að óvörum?
• Hverjar yrðu afleiðingar
verkifal'ls sem drægist á lang-
inn?
— Eingöngu slæmar afleið-
ingar?
— Hvaða afleiðingar þyrftu
ekki endilega að vera
slæmar?
Með því að skrá á spjöld
spurningar og svör, í líkingu
við dæmið íhér á undan, má
spara dýrmætan tíma þegar á-
kveðinna aðgerða er þörf, og
um leið tryggja að réttum að-
gerðum sé beitt, þótt fyrirvari
sé skammur. Spjöldunum er
raðað upp með fyrirsögnum;
t.d. Verikfall hj'á framleiðanda
A.
Á spja'ldið væru þá skráðar
spurningar og svör á sama hátt
og sýnt var hér að framan. Því
meiri upplýsingar sem gefnar
eru á 'hverju spjaldi, því meiri
eru lí'kurnar fyrir því að kom-
ast megi klakklaust úr klíp-
unni. Þótt í smáum mæli-
kvarða sé, er þessi aðferð í
grundvallaratriðum sú sama
og notast er við þegar tölvu er
beitt við lausn viðfangsefna og
byggt á s.k. „databank".
VIÐBÚN AÐTJR
Ef sú fyrirhöfn sem felst í
eftirtekt og rökhyggju á að
koma að fullum notum verða
að vera til taks forunnar lausn-
ir vandamá'lanna í grófum
dráttum.
Til 'þess að byggja upp kerf-
isbundna lausn viðfangsefna
eru ýmsar aðferðir og hjálpar-
tæki t.d. PERT- og CMP-skipu-
lagstækni. Önnur aðferð er
sýnd hér á eftir.
Á spjald væri skráð forunn-
in lausn t.d. samfcvæmt aðferð-
inni: Markmið aðgerða, hugs-
an'leg lausn, aðgerðakönnun og
mætti festa því við spjaldið
sem igert var áður (samikvæmt
rökhyggju). Þau tvö spjöld eru
næstum því fullkominn undir-
búningur, að öðru leyti en því
að enn vantar inn í myndina
það starfsfólk sem verkið á að
vinna.
STARFSFÓLK
Til þess að spjaldskráin geti
talist fullnægjandi vantar inn
á hana þriðja upplýsingaatrið-
ið: hverjir geta/eiga að annast
ákveðnar aðgerðir? Hvaða fólk
þarf að hafa samband við?
Yfirleitt byggjast aðgerðir á
fótki, bæði innan og utan fyr-
irtækisins. Til þess að gera sér
grein fyrir því hverjir eigi að
vera skráðir geta eftirfarandi
spurningar komið að góðu
gagni:
— Hverjum á að gera viðvart
— hvern eða hverja snertir
vandamálið sem upp er
komið?
— Hver er í lykilstöðu — hver
hefur mestu möguleikana á
því að geta orðið að veru-
legu liði?
— Hverjum er helst treys-tandi
í þessu sambandi — hverj-
um á að fela verkefnið?
—• Hverjir þurfa aðstoð og
hverra?
— Hverjir gætu staðið í vegi,
hverjir gætu helst klúðrað
þessu ákveðna máli?
— Hverjir búa yfir nauðsyn-
legri þekkingu — hvaða
fólk þarf að fá sem ráð-
gjafa varðandi einstök atriði
málsins?
Uppsláttarlisti eða spjald-
skrá yfir vandamál og viðfangs-
efni sem byggð eru á Murp'hy-
lögmálinu, er raunhæft stjórn-
unartæki. Tíminn sem fer í að
byggja það upp er hverfandi
miðað við þann tímasparnað
sem vinnst með notkun þess og
óverulegur tími fer í það að
haida því við.
Þegar tekið er tillit til þeirr-
ar staðreyndar að þeim ákvörð-
unum fjölgar stöðugt sem
stjórnandi fyrirtækis þarf að
taka daglega, og mikilvægi
hverrar ákvörðunar hefur auk-
ist að sama skapi, verður það
ljóst að kröfurnar sem gerðar
eru til stjórnandans eru gífur-
legar. Síaukinn framkvæmda-
hraði nútímaþjóðfélags krefst
skarpari dómgreindar við á-
kvarðanatöku eftir því sem um-
hugsunartími styttist í öfugu
hlutfalli við mikilvægi ákvarð-
ana.
Mismunurinn á stjórnanda
sem notfærir sér nútímavísindi
á borð við Murphy-lögmálið, og
hins sem treystir á dómgreind
sína hjálparlaust þegar vanda
ber að höndum e.r augljós. Ann-
ar er viðbúinn, hinum kemur
flest í opna skjöldu. Og jafnvel
þótt sá sem ekki notfærir sér
þessa tækni hafi komist vel af
án hennar fram að þessu, þá
getur hann aukið virfcni sína og
öryggi sem stjórnandi með því
að beita henni og þar með orð-
ið enn betri stjórnandi.
DÆMI:
Innkaupastjóri tekur eftir
því að fyrirtæki sem framleiðir
ákveðið hráefni (Y) á í vax-
andi örðugleikum og fram-
FV 7 1977
37